Konsekwencje zmiany prawa zakładowego

Do podstawowych aktów prawa zakładowego należą regulaminy pracy i wynagradzania. Ten pierwszy normuje sprawy organizacyjne istotne dla prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy. Drugi określa warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą. Zarówno wprowadzenie, jak i zmiana regulaminów zakładowych wymaga zachowania określonej procedury. Modyfikacja prawa zakładowego wpływa nie tylko na sytuację ogółu pracowników, ale też na warunki indywidualnych umów o pracę.

Sprawy zakładowe normowane regulaminem

Regulamin pracy, jako akt zakładowy o charakterze porządkowym, ma na celu uporządkowanie spraw organizacyjnych w danym zakładzie pracy (art. 104-104¹ K.p.). Z tego względu prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy określone w tym regulaminie ustala się głównie w odniesieniu do porządku i dyscypliny pracy. Z kolei regulamin wynagradzania jest aktem typowo płacowym, który powinien określać m.in.:

formy wynagradzania,
poszczególne składniki wynagrodzenia za pracę oraz jego wysokość,
zasady wypłaty wynagrodzenia.

Najczęściej w regulaminach wynagradzania zamieszcza się postanowienia dotyczące wynagrodzenia zasadniczego (podstawowego) oraz składników uzupełniających, takich jak premie czy prowizje. W regulaminie tym można ponadto uregulować zasady wypłacania dodatków, np. funkcyjnych, stażowych, za warunki szkodliwe oraz składników wypłacanych w dłuższych odcinkach czasu, jak np. premii kwartalnych albo nagród jubileuszowych.

Regulamin pracy i wynagradzania obowiązuje do czasu objęcia pracowników układem zbiorowym pracy. Ponadto warunki wynagradzania za pracę dla pracowników sfery budżetowej - w zakresie nieobjętym układem zbiorowym pracy - w większości określane są w aktach prawnych powszechnie obowiązujących, tj. ustawach i rozporządzeniach.

Pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy i zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy i wynagradzania (m.in. z uwagi na zatrudnianie co najmniej 50 pracowników), wprowadza te akty zakładowe bez zbędnej zwłoki, po osiągnięciu stanu zatrudnienia obligującego go do ich posiadania. Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy (art. 104³ K.p.). Wejście w życie tego aktu zakładowego musi być jednak poprzedzone uzgodnieniem treści regulaminu z zakładową organizacją związkową (o ile taka organizacja występuje w zakładzie pracy). Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, wówczas strony mają 30 dni na wypracowanie wspólnego stanowiska.

W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala samodzielnie pracodawca. Nie ma on jednak takiej możliwości w odniesieniu do regulaminu wynagradzania. W zakresie samodzielnego ustalenia regulaminu w razie braku porozumienia ze związkami zawodowymi, tryby wprowadzenia regulaminu pracy i wynagradzania wyraźnie się bowiem różnią.

Regulamin wynagradzania, tak jak regulamin pracy, wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Tak samo też należy uzgodnić jego zapisy z zakładową organizacją związkową. Jednak w przypadku regulaminu wynagradzania brak porozumienia ze związkami zawodowymi uniemożliwia pracodawcy jego samodzielne wprowadzenie (art. 77² § 4 K.p.). Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 stycznia 2012 r., sygn. akt I PK 83/11, "Regulamin wynagradzania wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową (...) nie ma mocy wiążącej i nie może wejść w życie".

Regulaminy pracy i wynagradzania nie mogą zawierać zapisów mniej korzystnych dla pracownika niż przewiduje to powszechne prawo pracy.

Tryb zmiany przepisów zakładowych

Przedstawione procedury wprowadzania regulaminu pracy i wynagradzania są istotne nie tylko na etapie uchwalania tych regulaminów. Są również odpowiednio wykorzystywane przy ich zmianie (patrz: Zmiana regulaminów...). Wprowadzenie zmian w regulaminie pracy czy wynagradzania wymaga więc przeprowadzenia rozmów z zakładową organizacją związkową, o ile w firmie taka występuje. Zmiana regulaminu wynagradzania wymaga przy tym zgody związków. W przypadku regulaminu pracy przepisy są korzystniejsze dla pracodawcy, pozwalając na samodzielne wprowadzenie zmian w regulaminie, jeżeli w ustalonym terminie nie dojdzie do porozumienia z organizacją lub organizacjami związkowymi.

