Inny termin wypłat wynagrodzeń refundowanych z urzędu pracy niż dla ogółu pracowników

Czy powiatowy urząd pracy może zobowiązać pracodawcę, który podpisał z nim umowę na refundację części kosztów wynagrodzenia bezrobotnego do 30. roku życia, do wypłaty tej osobie wynagrodzenia na koniec miesiąca, a nie jak pozostałym pracownikom 10. dnia kolejnego miesiąca? Jeśli pracodawca zdecydowałby się wypłacać wynagrodzenia częściej niż raz w miesiącu, to czy wszystkie terminy wypłat powinny być podane w regulaminie pracy i czy może tylko jednemu pracownikowi wypłacać wynagrodzenie w innym terminie?

W myśl art. 85 § 1 K.p., wypłaty wynagrodzenia dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Użyty w tym przepisie zwrot "co najmniej" przesądza o tym, iż może być ono wypłacane częściej, np. co tydzień lub co dwa tygodnie.

Wyjątek stanowią składniki wynagrodzenia za pracę przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, które wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy (np. premie kwartalne).

Informacja o warunkach zatrudnienia dostępna jest w serwisie www.druki.gofin.pl

Wynagrodzenie powinno być wypłacane w stałym i ustalonym z góry terminie, podanym w regulaminie pracy (art. 104¹ § 1 pkt 5 K.p.) lub układzie zbiorowym pracy. Pracodawcy niezobowiązani do ustalenia regulaminu pracy informują pracowników o terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia na piśmie w informacji o warunkach zatrudnienia, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 K.p.).

Obowiązek ustalenia stałego terminu wypłaty wynagrodzenia (jednego lub kilku) jest elementem ochrony wynagrodzenia za pracę. Zwykle polega ono na wskazaniu konkretnego, kolejnego dnia miesiąca (lub dni, jeśli wynagrodzenie wypłacane jest częściej niż raz w miesiącu), w którym wypłata będzie realizowana. Pracodawca powinien przestrzegać tego terminu.

W przeciwnym razie naraża się na zarzut nieterminowej wypłaty i na wszystkie związane z tym konsekwencje, np. na żądanie przez pracownika wypłaty odsetek za czas opóźnienia. Jeżeli termin ten przypada w dniu wolnym od pracy, to wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w dniu poprzedzającym.

Termin wypłaty wynagrodzenia nie musi być jednakowy dla wszystkich pracowników. Pracodawca może przykładowo zdecydować, że wynagrodzenia dla pracowników administracji będzie wypłacał ostatniego dnia miesiąca, a dla pracowników produkcji zatrudnionych w systemie prowizyjnym - 5. dnia następnego miesiąca. Jednakże trudno sobie wyobrazić sytuację, w której w regulaminie pracy odmienne zasady wypłaty wynagrodzenia przewidziano tylko dla jednego pracownika. Co prawda teoretycznie jest to możliwe, ale wydaje się mało racjonalne, a ponadto musiałoby też mieć jakieś uzasadnienie np. wynikać ze specyfiki danego stanowiska.

W sytuacji opisanej w pytaniu, pracodawca korzysta z refundacji kosztów zatrudnienia bezrobotnego do 30. roku życia. Zgodnie z art. 150f ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 645 ze zm.), podstawą wypłaty takiej refundacji jest umowa, którą starosta zawiera z pracodawcą lub przedsiębiorcą. Wcześniej pracodawca składa w powiatowym urzędzie pracy wniosek w tej sprawie. Zdarza się, że już we wniosku wskazuje termin, w jakim wypłacane jest u niego wynagrodzenie (por. wniosek przygotowany przez powiatowy urząd pracy w Katowicach). Po jego pozytywnym rozpatrzeniu podpisywana jest wspomniana wyżej umowa. Następnym krokiem jest zatrudnienie na podstawie umowy o pracę skierowanego przez urząd bezrobotnego. Pracodawca, aby otrzymać pomoc z powiatowego urzędu pracy, składa co miesiąc wniosek o refundację ponoszonych kosztów, w kwotach i terminach zgodnych z zawartą z urzędem umową.

Warunkiem otrzymania refundacji, jak wynika z informacji publikowanych na stronach internetowych wielu urzędów pracy (por. powiatowy urząd pracy w Lublinie), jest dołączenie do wniosku o refundację m.in. kserokopii listy płac pracowników zatrudnianych w ramach refundacji z potwierdzeniem odbioru wynagrodzenia.

Pracodawca zainteresowany, aby wszystkim pracownikom, także tym skierowanym przez urząd, wypłacać wynagrodzenia w jednym terminie, powinien tak ustalić terminy z urzędem pracy, aby było to możliwe. Jeśli z jakiś względów okaże się to jednak trudne, pracodawca może w umowie o pracę zawieranej ze skierowanym bezrobotnym ustalić taki termin wypłaty wynagrodzenia, aby nie komplikowało to rozliczeń z urzędem pracy.

Ustalenie w umowie o pracę, że wynagrodzenie będzie płatne ostatniego dnia miesiąca, w sytuacji, gdy reszta pracowników, zgodnie z regulaminem pracy, otrzymuje je np. 5. dnia kolejnego miesiąca, jest rozwiązaniem korzystniejszym dla pracownika (otrzymuje je wcześniej). Będzie to zgodne z art. 18 § 1 K.p., który stanowi iż postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Zważywszy na podaną w art. 9 § 1 K.p. definicję "prawa pracy", zasada sformułowana w art. 18 § 1 K.p. dotyczy wszystkich powszechnie obowiązujących (ustawy i rozporządzenia), jak i wewnątrzzakładowych (układy, porozumienia, regulaminy i statuty) źródeł prawa pracy.

Zwracamy uwagę! Umowa o pracę nie może pogarszać sytuacji pracowników określonej we wskazanych wyżej przepisach, może ją natomiast polepszać. Jak uznał Sąd Apelacyjny w Krakowie w uzasadnieniu wyroku z 12 września 2012 r. (sygn. akt III APa 18/12): "(...) istotą wspomnianej zasady (wynikającej z art. 18 § 1 K.p. - przypis redakcji) jest zakaz regulowania indywidualnej treści stosunku pracy w umowie o pracę w sposób mniej korzystny dla pracownika niż przewidują to przepisy prawa pracy, w tym układ zbiorowy pracy obowiązujący u pracodawcy. Nie istnieje natomiast zasada odwrotna, to znaczy taka, która zabraniałaby zawierania umów bardziej korzystnych dla pracownika niż te przepisy.".