Utworzenie w małej firmie regulaminu pracy na wniosek organizacji związkowej

W firmie na dzień 1 stycznia br. zatrudnienie wzrosło do 20 pracowników, ale nie obligowało już pracodawcy do wprowadzania regulaminu pracy. Aktualnie nowo powstała zakładowa organizacja związkowa złożyła pracodawcy wniosek o wprowadzenie takiego aktu. Czy pracodawca może pozostawić wniosek organizacji związkowej bez rozpatrzenia, jeżeli kilka dni po jego otrzymaniu stan zatrudnienia obniżył się do 19 pracowników? Czy w przypadku zwiększenia zatrudnienia wniosek ten wiąże pracodawcę na przyszłość?

Spadek zatrudnienia poniżej liczby pracowników, która uprawnia zakładową organizację związkową do złożenia wniosku o wprowadzenie regulaminu pracy daje pracodawcy możliwość jego negatywnego rozpatrzenia, o czym powinien poinformować związki. Raz złożony wniosek nie będzie dla pracodawcy wiążący na przyszłość, ponieważ odnosi się do woli organizacji związkowej w sprawie wprowadzenia regulaminu w konkretnym czasie.

Na temat funkcjonowania regulaminu pracy po zmianach obowiązujących od 1 stycznia br. pisaliśmy m.in. w UiPP nr 3/2017, str. 4-6 i nr 6/2017, str. 60-65.

Od 1 stycznia 2017 r. obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, chyba że materia regulaminowa unormowana została w układzie zbiorowym pracy. Obok regulaminu pracy mającego charakter obligatoryjny, przepisy przewidują fakultatywne wprowadzenie regulaminu pracy. Dotyczy to pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników. W takim przypadku pracodawca ma swobodę w zakresie uregulowania organizacji i porządku w procesie pracy w drodze regulaminu. Przy czym, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników, działająca w zakładzie zakładowa organizacja związkowa może złożyć wniosek o wprowadzenie regulaminu pracy.

Zwracamy uwagę! Uprawnienia zakładowej organizacji związkowej przysługują organizacji, która zrzesza przynajmniej 10 członków, będących pracownikami lub osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy o pracę nakładczą u pracodawcy objętego działaniem tej organizacji. Tak stanowi art. 25¹ ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1881).

Przepisy nie regulują trybu postępowania w zakresie tworzenia regulaminu pracy w sytuacji, gdy zakładowa organizacja związkowa złoży pracodawcy wniosek o jego wprowadzenie, a krótko po tym fakcie stan zatrudnienia pracowników zmniejszy się poniżej 20. Nie wskazują też terminu w jakim pracodawca powinien podjąć działania zmierzające do wprowadzenia regulaminu.

Odnosząc się do sytuacji z pytania, należy uznać, że wniosek zakładowej organizacji związkowej w sprawie wprowadzenia regulaminu, złożony gdy stan zatrudnienia to uzasadniał nie będzie mógł być pozytywnie rozpatrzony, jeżeli krótko po jego wystosowaniu liczba pracowników uległa zmniejszeniu poniżej 20. W takim przypadku rolą pracodawcy jest poinformowanie związków o braku podstaw do wprowadzenia regulaminu. W przeciwnym razie mogłoby powstać wrażenie, że zignorował wniosek organizacji (pozostawiając go bez formalnego rozpatrzenia).

W powyższych okolicznościach może powstać wątpliwość, czy wniosek zakładowej organizacji związkowej jest dla pracodawcy wiążący na przyszłość, tzn. gdy liczba pracowników wzrośnie w bliższej lub dalszej perspektywie czasu. Wobec braku szczególnych unormowań można przyjąć, że organizacja związkowa będzie musiała ponownie wystąpić z takim wnioskiem, który będzie odnosił się do aktualnego stanu zatrudnienia stanowiąc potwierdzenie, że związek zawodowy jest na chwilę obecną zainteresowany wprowadzeniem regulaminu pracy.

W praktyce nie można również wykluczyć sytuacji, w której prace nad wprowadzeniem regulaminu będą mocno zaawansowane, a stan zatrudnienia ulegnie zmniejszeniu poniżej 20 pracowników. W takim przypadku pracodawca nie będzie miał formalnego obowiązku wprowadzenia regulaminu i kontynuowania prac nad nim. Jednakże, gdyby do zmniejszenia zatrudnienia doszło po podaniu regulaminu do wiadomości pracowników, przed jego formalnym wejściem w życie, to wówczas nie ma podstaw aby przyjąć, że ogłoszony regulamin nie uzyska mocy obowiązującej. Analogicznie na obowiązywanie regulaminu nie ma wpływu zmniejszenie liczby pracowników poniżej progu regulaminowego - w tym należących do zakładowej organizacji związkowej - po wejściu regulaminu w życie.