Po pomyślnym zakończeniu etapu konsultacji czy uzgodnień związkowych, pracodawca musi wprowadzić treść uzgodnionej zmiany do określonego regulaminu. Następnie powinien ogłosić tę zmianę ogółowi pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie. Po upływie 2 tygodni po takim ogłoszeniu zmiana przepisu zakładowego wchodzi w życie (art. 77² § 6 i art. 104³ K.p.).

Należy zaznaczyć, że wymogi formalne związane ze zmianą układu zbiorowego pracy są o wiele bardziej rozbudowane. Oprócz obowiązku uzyskania zgody na zmianę od organizacji związkowej, która jest stroną układu, nowe zapisy układowe w postaci protokołów dodatkowych trzeba jeszcze zarejestrować w odpowiednim rejestrze układów (patrz tabela 1). Dopiero od dnia rejestracji mogą one (najwcześniej) wejść w życie w danym zakładzie pracy. Niektóre przepisy w zakresie zmiany układu dotyczą odpowiednio regulaminu wynagradzania (patrz tabela 2).

**Tabela 1. Rejestracja układu/zmiany układu**
Rodzaj układu zbiorowego pracy	Organ rejestrujący	Termin na dokonanie rejestracji
Zakładowy układ zbiorowy	Właściwy okręgowy inspektor pracy (art. 241¹¹ § 1 pkt 2 K.p.)	Jeden miesiąc od dnia złożenia wniosku o rejestrację przez stronę układu (art. 241¹¹ § 2 pkt 2 K.p.)
Ponadzakładowy układ zbiorowy	Minister właściwy do spraw pracy (art. 241¹¹ § 1 pkt 1 K.p.)	Trzy miesiące od dnia złożenia wniosku o rejestrację przez stronę układu (art. 241¹¹ § 2 pkt 1 K.p.)

**Tabela 2. Przepisy dotyczące zmiany układu/regulaminu wynagradzania**
Przepis K.p. dotyczący układu	Przedmiot regulacji układowej stosowany odpowiednio do zmiany regulaminu wynagradzania
art. 241¹² § 2 K.p.	Pracodawca jest obowiązany: zawiadomić pracowników o wejściu układu/regulaminu w życie oraz o wprowadzonych zmianach, a także o wypowiedzeniu i rozwiązaniu układu/regulaminu. Ma też obowiązek dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę egzemplarzy układu/regulaminu. Na żądanie pracownika powinien udostępnić do wglądu tekst (zmianę) układu/regulaminu i wyjaśnić jego treść.
art. 241¹³ K.p.	Korzystniejsze postanowienia układu/regulaminu, z dniem jego wejścia w życie, zastępują z mocy prawa dotychczasowe warunki zatrudnienia. Postanowienia mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia zmieniającego. Przy wypowiedzeniu dotychczasowych warunków pracy nie obowiązuje szczególna ochrona zatrudnienia.

Zmiana regulaminu nie zastąpi aneksu

Zmiana regulaminów zakładowych w wielu przypadkach pociąga za sobą konieczność modyfikacji indywidualnych warunków zatrudnienia pracownika. Nie dotyczy to regulaminu pracy, którego zmiana na ogół nie wymaga modyfikacji umowy o pracę. Regulamin pracy dotyczy bowiem spraw o charakterze organizacyjnym, a takie kwestie, co do zasady, nie powinny być przedmiotem umowy o pracę. Tylko w sytuacji, gdy strony wprowadziły do umowy zapisy dotyczące takich spraw, zmiany regulaminu pracy mogą pociągnąć za sobą konieczność dostosowania do nich treści umowy. Natomiast inaczej wygląda sprawa z takimi aktami prawa zakładowego, jak regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy (w części, która dotyczy spraw płacowych), które mają bezpośrednie przełożenie na uprawnienia płacowe pracowników.

