Jeden z naszych pracowników ma urlop zaległy z 2008 r., przy czym zaplanowanym terminem wykorzystania tego urlopu był marzec 2009 r. Czy w takiej sytuacji termin przedawnienia tego urlopu liczy się od 31.12.2008 r., czy od marca 2009 r.? Czy zaległości urlopowe możemy zlikwidować poprzez zapłatę ekwiwalentu?

Roszczenie o urlop wypoczynkowy przedawnia się z upływem 3 lat od daty jego wymagalności (art. 291 § 1 K.p.). Bieg przedawnienia tego roszczenia, co do zasady, rozpoczyna się ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu. Jednak w przypadku przesunięcia terminu wykorzystania urlopu poza rok, za który urlop ten przysługuje, przesunięciu ulega też termin rozpoczęcia biegu przedawnienia. Stanowisko to potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 367/00). Orzeczono w nim, iż: "Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 K.p.), przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 K.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 K.p.)".

Trzeba zaznaczyć, że z przepisów szczególnych mogą wynikać inne terminy rozpoczęcia biegu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy. Dotyczy to m.in.:

• art. 163 § 3 K.p., zgodnie z którym pracodawca, na wniosek pracownicy, zobowiązany jest udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim; bieg przedawnienia rozpoczyna się w tym przypadku z pierwszym dniem po upływie urlopu macierzyńskiego,
   
• art. 205 § 3 K.p., zobowiązującego do udzielenia młodocianemu pracownikowi uczęszczającemu do szkoły urlopu wypoczynkowego w okresie ferii szkolnych; bieg przedawnienia w tym przypadku rozpoczyna się z pierwszym dniem rozpoczęcia ferii szkolnych.

Sytuacja przedstawiona w pytaniu powinna być rozważona w kontekście zasad ogólnych przedawniania się roszczeń o urlop wypoczynkowy. W omawianym przypadku bieg przedawnienia rozpoczął się po upływie pierwszego kwartału 2009 r., tj. 1 kwietnia 2009 r.

Należy zaznaczyć, iż wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy możliwa jest tylko w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W czasie trwania zatrudnienia, bez względu na wielkość urlopowych zaległości, urlopu należy udzielać w naturze.