Zasady sporządzania i przekazywania rozkładów czasu pracy

Przepisy Kodeksu pracy przewidują obowiązek sporządzania dla pracowników rozkładów czasu pracy. Jednocześnie wskazują też przypadki, gdy wymóg ten nie obowiązuje. Tak jest np. gdy rozkład czasu pracy wynika z przepisów zakładowych, obwieszczenia o czasie pracy albo z umowy o pracę. Przy zmiennych rozkładach pracownicy powinni być co najmniej z tygodniowym wyprzedzeniem poinformowani o swoich grafikach czasu pracy.

Sporządzanie rozkładów

Rozkład czasu pracy określa plan pracy pracowników lub grupy pracowników w konkretnych dniach i godzinach. Natomiast harmonogram pracy jest już zindywidualizowanym planem pracy dla danego pracownika.

Obowiązek tworzenia rozkładu czasu pracy wynika z art. 129 § 3 K.p. W myśl tej regulacji, rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został on sporządzony. Przypadki, w których nie trzeba sporządzać rozkładów czasu pracy, określa art. 129 § 4 K.p.

Wyłączenie obowiązku tworzenia rozkładów

Pracodawca nie sporządza rozkładu czasu pracy, jeżeli:

rozkład czasu pracy wynika z prawa pracy, z obwieszczenia o systemach i rozkładach czasu pracy albo z umowy o pracę (przykład 1),
w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 § 1 K.p.; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,
na pisemny wniosek pracownika pracodawca stosuje do niego ruchomy rozkład czasu pracy,
na pisemny wniosek pracownika pracodawca ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Przez sytuację, w której nie trzeba sporządzać rozkładu czasu pracy (bowiem wynika on z prawa pracy), należy rozumieć obowiązywanie rozkładów na podstawie przepisów Kodeksu pracy, innych ustaw, a także postanowień układów zbiorowych pracy, regulaminów czy statutów (art. 9 § 1 K.p.). Zatem, gdy plan pracy pracownika został określony w przepisach odrębnych zakładowych, obwieszczeniu lub w umowie o pracę i ma charakter powtarzalny, pracodawca nie ma obowiązku sporządzania co miesiąc indywidualnych rozkładów czasu pracy.

Przykładem takiej organizacji czasu pracy jest tzw. system podstawowy, w którym pracownicy wykonują pracę przez 5 dni w tygodniu, przy zachowaniu 8-godzinnej normy dobowej oraz przeciętnie 40-godzinnej normy tygodniowej, w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w tej organizacji zazwyczaj jest sobota. Jeżeli taki rozkład czasu pracy jest niezmienny, to zasadniczo nie wymaga od pracodawcy układania harmonogramów.

Wprowadzenie rozkładu w zakładzie

Zasady wprowadzania w zakładzie systemów i rozkładów czasu pracy określa art. 150 K.p. Przewiduje on, że systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy, jak też nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu pracy (mali pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników).

Jeżeli chodzi o ruchomy rozkład czasu pracy, to jego wprowadzenie powinno nastąpić na podstawie:

układu zbiorowego pracy lub porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a K.p., albo
porozumienia zawartego z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Rozkład ruchomy można też wprowadzić w trybie indywidualnym, na pisemny wniosek pracownika (przykład 2).

Przykład 1

Pracodawca stosuje 12-miesięczny okres rozliczeniowy dla pracowników zatrudnionych przy produkcji, a dla pracowników biurowych 4-miesięczne okresy rozliczeniowe, licząc od stycznia. Wszyscy pracownicy pracują od poniedziałku do piątku po 8 godzin, w stałych godzinach rozkładowych, przy czym pracownicy produkcyjni na 2 zmiany, naprzemiennie w jednym tygodniu zmiana poranna, a w następnym popołudniowa. Postanowienia w kwestii stosowanych w zakładzie rozkładów czasu pracy zamieszczono w regulaminie pracy. Ponieważ rozkłady czasu pracy wszystkich pracowników wynikają z przepisów prawa pracy i są stałe, pracodawca nie ma obowiązku sporządzania dla nich indywidualnych rozkładów.

Przykład 2

Pracownik zatrudniony w firmie ma rozkład czasu pracy określony w umowie o pracę. Dotychczas wykonywał on pracę w dniach od poniedziałku do piątku po 8 godzin, w godzinach od 8⁰⁰ do 16⁰⁰. Obecnie wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o zastosowanie do niego ruchomej organizacji czasu pracy. Chciałby rozpoczynać wykonywanie pracy w przedziale godzin między 7⁰⁰ a 9⁰⁰.

Zaakceptowanie wniosku pracownika przez pracodawcę będzie wymagało zmiany postanowień zawartych w umowie o pracę. Postanowienia dodatkowe zamieszczone w umowie o pracę są bowiem traktowane jako warunki umowy o pracę, których zasadniczo pracodawca nie może zmieniać w trybie swojej jednostronnej decyzji. Zmianę warunków zatrudnienia w umowie o pracę można wprowadzić za porozumieniem stron lub w drodze wypowiedzenia zmieniającego.

Dla małego pracodawcy, który nie musi tworzyć regulaminu pracy, korzystniejsze wydaje się niewprowadzanie do umowy o pracę zapisów dotyczących organizacji czasu pracy. W razie zmiany takiej organizacji powstaje kwestia zmiany postanowień umowy o pracę.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)