Wynagradzanie pracowników - Dodatek nr 17 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 18 (492) z dnia 10.09.2019

Regulamin wynagradzania

Pracodawca, który nie posiada układu zbiorowego pracy ustalającego warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określenie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umowy o pracę, ustala te warunki w regulaminie wynagradzania. Powyższe dotyczy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, a także mniej niż 50, ale co najmniej 20 pracowników, jeżeli z wnioskiem o jego ustalenie wystąpi zakładowa organizacja związkowa. Pracodawca niewymieniony ustala regulamin wynagradzania fakultatywnie.

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Brak takiej organizacji upoważnia pracodawcę do w pełni autonomicznego ustalenia regulaminu. Jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 19 stycznia 2012 r. (sygn. akt I PK 83/11): "(...) Regulamin wynagradzania wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową bądź z zakładowymi organizacjami związkowymi nie ma mocy wiążącej i nie może wejść w życie. (...)". Podobnie w wyroku z 12 lutego 2004 r. (sygn. akt I PK 349/03, OSNP 2005/1/4) Sąd ten orzekł, że: "Regulamin wynagradzania nie może wejść w życie bez uzgodnienia z organizacją związkową działającą u pracodawcy. (...)".

Nie określa się w drodze regulaminu zasad wynagradzania dla osób, dla których nie zawiera się układu zbiorowego pracy. Regulamin nie może także określać warunków wynagradzania pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz osób zarządzających zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy.

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a więc np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, opublikowanie w intranecie, zapoznanie pracowników z dokumentem obiegiem.

Wprowadzenie do regulaminu zmian warunków wynagradzania na niekorzyść pracowników wymaga wypowiedzeń zmieniających lub zmian do umowy wprowadzonych porozumieniem. Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy (znak pisma GPP-471-4560-22/09/PE/RP) taka sama procedura obowiązuje w odniesieniu do świadczeń pozapłacowych (np. pakietów medycznych, polis ubezpieczeniowych), o ile prawo do nich wynikało z treści zmienionego regulaminu wynagradzania.

Główny Inspektorat Pracy dopuszcza wprowadzanie regulaminu przez pracodawcę zatrudniającego mniej niż 50 pracowników (do końca 2016 r. zatrudniającego mniej niż 20 pracowników, co zastało zmienione ustawą z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców - Dz. U. poz. 2255 ze zm.). Z kolei resort pracy jest zdania, iż spadek poziomu zatrudnienia nie uchyla tego aktu z mocy prawa. Potrzeba do tego podjęcia odpowiednich kroków formalnych.

Stanowiska urzędowe dotyczące obowiązywania regulaminu przy niskim stanie zatrudnienia

"Stosownie do art. 104 § 1 K.p. regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników. Zgodnie z § 2 tego przepisu regulaminu pracy nie wprowadza się, jeżeli w zakresie przewidzianym w § 1 obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników (obecnie 50 pracowników - przyp. red.).

Ze względu na użyte w § 2 sformułowanie »regulaminu pracy nie wprowadza się« różnie interpretowana jest dopuszczalność ustalenia regulaminu pracy przez zatrudniającego mniej niż 20 pracowników - jako brak obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy przez takiego pracodawcę albo jako zakaz ustalania przez pracodawcę. Wydaje się jednak, że przepis ten nie przesądza o niedopuszczalności wprowadzenia przez zatrudniającego mniej niż 20 pracowników regulaminu pracy. Argumentem przemawiającym za takim poglądem jest brak przepisu przewidującego utratę mocy obowiązującej regulaminu pracy w razie zmniejszenia się liczby zatrudnionych u pracodawcy poniżej 20 pracowników. Skoro u takiego pracodawcy może nadal obowiązywać regulamin pracy, to nie ma przeszkód prawnych do ustalenia go przez zatrudniającego mniej niż 20 pracowników. (...)." (por. pismo GIP z 20 maja 2009 r., znak GPP-152-4560-31/09/PE/RP).

W razie spadku zatrudnienia u większego pracodawcy regulamin ma: "(...) nadal zastosowanie do objętych jego postanowieniami pracowników.

W takiej sytuacji - pomimo tego, że przepisy Kodeksu pracy nie przewidują procedury uchylenia (zniesienia) regulaminu wynagradzania - możliwe jest, zdaniem Departamentu, jego zniesienie przy odpowiednim zastosowaniu trybu przewidzianego w Kodeksie pracy dla ustalania takiego regulaminu. Niezależnie od powyższego, w każdym przypadku, gdy jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy, może być zawarte porozumienie o zawieszeniu stosowania regulaminu wynagradzania lub części jego postanowień na okres nieprzekraczający 3 lat, w trybie i na zasadach określonych w art. 9¹ K.p. (...)." (por. pismo resortu pracy udostępnione naszemu Wydawnictwu 20 czerwca 2013 r.).

Uwaga! Postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Postanowienia regulaminów i statutów z kolei nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych (art. 9 § 2-3 K.p.), a postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. W innym przypadku uznaje się je za nieważne i zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 18 § 1-2 K.p.).