Jest regułą, że za czas urlopu przysługuje pracownikowi takie wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 K.p.) Jeśli pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia, to mogą być one obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeśli to wynagrodzenie jest znacząco zróżnicowane, okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy. Przepisy rozporządzenia urlopowego wyjaśniają, które składniki wynagrodzenia bądź inne należności ze stosunku pracy należy uwzględnić obliczając wynagrodzenie za urlop, a które należy wyłączyć. Wynagrodzenie urlopowe ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

rys. Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy pracownika

1) jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

3) nagród jubileuszowych,

4) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

5) ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

6) dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

7) wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

7a) kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

8) nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

9) odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

10) wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Ponadto jak wynika z przepisu § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 października 2009 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 174, poz. 1353), przy ustalaniu wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nie uwzględnia się należności przysługujących pracownikowi zgodnie z przepisami o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców - w okresie objęcia go przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy.
 

Obliczając wynagrodzenie za urlop należy uwzględnić fakt, że dla ustalenia jego podstawy rozporządzenie urlopowe wyróżnia 3 grupy składników.

Pierwsza grupa obejmuje składniki wynagrodzenia określone stawką miesięczną w stałej wysokości (§ 7 rozporządzenia urlopowego). Do tych składników można zaliczyć miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, stałą miesięczną premię regulaminową. Wymienione składniki uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Jeśli w skład wynagrodzenia pracownika wchodzą elementy należące tylko do pierwszej grupy, to w praktyce nie ustala się „podstawy wymiaru” wynagrodzenia urlopowego. Pracownik otrzymuje po prostu swoje zwykłe wynagrodzenie, bez względu na ilość dni urlopu wykorzystywanego w danym miesiącu.
 

Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu korzystał w kwietniu 2010 r. z 12 dni urlopu wypoczynkowego. Pracownik otrzymuje następujące składniki wynagrodzenia:

• wynagrodzenie zasadnicze: 1.400 zł,

• premię regulaminową: 150 zł,

• dodatek stażowy: 140 zł.

Pracownik powinien otrzymać za kwiecień br. wszystkie wymienione składniki wynagrodzenia stanowiące ogółem kwotę 1.690 zł, bez konieczności wyliczania wynagrodzenia za urlop.
 

Pracownik do 30 kwietnia br. był wynagradzany według stawki 2.200 zł wynagrodzenia zasadniczego + 200 zł dodatku + 300 zł premii regulaminowej. Od 1 maja br. otrzymuje niższe wynagrodzenia zasadnicze w kwocie 1.800 zł oraz nie otrzymuje już dodatku, a premia ma charakter uznaniowy. W maju br. pracownik wykorzysta 10 dni urlopu. Zostanie mu wypłacone wynagrodzenie za pracę oraz za urlop w wysokości 1.800 zł oraz ewentualnie według uznania pracodawcy premia.

Druga grupa to składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem zaszeregowanych do grupy pierwszej (§ 8 rozporządzenia urlopowego).

Do tej grupy należy wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową lub prowizyjne, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, premia jako wartość procentowa od tego wynagrodzenia, premia za oszczędność paliw itp.

Wymienione tzw. zmienne składniki należy uwzględnić przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania ich wysokości (np. gdy chodzi o składnik zależny od wyników sprzedaży czy od wielkości produkcji) składniki te mogą być uwzględnione w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 10 sierpnia 1976 r. (sygn. akt I PZP 39/76, OSNC 1977/2/24) wyjaśnił, że w wynagrodzeniu za czas urlopu uwzględnia się wynagrodzenie pracownika za pracę w godzinach nadliczbowych, również wykonywaną na rzecz innego przedsiębiorstwa, do którego zakład pracy skierował pracownika i przez to przedsiębiorstwo opłacaną na podstawie umowy zawartej z zakładem pracy.
 

Ustalone według powyższych zasad wynagrodzenie (z 3 albo z 12 miesięcy) stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. W przypadku zmiany w składnikach wynagrodzenia lub zmiany ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało ww. wynagrodzenie, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi takie wynagrodzenie przysługiwało.