Zmiana tych aktów prawa zakładowego pociąga za sobą konieczność zmiany umowy o pracę - jeżeli w jej konsekwencji pracownik mógłby zostać pozbawiony konkretnych świadczeń czy uprawnień. Przykładowo, zmiana regulaminu wynagradzania poprzez usunięcie zapisów przyznających prawo do premii kwartalnej nie spowoduje samoczynnie zmiany warunków umowy o pracę. Trzeba je najpierw wypowiedzieć lub zmienić w trybie porozumienia stron. Dopiero po upływie okresu wypowiedzenia lub z nadejściem daty wskazanej w porozumieniu nowe warunki zaczną obowiązywać w odniesieniu do konkretnego pracownika. Na ten tryb zmiany warunków umownych nie ma wpływu fakt, że nowa treść regulacji zakładowych mogła już wejść w życie - w odniesieniu do regulaminu wynagradzania z upływem 2 tygodni od podania jej do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty. Wprowadzenie niekorzystnej dla pracowników zmiany regulaminu do indywidualnych warunków umowy następuje bowiem dopiero z momentem upływu okresu wypowiedzenia zmieniającego lub w dniu wskazanym w porozumieniu (tzw. aneksie do umowy).

Warto dodać, że w niektórych sytuacjach pracodawca może poprzestać na zmianie przepisów zakładowych, bez konieczności ingerowania w treść indywidualnych umów o pracę. Pierwsza taka sytuacja dotyczy zmiany aktu zakładowego poprzez czasowe zawieszenie obowiązywania jego niektórych postanowień. Chodzi przy tym tylko o takie postanowienia, które są korzystniejsze dla pracowników od rozwiązań ustawowych. W razie skorzystania z takiej możliwości - przewidzianej w art. 9¹ K.p. - indywidualne uprawnienia płacowe wynikające z zawieszonych postanowień nie obowiązują z mocy samego prawa. Pracodawca nie musi ich wypowiadać ani też zmieniać umowy o pracę w drodze porozumienia.

Zmiana regulaminu lub układu w zakresie spraw organizacyjno-porządkowych zasadniczo nie wymaga zmiany umowy o pracę.

Drugi przypadek dotyczy sytuacji, gdy następuje zmiana układu zbiorowego lub regulaminu wynagradzania na korzyść pracowników. Wówczas korzystniejsze zapisy z mocy prawa zastępują poprzednie postanowienia, mniej korzystne dla zatrudnionych. Jeżeli zmiana powoduje pogorszenie sytuacji pracowników w zakresie ich indywidualnych uprawnień (chodzi głównie o świadczenia płacowe), trzeba je wypowiedzieć lub zmienić porozumieniem. Należy przy tym podkreślić, że przy wypowiadaniu warunków umowy zmienionych na niekorzyść poprzez zmianę układu zbiorowego lub regulaminu wynagradzania, nie obowiązuje szczególna ochrona pracownika przed wypowiedzeniem.

Zmiana regulaminów zakładowych

Regulamin pracy		Regulamin wynagradzania

Przeprowadzenie konsultacji z zakładową organizacją związkową (jeżeli występuje w zakładzie pracy) w zakresie planowanej zmiany w regulaminie.		Przeprowadzenie uzgodnień z zakładową organizacją związkową (jeżeli występuje w zakładzie pracy) w zakresie planowanej zmiany w regulaminie.

Po przeprowadzeniu etapu konsultacji wprowadzenie (nawet przy braku zgody związków zawodowych lub braku jednolitego stanowiska w razie funkcjonowania więcej niż jednego związku) planowanej zmiany do treści regulaminu.		Po przeprowadzeniu etapu uzgodnień wprowadzenie (pod warunkiem uzyskania zgody związków zawodowych, chyba że nie wypracują one jednolitego stanowiska w razie funkcjonowania więcej niż jednego związku) planowanej zmiany do treści regulaminu.

Zmiany do regulaminu wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.		Zmiany do regulaminu wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Jeżeli przedmiotem zmiany do regulaminu jest kwestia organizacyjno-porządkowa, która została uregulowana w umowie o pracę, należy zmienić umowę o pracę, o ile wprowadzana zmiana ma charakter istotny (np. dotyczy okresu rozliczeniowego czy systemu czasu pracy obowiązującego pracownika).		Zmiana warunków umowy o pracę (jeżeli zmiana regulaminu jest niekorzystna dla pracownika) w drodze porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego. Przy dokonywaniu wypowiedzenia zmieniającego nie stosuje się przepisów przewidujących szczególną ochronę zatrudnienia.