Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 11 (946) z dnia 10.04.2017

Nadgodziny w podróży służbowej pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowym

Zatrudniamy kilku pracowników w systemie zadaniowym. Jako miejsce pracy mają wskazaną w umowie o pracę siedzibę pracodawcy. Czasami zdarzają się im niezaplanowane wyjazdy (zlecone przez pracodawcę) poza tę siedzibę. Traktujemy je jako podróże służbowe. W jaki sposób rozliczyć czas pracy w trakcie tych podróży, jeżeli pracownicy ci nie mają stałego rozkładu czasu pracy? Kiedy wystąpią w takiej podróży nadgodziny?

Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania pracy, czynności służbowe mogą być realizowane w ramach zadaniowego czasu pracy (art. 140 K.p.). Pracodawca ma obowiązek ustalić z pracownikiem zakres zadań do wykonania, uwzględniając przy tym konieczność zachowania norm czasu pracy określonych w art. 129 K.p., tj. 8-godzinnej normy dobowej i przeciętnie 40-godzinnej normy tygodniowej w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Zadania pracownika zatrudnionego na pełny etat w systemie zadaniowym powinny być tak ustalone, aby ich wykonanie było możliwe w ramach powyższych norm czasu pracy. W razie zatrudnienia na część etatu, wymiar zadań powinien być proporcjonalnie niższy.

Specyfiką systemu zadaniowego jest to, że pracownika nie obowiązuje ściśle określony rozkład czasu pracy. Istotą tego systemu jest bowiem wykonywanie zadań (w ramach podstawowych norm czasu pracy) w godzinach i w wymiarze czasowym ustalonym przez pracownika. Znajduje to odzwierciedlenie chociażby w ewidencji czasu pracy, w której nie zaznacza się godzin pracy świadczonej w systemie zadaniowym, ale jedynie dni takiej pracy. Powoduje to jednak, że w przypadku pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowym, rozliczenie podróży służbowej w zakresie zaliczenia czasu tej podróży do czasu pracy jest dość problematyczne.

Generalnie czas podróży służbowej (na którą składa się dojazd i powrót z miejsca delegowania oraz wykonywanie zadania służbowego w miejscu delegowania) nie jest traktowany jako czas pracy. Do czasu pracy zaliczany jest jedynie ten odcinek podróży służbowej, który nakłada się na godziny pracy pracownika, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy oraz czas efektywnej pracy, świadczonej poza czasowymi ramami tego rozkładu.

W praktyce dla potrzeb rozliczenia czasu pracy w podróży służbowej odbytej przez pracownika w systemie zadaniowym przyjmuje się hipotetyczny rozkład czasu pracy, w którym pracuje ogół pracowników bądź ta ich grupa, która wykonuje zadania będące przedmiotem pracy zadaniowej. Przyjęcie tej koncepcji oznacza zaliczenie do czasu pracy tej części podróży służbowej, która przypada na rozkładowe godziny pracy obowiązujące wspomnianych pracowników lub w całym zakładzie oraz czasu pracy poza tymi godzinami, które zostały poświęcone na efektywną pracę. Jak jednak wskazało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 3 marca 2017 r.:

"(...) Jeżeli podróż służbowa mieści się w zakresie obowiązków służbowych pracownika objętego systemem zadaniowego czasu pracy i w ramach tej podróży pracownik ma realizować zadania (obowiązki) wynikające z zawartego z pracodawcą porozumienia, o którym mowa w art. 140 Kodeksu pracy, to pracownik w pewnym zakresie samodzielnie decyduje o swoim rozkładzie czasu pracy (konkretnych godzinach wykonywania obowiązków/zadań w ramach tej podróży). W takiej sytuacji nie jest możliwe określenie, które godziny dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz godziny pobytu w tej miejscowości, przypadają na »rozkładowy« czas pracy pracownika. W związku z tym, uwzględniając powyższą specyfikę, należałoby przyjąć, że w systemie zadaniowego czasu pracy ewentualne godziny nadliczbowe mogą wystąpić, zdaniem Ministerstwa, gdy zakres przydzielonych pracownikowi zadań (wliczając w to także zadania realizowane w podróży służbowej) wykracza poza faktyczną możliwość ich zrealizowania w ramach norm czasu pracy (tj. 8-godzinnej normy dobowej i przeciętnie 40-godzinnej normy średniotygodniowej)."

Na podstawie powyższego stanowiska resortu pracy można przyjąć, że podróż służbowa pracownika w systemie zadaniowym, którego zakres pracy został ustalony prawidłowo, tj. z uwzględnieniem norm czasu pracy, mieści się w granicach tych norm. Dni, w czasie których miały miejsce takie podróże, należy rozliczać jako 8-godzinne dni pracy, bez przyporządkowania godzin podróży do hipotetycznego rozkładu czasu pracy. Podróż służbowa pracownika w systemie zadaniowym, co do zasady, nie będzie powodowała nadgodzin, chyba że pracownik w trakcie podróży wykonuje czynności, które nie były uwzględnione w grafiku jego zadań na dany okres.