Zapisy dotyczące monitoringu wizyjnego w regulaminie pracy i informowanie o nim

Pracownicy sklepów, w których jest zamontowany monitoring wizyjny podpisują indywidualnie klauzule informacyjne w zakresie ochrony danych osobowych. Czy dodatkowo pracodawca musi wprowadzić odpowiednie postanowienia do regulaminu pracy? Jeżeli tak, to o jakiej treści?

Stosowanie monitoringu wizyjnego przez pracodawcę wymaga postępowania zgodnie z art. 22² K.p. oraz RODO. W przypadku wskazanym w pytaniu mowa o wykonaniu obowiązku zapisanego w art. 13 i 14 RODO (w zależności od sposobu pozyskania danych osobowych). Przepisy te określają treść tzw. klauzul informacyjnych (m.in. cele i podstawę prawną przetwarzania danych osobowych oraz okres ich przechowywania, a gdy nie można go określić - kryteria ustalenia) oraz nakazują administratorowi danych (tu pracodawcy) ich przekazanie pracownikom jako osobom, których dane są przetwarzane. Ich treści nie trzeba zamieszczać w przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulaminie pracy), choć jest to dozwolone i dla spójności dokumentacji tworzonej przez pracodawcę często stosowane. Regulacje wewnątrzzakładowe powinny być bowiem zgodne z regułami RODO, ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz art. 22¹, 22^1a, 22^1b, 22² i 22³ K.p. dotyczących danych osobowych pracowników. W kontekście pytania odnosi się to do monitoringu wizyjnego.

Ważne: Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu wizyjnego muszą być określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a przy ich nieposiadaniu, w obwieszczeniu (art. 22²§ 6 K.p.).

W pytaniu jest mowa o stosowaniu monitoringu wizyjnego, lecz nie wspomniano o jego unormowaniu w obowiązującym u Czytelnika regulaminie pracy. Przyjmujemy, że posiada on odpowiednie postanowienia w tym zakresie wprowadzone ze względu na bezpieczeństwo pracowników i ochronę mienia, lecz jeśli nie lub wymagają one zaktualizowania, przypominamy zasady określone w art. 22²§ 1 K.p. Przepis ten pozwala wykorzystywać monitoring wizyjny, gdy jest to niezbędne do:

zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, lub
ochrony mienia, lub
kontroli produkcji, lub
zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Całkowicie zabrania monitorowania pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Natomiast od zakazu instalowania monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarniach przewiduje wyjątki. Na podstawie art. 22²§ 2 K.p. jest to dozwolone, gdy monitoring jest niezbędny do realizacji celu, dla którego został wprowadzony i nie narusza godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Co istotne, monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a przy jej braku - przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Monitorowane pomieszczenia i teren muszą być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Nie narusza to obowiązku pracodawcy przekazania pracownikom klauzuli informacyjnej (art. 13 RODO) oraz poinformowania o ich prawach w związku ochroną danych osobowych i podjętych działaniach przy ich wykonywaniu (art. 12 RODO).

Pracodawca ma prawo przetwarzać nagrania obrazu wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i powinien je przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania lub do czasu zakończenia postępowania (np. sądowego), w którym mogą stanowić dowód.

Na pracodawcy, który wprowadza monitoring wizyjny lub zmienia zasady jego funkcjonowania, spoczywa obowiązek poinformowania o tym pracowników. Powinien go zrealizować w sposób u niego przyjęty, najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem/wejściem w życie zmiany. Ponadto pracodawca musi przekazywać na piśmie postanowienia regulaminu pracy (układu zbiorowego pracy, obwieszczenia) dotyczące monitoringu wizyjnego każdemu nowemu pracownikowi. Zobowiązanie to wykonuje przed dopuszczeniem go do pracy (art. 22² § 7-8 K.p.).

Przykład

Pracodawca prowadzący sieć sklepów stosował monitoring wizyjny przed 25 maja 2018 r., czyli dniem wejścia w życie przepisów kodeksowych w tym zakresie oraz RODO. Po aktualizacji uwzględniającej te regulacje, postanowienia regulaminu pracy o monitoringu wizyjnym otrzymały następujące brzmienie:

(...)

Rozdział 2
Monitoring wizyjny

Zgodnie z art. 22²ustawy z dnia 26 czerwca 1976 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 108)*⁾ w każdej placówce handlowej Pracodawcy stosuje się monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa Pracownikom i klientom oraz ochrony mienia, polegający na rejestrowaniu obrazu.
Obraz rejestrują kamery umieszczone na zewnątrz przed wejściem do placówki handlowej oraz wewnątrz: przy wejściu, w każdym rogu oraz na środku każdej ze ścian w każdym pomieszczeniu sprzedażowym oraz magazynowym. Kamery nie są instalowane w przymierzalniach, pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarniach.
Nagrania z monitoringu wizyjnego są wykorzystywane tylko w celach wskazanych w pkt 1.
Dostęp do nagrań z monitoringu wizyjnego mają wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych w nich zawartych.
Nagrania z monitoringu wizyjnego są przechowywane maksymalnie przez 3 miesiące, licząc od ich powstania, a po upływie tego okresu są niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
Zasady działania monitoringu wizyjnego określa regulamin monitoringu wizyjnego, stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu pracy.
Pracownik jest zobowiązany złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej o zapoznaniu się z regulaminem monitoringu wizyjnego oraz postanowieniami niniejszego rozdziału regulaminu pracy, zgodnie ze wzorem przygotowanym przez pracodawcę, dostępnym w postaci papierowej w dziale HR oraz w postaci elektronicznej - w zakładce "Wnioski i oświadczenia pracowników" wewnętrznego programu kadrowego.

(...)