Odstąpienie od wypłat nagród jubileuszowych przewidzianych w regulaminie wynagradzania

Regulamin wynagradzania przewiduje nagrody jubileuszowe. Wobec pogorszenia sytuacji finansowej chcemy zawiesić na rok prawo do nagród. W jakim trybie powinniśmy tego dokonać?

Należy to uczynić w drodze zawieszenia postanowienia w tej sprawie lub uchylając dany przepis.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę, ustala te warunki w regulaminie wynagradzania (art. 77² § 1 K.p.). Przepis w tym brzmieniu obowiązuje od 1 stycznia 2017 r. (został znowelizowany ustawą z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców - Dz. U. poz. 2255 ze zm.). Wcześniej do wydania regulaminu zobowiązywało zatrudnianie już co najmniej 20 osób. Obecnie przy stanie osobowym od 20 do 49 pracowników może do tego zobligować jedynie wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 77² § 1² K.p.). W pozostałych przypadkach pracodawca wprowadza regulamin dobrowolnie (art. 77² § 1¹ K.p.). Wobec braku odmiennych przepisów, regulaminy istniejące w dniu wejścia w życie zmian, nawet jeśli nie są obligatoryjne, zachowały moc.

Ażeby uchylić się od części postanowień regulaminu wynagradzania, pracodawca może je czasowo zawiesić. Taką możliwość daje art. 9¹ § 1 K.p.

Ważne: Jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy, może być zawarte porozumienie o zawieszeniu stosowania w całości lub w części przepisów prawa pracy, określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, z wyjątkiem przepisów Kodeksu pracy oraz przepisów innych ustaw i aktów wykonawczych.

Porozumienie zawiera pracodawca i reprezentująca pracowników organizacja związkowa, a jeżeli pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji - pracodawca i przedstawicielstwo pracowników wyłonione w trybie przyjętym u tego pracodawcy (art. 9¹ § 2 K.p.).

Zwracamy uwagę! Zawieszenie stosowania przepisów prawa pracy nie może trwać dłużej niż 3 lata, a zawarte porozumienie pracodawca ma obowiązek przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

W wyniku zawartego porozumienia dochodzi do automatycznej - czyli bez potrzeby stosowania wypowiedzenia albo porozumienia zmieniającego - zmiany warunków zatrudnienia (art. 241²⁷ § 3 w zw. z art. 9¹ § 3 K.p.). Jak bowiem wyjaśnił Sąd Najwyższy w uzasadnieniu uchwały z 9 kwietnia 2008 r. (sygn. akt II PZP 6/08, OSNP 2008/21-22/308): "(...) specyfika porozumień zawieranych z uwagi na sytuację finansową pracodawcy na okres przejściowy usprawiedliwia odstępstwo od obowiązku dokonywania wypowiedzenia warunków pracy lub płacy. (...)". Zdaniem Sądu Najwyższego wyrażonym w ww. uchwale: "Nie nabywa prawa do nagrody jubileuszowej pracownik, który przewidziane w zakładowym układzie zbiorowym pracy warunki do tego świadczenia spełnił w okresie zawieszenia układu (art. 241²⁷ § 1 i 3 K.p.), chyba że co innego wynika z postanowień układu lub porozumienia o zawieszeniu jego stosowania.". Przy czym: "(...) Porozumienie o zawieszeniu stosowania w całości lub w części układu zbiorowego pracy może dotyczyć tylko skutków, które mają nastąpić w przyszłości (...)", czyli "(...) nie może działać ze skutkiem wstecznym (...)" (por. wyrok SN z 22 stycznia 2004 r., sygn. akt I PK 199/03, OSNP 2004/22/384). Takie same zasady należy stosować do regulaminu.

Przykład

Pracodawca funkcjonujący na rynku od kilkunastu lat od 2010 r. posiada regulamin wynagradzania.

Wobec pogorszenia koniunktury, pracodawca postanowił zawiesić postanowienie tego aktu w sprawie przewidzianej w nim nagrody jubileuszowej. Ponieważ nie działa u niego organizacja związkowa, przeprowadził wybory przedstawicielstwa pracowników. Następnie przeprowadził negocjacje, wynikiem których było porozumienie o zawieszeniu wypłaty nagród w okresie od 1 maja 2020 r. do 31 grudnia 2021 r. Porozumienie przekazał inspektorowi pracy. Pracodawca wyczerpał wymogi formalne.

Pracownikom, którzy nabyli prawo do nagrody do końca kwietnia 2020 r., należało je wypłacić. Natomiast ci, którzy spełnią warunki do nagród (osiągną wymagany staż) w okresie zawieszenia, nie będą mogli się o nie ubiegać nawet po okresie zawieszenia, chyba że pracodawca postanowi w tej sprawie inaczej.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Dodajmy, że pracodawca, który posiada regulamin wynagradzania, pomimo braku takiego obowiązku, może również z niego zrezygnować. Przepisy Kodeksu pracy nie regulują tego wprost, nie zawierają też trybu, w którym może to nastąpić. Jak wyjaśnił resort pracy w stanowisku z 20 czerwca 2013 r.: "(...) Jeżeli u konkretnego pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników (obecnie 50 pracowników - przyp. red.) został ustalony regulamin wynagradzania, a następnie w trakcie jego obowiązywania liczba zatrudnionych pracowników spadła poniżej 20, to taki pracodawca - nie jest już prawnie zobligowany do ustalenia (utrzymywania w mocy istniejącego) regulaminu wynagradzania; regulamin ma jednak nadal zastosowanie do objętych jego postanowieniami pracowników.

W takiej sytuacji - pomimo tego, że przepisy Kodeksu pracy nie przewidują procedury uchylenia (zniesienia) regulaminu wynagradzania - możliwe jest, zdaniem Departamentu, jego zniesienie przy odpowiednim zastosowaniu trybu przewidzianego w Kodeksie pracy dla ustalania takiego regulaminu. (...)".

W razie uchylania regulaminu wynagradzania, wiążącego się ze zmianą warunków wynagradzania, np. pozbawieniem prawa do określonych składników płacy, należy wypowiedzieć zainteresowanym warunki umowy, ewentualnie osiągnąć porozumienie w tej sprawie. Ponadto informacja o zniesieniu regulaminu powinna zostać przekazana do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, z 2-tygodniowym wyprzedzeniem. Te same zasady obowiązują w razie uchylenia części regulaminu - np. postanowienia w sprawie nagród jubileuszowych.

Zwracamy uwagę! Modyfikacja warunków zatrudnienia została także dopuszczona specustawą. U pracodawcy, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 na poziomie określonym w art. 15zf ust. 2 specustawy i który nie zalega ze zobowiązaniami podatkowo-składkowymi do końca trzeciego kwartału 2019 r., z wyjątkami wskazanymi w art. 15zf ust. 7 specustawy, dopuszczalne jest zawarcie ze stroną pracowniczą porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalone w porozumieniu (art. 15zf ust. 1 pkt 3 specustawy).