W świetle art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

rys. Podróż służbowa a przysługujące należności

Dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących z tytułu podróży służbowych określił Minister Pracy i Polityki Społecznej rozporządzeniem:

1) z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej na obszarze kraju,

2) z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju.

Na podstawie wymienionych rozporządzeń, z tytułu podróży służbowej pracownikom przysługują:

a) diety,

b) zwrot kosztów:

• przejazdów,

• noclegów,

• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

• innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. 

Natomiast warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej mogą być zawarte w:

a) układzie zbiorowym pracy lub

b) regulaminie wynagradzania, albo

c) umowie o pracę - jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Jeśli jednak, ani układ zbiorowy pracy, ani regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają takich postanowień, to pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według wymienionych wyżej rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
 

Należy zwrócić uwagę, że należności z tytułu podróży służbowej wypłacone pracownikowi w wyższej wysokości niż określona przepisami rozporządzeń w sprawie podróży służbowych podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu w części przekraczającej wyznaczone limity.

Stąd też najczęściej w praktyce inne niż państwowe lub samorządowe jednostki sfery budżetowej również przyjmują i stosują zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych oraz wysokości diet określonych w rozporządzeniach w sprawie podróży służbowych dla jednostek państwowych lub samorządowych sfery budżetowej.

Poniżej przedstawiamy wysokości diet i ryczałtów za nocleg i dojazdy, obowiązujące w 2011 r. z tytułu podróży służbowych na terenie kraju.
 

* Pełna dieta przysługuje za dobę podróży służbowej.

Przykładowe wysokości diet oraz limity za nocleg z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju przedstawia poniższa tabela*.
 

* Pełną listę krajów oraz przyporządkowanych do nich diet za dobę podróży i obowiązujące limity za nocleg zawiera załącznik do rozporządzenia w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju.