Optymalizacja czasu pracy

Jaki system i rozkład czasu pracy oraz okres rozliczeniowy wybrać dla pracownika, który będzie zajmował się sprzątaniem samolotów, jeśli przeważnie będzie on wykonywał pracę w porze nocnej, a ponadto będą zdarzały się przypadki pracy powyżej 8-godzinnej normy dobowej?

System czasu pracy

W przypadku pracownika, który będzie pracował nieregularnie, czasami powyżej 8-godzinnej dobowej normy czasu pracy, optymalnym systemem jest system równoważnego czasu pracy, o którym mowa w art. 135 K.p. Jego podstawową zaletą jest możliwość planowania różnej długości dniówek roboczych. Pozwala on nie tylko na zaplanowanie dniówki dłuższej niż 8-godzinna (maksymalnie 12-godzinnej), ale również na jej skrócenie poniżej 8 godzin w przypadku równoważenia przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy, krótszym dobowym wymiarem czasu pracy. Umożliwia to dopasowanie czasu pracy do czasochłonności zaplanowanych zadań, co może być trudne w systemie podstawowym.

Przyjęcie równoważnego systemu czasu pracy wiąże się z koniecznością sporządzania dla pracownika harmonogramów pracy, obejmujących co najmniej 1 miesiąc i przekazywanych pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który dany harmonogram został sporządzony. Taki system nie sprawdzi się jednak u pracodawców, którzy nie są w stanie przewidzieć zapotrzebowania na pracę w skali najbliższego miesiąca. Oczywiście istnieje możliwość ingerencji w ogłoszone harmonogramy w trakcie ujętego w nich okresu, niemniej jest to ograniczone do przypadków określonych w art. 151³, 151², 151¹¹ K.p., czyli udzielenia:

innego dnia wolnego za pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych oraz
innego dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto (i odpowiednio pracę w dniu wolnym wyznaczonym za pracę w niedzielę lub święto).

Aby korzystać z możliwości wprowadzenia zmian w rozkładzie np. w razie wystąpienia niezależnych od pracodawcy zdarzeń lub okoliczności nieprzewidzianych na etapie układania harmonogramów, które obiektywnie uzasadniają konieczność ingerencji w rozkład czasu pracy, powinno to wynikać z obowiązującego u pracodawcy aktu wewnątrzzakładowego, np. regulaminu pracy. Niezależnie od tego ingerencje takie powinny mieć charakter sporadyczny i wyjątkowy, a nie dotyczyć większości zaplanowanych dni pracy.

Rozkład czasu pracy

Fakt, iż pracownik będzie wykonywał pracę przeważnie w godzinach nocnych wskazuje pośrednio, iż jego godziny pracy w poszczególnych dobach mogą się różnić. Potencjalnie rodzi to ryzyko naruszenia doby pracowniczej, gdyż zapewnienie, że ewentualna zmiana godziny rozpoczęcia pracy będzie odbywała się tylko w jedną stronę - na godzinę późniejszą niż w poprzedniej dobie, poważnie ogranicza możliwości pracodawcy w zakresie planowania pracy. Z uwagi na to korzystnym rozwiązaniem może okazać się wprowadzenie tzw. ruchomego czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ § 1 K.p. Pozwala on planować różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które są dla pracownika dniami pracy, wyłączając jednocześnie ryzyko powstania nadgodzin wskutek zaplanowanej pracy w tej samej dobie pracowniczej. W ruchomym rozkładzie czasu pracy, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 140¹ § 4 K.p.).

Zwracamy uwagę! Stosowanie organizacji ruchomej nie może powodować naruszenia prawa pracownika do nieprzerwanego odpoczynku dobowego i tygodniowego (art. 140¹ § 3 K.p.). W efekcie pracownik zawsze powinien mieć zaplanowane minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku pomiędzy zakończeniem pracy, a jej rozpoczęciem w kolejnej dobie.

Okres rozliczeniowy

W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi względnie dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 129 § 2 K.p.). Odbywa się to na zasadach określonych w art. 150 § 3 K.p., a kopię zawartego porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego, pracodawca przekazuje właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia (art. 150 § 4 K.p.).

Dłuższe okresy rozliczeniowe mają istotne znaczenie w branżach, w których zmienne zapotrzebowanie na pracę uzasadnia korzystanie z "nierównomiernego" rozkładu czasu pracy. Przykładowo pracodawca z branży turystycznej, który jest w stanie przewidzieć, że w okresie od maja do sierpnia będzie miał szczyt zapotrzebowania na świadczone usługi z uwagi na wzmożony ruch turystyczny, a w pozostałych miesiącach zapotrzebowanie to będzie mniejsze, może rozważyć wprowadzenie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego lub okresów 6-miesięcznych, obejmujących odpowiednio okres od 1 stycznia do 30 czerwca i od 1 lipca do 31 grudnia. W ten sposób zyskuje on możliwość "kumulowania" godzin pracy w miesiącach zwiększonego zapotrzebowania na pracę, przy jednoczesnym planowaniu mniejszej liczby godzin w miesiącach przypadających poza tym okresem. Przy 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym od 1 stycznia do 31 grudnia pracodawca ten w miesiącach przypadających w szczycie sezonu (maj, czerwiec, lipiec i sierpień) może zaplanować większą liczbę godzin pracy niż wynikałaby z miesięcznego wymiaru, a w pozostałych odpowiednio mniejszą. Jednakże będzie to miało ekonomiczny sens, gdy pracownicy wynagradzani są stałą stawką miesięczną, ponieważ przy stawce godzinowej poza koniecznością wypłaty wyższego wynagrodzenia w miesiącach szczytu zapotrzebowania na pracę może pojawić się obowiązek uzupełniania wynagrodzenia do poziomu płacy minimalnej w miesiącach, w których plan pracy jest wyraźnie niższy od wymiaru.

Dłuższe okresy rozliczeniowe nie są jednak pozbawione wad. Zatrudniając pracownika w trakcie okresu rozliczeniowego trzeba obliczyć dla niego wymiar "cząstkowy" i indywidualnie sporządzić harmonogram tak, aby uniknąć zaplanowania zbyt dużej lub zbyt małej liczby godzin pracy. To zaś komplikuje planowanie czasu pracy, skoro nowo zatrudniony pracownik nie może pracować zgodnie z rytmem ustalonym dla wszystkich pracowników. Ta zasada działa w obie strony, gdyż podobnych problemów przysparza rozwiązywanie umów w trakcie okresu rozliczeniowego.

Zwracamy uwagę! Zgodnie z art. 151⁶ § 1 K.p., w razie ustania stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego pracownikowi przysługuje, oprócz normalnego wynagrodzenia, prawo do dodatku, o którym mowa w art. 151¹ § 1 K.p., jeżeli w okresie od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy pracował on w wymiarze godzin przekraczającym normy czasu pracy. Przepis ten stosuje się odpowiednio w razie nawiązania stosunku pracy w trakcie okresu rozliczeniowego.

W przypadku rozwiązania umowy w trakcie długiego okresu rozliczeniowego, pierwszym krokiem powinno być obliczenie wymiaru "cząstkowego". Do niego odnosi się następnie faktyczne godziny pracy pracownika, a przy "nierównomiernym" rozkładzie czasu pracy możliwe jest zarówno niedopracowanie wymiaru i wynikający z tego przestój (jeśli okres zatrudnienia przypada na miesiące obniżonego zapotrzebowania na pracę), jak i znaczne przekroczenie wymiaru, gdy okres zatrudnienia przypada na szczyt sezonu.

Przepis art. 135 § 2 K.p. pozwala w szczególnie uzasadnionych przypadkach na przedłużenie okresu rozliczeniowego nie więcej jednak niż do 3 miesięcy. Jednakże stosowanie okresu rozliczeniowego, o którym mowa w tym przepisie, przez pracodawcę, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także u pracodawcy, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, ustawodawca uzależnia od uprzedniego zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy (art. 150 § 2 K.p.). Decydując się na wprowadzenie 3-miesięcznych okresów rozliczeniowych, warto jednak rozważyć, czy wynikające z ich stosowania korzyści przeważają nad aspektami negatywnymi, komplikującymi planowanie i rozliczanie czasu pracy pracowników.

Rozstrzygając czy w przypadku pracownika z pytania lepiej i "bezpieczniej" będzie planować i rozliczać pracę w ramach 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego, należałoby przeanalizować, czy zapotrzebowanie na pracę w poszczególnych miesiącach będzie stałe, czy też z uwagi na sezonowe spiętrzenie liczby lotów, a co za tym idzie samolotów wymagających sprzątania, pracodawca odniesie realne korzyści ze stosowania "nierównomiernego" rozkładu czasu pracy. W tym ostatnim przypadku wydłużenie okresu rozliczeniowego może przełożyć się na ograniczenie kosztów pracy. Z uwagi na potencjalną możliwość planowania pracy powyżej 8 godzin warto skorzystać z równoważnego systemu czasu pracy, który w tych okolicznościach powinien sprawdzić się lepiej niż system podstawowy. Rekomendowane byłoby ponadto uzupełnienie go o tzw. ruchomy czas pracy, o którym mowa w art. 140¹ § 1 K.p., gdyż pozwoli to na bezpieczne planowanie różnych godzin rozpoczynania i kończenia pracy.