Zatrudniam kilkudziesięciu pracowników. W poprzednim roku nie tworzyłem planu urlopów. Jednak w związku z tym ich wykorzystanie w 2010 r. było bardzo chaotyczne. Chciałbym w bieżącym roku utworzyć taki plan. Czy muszę to uczynić w konkretnym terminie i czy plan może obejmować urlopy zaległe?

Urlopy wypoczynkowe, co do zasady, powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 K.p.). Za zgodą zakładowej organizacji związkowej, jeżeli występuje w zakładzie pracy, pracodawca może odstąpić od tworzenia planu. Może to również uczynić na podstawie samodzielnej decyzji, jeżeli nie funkcjonuje u niego zakładowa organizacja związkowa. W praktyce większe firmy pozostają przy sporządzaniu planu urlopów, nawet jeżeli nie muszą tego robić. Przy kilkudziesięciu lub większej liczbie zatrudnionych same wnioski urlopowe mogą bowiem nie wystarczyć. Brak "harmonogramu" wykorzystywania urlopów stwarza ryzyko udzielania ich w sposób nieuporządkowany i nieskoordynowany w odniesieniu do całości zakładu pracy.

Pracodawca ujmuje w planie urlopów pełny wymiar urlopu pracownika pomniejszony o 4 dni urlopu na żądanie.

Plany urlopów mogą być sporządzane np. na okresy roczne, półroczne lub kwartalne. Przepisy prawa pracy nie wypowiadają się w tym zakresie, podobnie jak nie regulują terminu, w którym powinien być przygotowany plan urlopów. Teoretycznie może więc on zostać sporządzony w dowolnym momencie, choć racjonalne jest przygotowanie go w początkowych miesiącach roku. W planie urlopów mogą być uwzględnione urlopy zaległe. Jeżeli dany pracownik ma prawo do urlopu uzupełniającego lub dodatkowego, również można go zaznaczyć w planie urlopów.