Zmiana rozkładu czasu pracy pracownika w związku z odbywaną podróżą służbową

Czy można zastosować w regulaminie pracy zapis, który dopuszcza możliwość zmiany harmonogramu czasu pracy pracownika, w związku z odbywaną podróżą służbową?

Możliwość modyfikacji harmonogramu czasu pracy wynika z okoliczności przewidzianych w przepisach np. art. 151² K.p. (udzielenie czasu wolnego za pracę nadliczbową), art. 151³ K.p. (udzielenie dnia wolnego za pracę w dniu wolnym wynikającym z planowania rozkładu w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy) i art. 151¹¹ K.p. (wyznaczenie dnia wolnego za pracę w niedzielę oraz święto).

Natomiast w wyjaśnieniach dostępnych na stronie internetowej www.pip.gov.pl, Państwowa Inspekcja Pracy podkreśliła, że: "(...) Poza kodeksowo uregulowanymi przypadkami znajduje się jednak cały szereg sytuacji, w których - choć nie wynika to z przepisów - występuje konieczność zmiany harmonogramów czasu pracy.

W odniesieniu do takich przypadków przyjmuje się, że zmiana grafików jest dopuszczalna również wtedy, gdy jest to uzasadnione okolicznościami niezależnymi od pracodawcy, a możliwość modyfikacji rozkładu została przewidziana w przepisach wewnątrzzakładowych (...)". Analogiczny pogląd wynika ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 18 października 2013 r.

Powszechnie przyjmuje się, że modyfikacja harmonogramu jest dopuszczalna w razie wystąpienia niezależnych od pracodawcy zdarzeń lub okoliczności nieprzewidzianych na etapie układania rozkładów, które obiektywnie uzasadniają konieczność ingerencji w obowiązujący harmonogram czasu pracy. Powyższe może obejmować w szczególności niezapowiedziane absencje innych pracowników np. chorobowe, związane ze zgłoszeniem urlopu na żądanie, opiekę nad dzieckiem, inne usprawiedliwione zwolnienia od pracy lub urlop okolicznościowy. Podstawą zmiany rozkładu mogą być ponadto nieobecności nieusprawiedliwione, w tym przypadki porzucenia pracy, rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika lub z przyczyn leżących po stronie pracodawcy rodzące konieczność zapewnienia zastępstwa, awarii urządzeń wymagającej obecności w pracy osób korzystających w danym okresie z dnia lub czasu wolnego, a także wystąpienia innych zdarzeń albo okoliczności niezależnych od pracodawcy i osób działających w jego imieniu, rodzących konieczność zmiany organizacji pracy.

W ten ostatni punkt wpisują się, w ocenie redakcji przypadki, w których w okresie podróży służbowej pracownik będzie zobligowany pracować w innym od typowego rytmie np. z uwagi na inne godziny pracy u kontrahenta, u którego pracownik będzie realizował zadanie służbowe uzasadniające polecenie odbycia podróży. Podobnie w sytuacji, gdy pracownik odbywa podróż celem udziału w szkoleniu, imprezie branżowej, targach, które odbywają się w innych godzinach, niż te wynikające z rozkładu. W takich okolicznościach brak ingerencji w harmonogram powodowałby powstanie nadgodzin z uwagi na konieczność wliczenia okresów nieprzeznaczonych na wykonywanie pracy przypadających na rozkładowe godziny pracy do czasu przestoju.

Ważne: Pracodawca powinien określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, okoliczności uzasadniające zmianę rozkładu oraz minimalne wyprzedzenie, z jakim pracownik powinien zostać poinformowany o zmianie obowiązującego go harmonogramu.

Przepisy Kodeksu pracy nie określają z jakim wyprzedzeniem należy poinformować pracownika o zmianie rozkładu. Przepis art. 129 § 3 K.p. nakłada na pracodawcę jedynie obowiązek sporządzania rozkładów czasu pracy w formie pisemnej lub elektronicznej i podawania rozkładów do wiadomości pracowników co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem ujętego w nich okresu. Przyjmuje się, że informację o zmianie pracownik powinien otrzymać najpóźniej do końca ostatniej dniówki roboczej poprzedzającej dzień, w którym praca ma być świadczona zgodnie ze zmienionym harmonogramem.

Przykład

Pracownicy działu sprzedaży pracują w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku od 8⁰⁰do16⁰⁰. Pracodawca w okresie od 3 do 5 marca 2025 r. wystawiał swoje produkty na targach, w związku z czym dwóch pracowników zostało wysłanych w podróż służbową. W tygodniu przypadającym od 3 do 7 marca 2025 r. pracodawca zmienił im rozkład czasu pracy od 9⁰⁰do 17⁰⁰(możliwość taką przewidują przepisy wewnątrzzakładowe). Minimalne wyprzedzenie, z jakim informacja o okresowej zmianie godzin pracy powinna była dotrzeć do tych pracowników, zgodnie z regulaminem pracy, to koniec ostatniej dniówki roboczej poprzedzającej dzień pracy, w którym następuje zmiana grafiku. W tym przypadku informację o zmianie godzin pracy przekazano pracownikom wcześniej, tj. przy wyborze ich do udziału w targach.

Przepisy nie regulują formy, w jakiej ma nastąpić poinformowanie pracowników o zmianie rozkładów. Jeśli zmiana zostanie naniesiona na harmonogram czasu pracy w systemie dostępnym dla pracownika, warto zadbać o to, aby bezpośredni przełożony przekazał niezwłocznie pracownikowi, którego zmiana dotyczy np. ustnie informację o zmienionym rozkładzie.