1) W jakim terminie należy wykorzystywać zaległe urlopy? Czy pracodawca może sam skierować pracownika na zaległy urlop?

rys. Terminy wykorzystania zaległych urlopów

Pracodawca jest obowiązany udzielać urlopów w tym roku kalendarzowym, w którym pracownicy nabyli do nich prawo. Jeżeli jednak z różnych przyczyn urlop wypoczynkowy nie został wykorzystany zgodnie z planem lub w terminie uzgodnionym z pracownikiem, to stosownie do art. 168 K.p. należy go udzielić pracownikowi najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to jednak części urlopu udzielanego w trybie na żądanie, o czym piszemy poniżej. Termin udzielenia urlopu uznaje się za zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie urlop przed tym dniem.

Podczas planowania urlopów na rok bieżący jeden z pracowników, który ma niewykorzystanych 9 dni urlopu wypoczynkowego za poprzedni rok kalendarzowy, wnioskował o zaplanowanie tego urlopu na okres od 28 marca do 7 kwietnia 2011 r. Pracodawca uwzględnił wniosek w planie urlopów na bieżący rok, pozostając w zgodzie z przepisami prawa urlopowego. Urlop nie zostanie wykorzystany w całości do końca pierwszego kwartału 2011 r., jednak w tym terminie zostanie udzielony.

Przepisy art. 168 K.p. wyraźnie adresowane do pracodawcy, mają zastosowanie w przypadku:

• fakultatywnego przesunięcia terminu urlopu (art. 164 K.p),
   
• obligatoryjnego przesunięcia terminu urlopu (art. 165 K.p.),
   
• przerwania urlopu (art. 166 K.p.),
   
• odwołania z urlopu (art. 167 K.p.).

Jeśli nie zachodzą żadne subiektywne ani obiektywne przeszkody, urlop powinien być wykorzystywany na bieżąco, zgodnie z planem urlopów albo w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Wyjaśniamy, że nieudzielenie urlopu do 31 marca następnego roku nie skutkuje utratą prawa do urlopu zaległego. Urlop ten powinien zostać udzielony w późniejszym terminie.

Realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy.

Nieudzielenie przez pracodawcę zaległego urlopu w powyższym terminie nie upoważnia pracownika do samodzielnego rozpoczęcia urlopu. W wyroku z dnia 5 grudnia 2000 r. (sygn. akt I PKN 121/00, OSNP 2002/15/353) Sąd Najwyższy wyjaśnił, że: "Zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy." W uzasadnieniu Sąd podniósł, że nieudzielenie urlopu w zależności od okoliczności może uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika (art. 55 § 1¹ K.p.) lub zostać zakwalifikowane jako wykroczenie przeciwko jego prawom (art. 282 § 1 pkt 2 K.p.). Powinność pracodawcy przewidziana w art. 168 K.p. nie ma charakteru bezwzględnego. Do udzielania urlopu zaległego mają bowiem zastosowanie ogólne reguły, w tym także ta z art. 163 § 1 K.p., zgodnie z którą wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący (poza przypadkami określonymi w art. 163 § 3 i art. 205 § 3 K.p.). Podobnie w wyroku z dnia 16 grudnia 2008 r. (sygn. akt I PK 88/08, M.P.Pr. 2009/4/196) Sąd Najwyższy stwierdził, że: "Prawo do urlopu i wykorzystanie urlopu w danym roku kalendarzowym lub najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 K.p.) nie może być realizowane w sposób dowolny bez uzgodnienia z pracodawcą."

W praktyce występują sytuacje, w których pracownicy nie korzystają z urlopów w ciągu roku kalendarzowego, a później nie zgadzają się na udzielenie im urlopu w pierwszym kwartale następnego roku.

Pracodawcy pytają: czy mogą przymusowo wysłać pracownika na urlop? W tej kwestii także stanowisko zajął Sąd Najwyższy. W wyroku z dnia 25 sierpnia 2004 r. (sygn. akt I PZP 4/04, Wspólnota 2004/19/54) wyjaśnił, że: "Nie ma jednej i prostej odpowiedzi na pytanie, czy pracodawca może jednostronnie skierować pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy. Odpowiedź zależy od okoliczności, a te mogą być rozmaite." Pracodawca, kierujący pracownika przymusowo na zaległy urlop wypoczynkowy, powinien rozważyć, czy w danych okolicznościach nie naruszy jego prawa do faktycznego wypoczynku. Powinien przy tym pamiętać, że nie udzielając pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w powyższych terminach, może narazić się na karę grzywny, bo takie działanie jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 2 K.p.).

Sygnalizujemy, że w wyroku z dnia 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05, M.P.Pr. 2006/3/119) Sąd Najwyższy stwierdził, że: "Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody". Z powołanego orzeczenia wynika, że w sytuacji gdy pracownik odmawia pójścia na zaległy urlop, pracodawca może udzielić mu urlopu, wyznaczając termin jego rozpoczęcia i wręczając kartę urlopową. Wyrok jednak zapadł w indywidualnej sprawie i nie może być traktowany jako wiążąca wykładnia przepisów prawa urlopowego.

2) Czy niewykorzystane dni urlopu z puli na żądanie mają inny termin na zrealizowanie uprawnienia?

Tak. W myśl art. 168 K.p., obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu nie dotyczy części urlopu udzielanej zgodnie z art. 167² K.p.

Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym 4 dni urlopu wypoczynkowego w każdym roku kalendarzowym (art. 167² K.p.). Wymienione 4 dni wchodzą w skład pełnej puli urlopowej pracownika za bieżący rok kalendarzowy. Zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawnego Państwowej Inspekcji Pracy (nr pisma: GPP-110-4560-170/08/PE), przepis art. 168 K.p. nie obliguje do wykorzystania urlopu zaległego, który przed 1 stycznia danego roku był tzw. urlopem na żądanie, w terminie do końca marca danego roku. Taki obowiązek odnosi się wyłącznie do zwykłego urlopu zaległego, tj. takiego, który nie został wykorzystany (pomimo że był zaplanowany bądź uzgodniony) w związku z przesunięciem lub przerwaniem z przyczyn przewidzianych w przepisach prawa. W konsekwencji z urlopu zaległego będącego wcześniej częścią urlopu wypoczynkowego przeznaczoną do wykorzystania w trybie "na żądanie", można zdaniem PIP - bez ryzyka narażenia się na odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika - udzielić w dowolnym terminie, także po 31 marca następnego roku. Powinno się to jednak odbywać w ramach planowania bądź uzgodnień indywidualnych.