Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zarówno zaległy, jak i bieżący w dniu rozwiązania stosunku pracy. Dniem wypłaty powinien być ostatni dzień zatrudnienia. W razie niedotrzymania tego terminu pracownikowi przysługują odsetki za zwłokę.

rys. Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy

W celu ustalenia należnego ekwiwalentu w pierwszej kolejności należy obliczyć miesięczne wynagrodzenie pracownika, które w zależności od rodzaju składników przyjmuje się z różnych okresów. Uwzględnieniu podlegają trzy grupy składników wynagrodzenia, tj. składniki:

• określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości,

• przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyłączeniem stałych składników,

• przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do omawianego świadczenia.
 

Pracownik wynagradzany według stałej miesięcznej stawki w wysokości 1.500 zł był zatrudniony do 2 maja 2010 r.

Podstawę do obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop stanowi kwota 1.500 zł.

Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, tzw. zmienne z wyjątkiem określonych powyżej, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu (§ 16 rozporządzenia urlopowego).

Należy wspomnieć, że od 3 listopada 2009 r. obowiązują zmienione przepisy rozporządzenia urlopowego. Modyfikacje odnoszące się do ekwiwalentu mają charakter porządkujący - usuwając wątpliwości interpretacyjne przepisów § 16, 18 i 19 omawianego rozporządzenia. Przepis § 16 określa okres, z którego przyjmuje się wynagrodzenie zmienne jednomiesięczne do podstawy ekwiwalentu za urlop. W brzmieniu przed nowelizacją nakazywał przyjmować do podstawy wymiaru składniki uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Powodowało to niejednolitą wykładnię przepisu, co było istotne zwłaszcza wówczas, gdy wynagrodzenie jest wypłacane w miesiącu następującym (np. 10 dnia miesiąca). Nowelizacja zastąpiła określenie „wynagrodzenie uzyskane” określeniem „wynagrodzenie wypłacone” i w ten sposób zapewniła spójność z pozostałymi przepisami rozporządzenia oraz usunęła dotychczasowe wątpliwości.
 

Pracownik wynagradzany według stawki godzinowej z dniem 31 marca 2010 r. rozwiązał umowę o pracę. Wynagrodzenie w firmie jest wypłacane 10 dnia miesiąca następującego. Pracodawca ustalając ekwiwalent za urlop uwzględnił w podstawie wymiaru wynagrodzenie wypłacone w grudniu 2009 r. oraz w styczniu i w lutym 2010 r., niezależnie od faktu, iż było to wynagrodzenie odpowiednio za listopad oraz za grudzień 2009 r. i za styczeń 2010 r.

Zgodnie z nowym brzmieniem § 18 rozporządzenia urlopowego, przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy posługiwać się liczbą godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy konkretnego pracownika. Natomiast w myśl § 19 rozporządzenia urlopowego, przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, wysokość współczynnika służącego do ustalenia stawki dziennej świadczenia powinna być skorygowana - stosownie do wymiaru czasu pracy pracownika. Obydwa rozwiązania znajdują zastosowanie w praktyce już od dawna, a ich wprowadzenie do rozporządzenia sankcjonuje dotychczasową wykładnię.

Uwaga! Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop, poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełen miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie - przy ustalaniu tej podstawy uwzględnia się najbliższe miesiące, za które to wynagrodzenie przysługiwało.

Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
 

Pracownik wynagradzany stawką godzinową był zatrudniony od 22 stycznia do 10 kwietnia 2010 r. i nie korzystał w tym czasie z urlopu wypoczynkowego. Za styczeń br., w którym przepracował 8 dni zarobił 404,25 zł. Za 24 dni pracy w lutym otrzymał łącznie z godzinami nadliczbowymi 1.527,25 zł, a za 20 dni przepracowanych w marcu - 1.179,75 zł. Do obliczenia ekwiwalentu należy przyjąć wynagrodzenie z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania stosunku pracy, tj. za styczeń, luty i marzec. W tych miesiącach pracownik powinien przepracować 63 dni.

W celu uzupełnienia podstawy należy:

• sumę wynagrodzeń z 3 miesięcy wynoszącą 3.111,25 zł (404,25 zł + 1.527,25 zł + 1.179,75 zł) podzielić przez liczbę dni pracy, za które zostało wypłacone to wynagrodzenie, czyli przez 52 dni (8 dni + 24 dni + 20 dni)
  3.111,25 zł : 52 dni = 59,83 zł, następnie

• otrzymany wynik, tj. 59,83 zł pomnożyć przez liczbę dni pracy, jakie pracownik w powyższym okresie powinien przepracować, czyli przez 63 dni: 59,83 zł x 63 dni = 3.769,29 zł,

• otrzymaną kwotę podzielić przez 3, tj.: 3.769,29 zł : 3 = 1.256,43 zł.

Kwota 1.256,43 zł stanowi podstawę wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Składniki wynagrodzenia, za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, które zostały faktycznie wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, przyjmuje się jako średnią z tego okresu.
 

Umowa o pracę została rozwiązana 4 kwietnia 2010 r. Pracownik otrzymywał wynagrodzenie miesięczne w wysokości 2.200 zł oraz premie kwartalne. W okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy o pracę otrzymał 4 premie w łącznej kwocie 1.960 zł.

Przeciętna premia obliczona dla celów ustalenia ekwiwalentu wyniosła 163,33 zł (1.960 zł : 12). Po dodaniu jej do wynagrodzenia zasadniczego otrzymamy podstawę do obliczenia ekwiwalentu w kwocie 2.363.33 zł (2.200 zł + 163,33 zł).

Ekwiwalent obliczamy dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych w powyższy sposób przez współczynnik. W wyniku tego działania otrzymujemy wartość ekwiwalentu za jeden dzień urlopu. Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu oblicza się w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku.

Stosownie do przepisu § 19 rozporządzenia urlopowego, współczynnik ustalamy w następujący sposób: od liczby dni w danym roku kalendarzowym odejmujemy łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzielimy przez 12. Współczynnik do obliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w 2010 r., dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 21,08.
 

Zatem współczynnik do naliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w 2010 r. wynosi dla zatrudnionego:

• na 3/4 etatu - 15,81 (3/4 x 21,08),

• na 1/2 etatu - 10,54 (1/2 x 21,08),

• na 1/3 etatu - 7,03 (1/3 x 21,08),

• na 1/4 etatu - 5,27 (1/4 x 21,08),

• na 1/5 etatu - 4,22 (1/5 x 21,08).

Kolejnym etapem jest obliczenie ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu, co uzyskamy dzieląc ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Następnie należy wyliczyć ekwiwalent za urlop, który otrzymamy mnożąc ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
 

Pracownik, z którym umowę o pracę rozwiązano w kwietniu 2010 r. nie wykorzystał 9 dni urlopu (4/12 x 26 dni = 8,66 dnia, po zaokrągleniu 9 dni), co stanowi 72 godziny (9 dni x 8 godz.). Podstawa wymiaru ekwiwalentu wynosi 1.256,43 zł.

Pracownikowi wypłacono ekwiwalent za 72 godziny urlopu w kwocie 536,40 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• ekwiwalent za jeden dzień urlopu: 59,60 zł (1.256,43 zł : 21,08),

• ekwiwalent za 1 godzinę urlopu: 7,45 zł (59,60 zł : 8),

• ekwiwalent za niewykorzystany urlop: 536,40 zł (7,45 zł x 72 godz.).