Ponadto w sytuacji, gdy pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie należące do drugiej grupy za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany.
 

Pracownik korzystał z urlopu w maju 2010 r. Do 30 kwietnia br. był wynagradzany według stawki 17 zł/godz. Od 1 maja br. obniżono wynagrodzenie do stawki 14 zł/godz. Ponadto otrzymuje 7% dodatek stażowy oraz 10% premię. Aby obliczyć podstawę wynagrodzenia urlopowego z trzech miesięcy, należy przeliczyć wynagrodzenie za luty, marzec i kwiecień br. według nowej stawki 14 zł.
 

Pracownik wynagradzany stawką godzinową oraz premią regulaminową korzystał z urlopu w kwietniu 2010 r., przy czym przez cały marzec br. był nieobecny w pracy z powodu choroby. Do podstawy wymiaru należało przyjąć wynagrodzenia z grudnia 2009 r. oraz ze stycznia i lutego 2010 r. (z pominięciem marca).

Wynagrodzenie za urlop oblicza się:

• dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie

• mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Pracownica wynagradzana według zmiennych składników korzysta po urlopie macierzyńskim od 1 kwietnia br. z urlopu wypoczynkowego (zaległego i bieżącego). Wcześniej pracownica chorowała przez kilka miesięcy (od 1 września 2009 r. do dnia porodu). Podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego została ustalona z pominięciem miesięcy, za które wypłacono zasiłki - na podstawie wypłat z czerwca, lipca i sierpnia 2009 r. wynoszących odpowiednio 1.450 zł, 1.620 zł i 2.100 zł. W tym okresie pracownica przepracowała 504 godziny. W kwietniu pracownica przepracowałby 168 godzin, gdyby nie korzystała z urlopu. Wynagrodzenie urlopowe wynosi 1.723,68 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• podstawa wymiaru: 5.170 zł (1.450 zł + 1.620 zł + 2.100 zł),

• stawka za 1 godzinę: 10,26 zł (5.170 zł : 504 godz.),

• wynagrodzenie urlopowe: 1.723,68 zł (10,26 zł x 168 godz.).

Trzecia grupa dotyczy składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż miesiąc (§ 12 rozporządzenia urlopowego). Do tej grupy należy zaliczyć np. premię kwartalną. Składniki wynagrodzenia za wymienione okresy wypłaca się w przyjętych terminach ich wypłaty, przy czym okres urlopu powinien być traktowany na równi z okresem wykonywania pracy.

W praktyce rozróżnia się premie regulaminowe oraz premie uznaniowe. Premia regulaminowa jest elementem wynagrodzenia za pracę wypłacanym po spełnieniu przez pracownika warunków jej uzyskania, określonych w regulaminie premiowania lub w inny sposób. Prawo do tej premii i jej wysokość nie zależą od swobodnego uznania pracodawcy, a pracownik, który spełnił warunki jej nabycia może dochodzić wypłacenia tej premii na drodze sądowej, tak jak należnego wynagrodzenia za pracę. Jedynie premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 lipca 2000 r., sygn. akt I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77).
 

Pracownica korzystała z urlopu w kwietniu 2010 r. Zgodnie z regulaminem wynagradzania w firmie są wypłacane premie kwartalne w wysokości 15% wynagrodzenia z tego okresu.

Premia za okres obejmujący miesiąc, w którym pracownica korzystała z urlopu, zostanie wypłacona w terminie jej wypłaty w takiej samej wysokości, jakby w kwietniu br. była świadczona praca.

Należy także wspomnieć o rozwiązaniu zawartym w art. 172¹ K.p., w myśl którego, jeżeli pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu, to pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie przewidziane w art. 172 K.p. lub ekwiwalent pieniężny, o którym mowa w art. 171 K.p. Jeżeli świadczenie pieniężne za czas urlopu jest niższe od wynagrodzenia przewidzianego w art. 172 K.p. lub od ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 171 K.p., pracodawca jest obowiązany wypłacić pracownikowi kwotę stanowiącą różnicę między tymi należnościami.