Prowadzenie ewidencji czasu pracy dla kadry zarządzającej

Czy dla osoby zatrudnionej na stanowisku projektanta i jednocześnie dyrektora (jedna umowa), będącej osobą zarządzającą, należy sporządzać ewidencję czasu pracy?

Wśród pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy ustawodawca wymienia, w zależności od formy prawnej pracodawcy i ustalonego sposobu jego reprezentacji, pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz - w każdym przypadku - głównych księgowych (art. 128 § 2 pkt 2 K.p.). Do tych pracowników odnosi się norma art. 149 § 2 K.p., zgodnie z którą m.in. w stosunku do pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy (obok zatrudnionych w zadaniowym czasie pracy i otrzymujących ryczałty za nadgodziny lub pracę nocną) nie ewidencjonuje się godzin pracy. Już na tym etapie można wysnuć dwa istotne wnioski. Po pierwsze dyrektor - poza przypadkami gdy kieruje jednoosobowo zakładem pracy (np. szkołą) zazwyczaj nie wchodzi do grona pracowników zarządzających. W praktyce pracownik zatrudniony na stanowisku dyrektora ma przeważnie status kierownika wyodrębnionej komórki organizacyjnej pracodawcy (np. działu handlowego, technicznego, projektowego itp.). Po drugie zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy pracowników zarządzających nie jest równoznaczne z brakiem obowiązku prowadzenia dla nich ewidencji czasu pracy. Przeciwnie, oznacza to jedynie, że dokument ten nie musi zawierać informacji o godzinach pracy w poszczególnych dobach. Takie rozwiązanie jest racjonalne, gdyż nadzór nad faktycznym czasem pracy pracowników zarządzających jest utrudniony. Osoby te zazwyczaj same decydują o zadaniach do wykonania w danym dniu, świadcząc, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami bez prawa do wynagrodzenia (art. 151⁴ § 1 K.p.).

Ważne: Pracodawca w ewidencji czasu pracy kadry zarządzającej ewidencjonuje dni pracy, dni wolne z wyodrębnieniem urlopów, zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Powyższe wynika z § 8 pkt 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.

W przypadku kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych nie przewidziano takiego wyjątku, więc ich ewidencja czasu pracy musi mieć charakter godzinowy. To zaś oznacza, że poza wymienionymi nieobecnościami w pracy ewidencja kierownika wyodrębnionej komórki organizacyjnej pracodawcy powinna zawierać dane o pracy w poszczególnych dobach, w tym świadczonej w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w ramach dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, oraz o pełnionych dyżurach.

Wzór ewidencji czasu pracy dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl.

Jednoczesne zatrudnienie na stanowisku projektanta i dyrektora wskazuje, że obok zadań związanych z kierowaniem pracą podległego zespołu w zakresie obowiązków pracownika mieszczą się również prace wykonywane przez "szeregowych" pracowników działu projektowego. Choć nie ma to znaczenia z perspektywy obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy i wymaganego przepisami stopnia jej szczegółowości, warto pamiętać, że wykonywanie przez kierownika zadań "szeregowych" pracowników - obok pracy związanej z zarządzaniem podległym zespołem - wyklucza możliwość traktowania takiego pracownika jako kierownika z perspektywy przepisów o czasie pracy. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 22 czerwca 2016 r. (sygn. akt III PK 118/15) uznając, że: "(...) prawo pracownika kierującego wyodrębnioną komórką organizacyjną pracodawcy do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych wynika także z wykonywania przez niego pracy na równi z podległymi pracownika bądź nawet za nich (...) pracownik, który - kierując wyodrębnioną komórką organizacyjną - wykonuje równocześnie pracę na równi z członkami kierowanego zespołu, nie może być uznawany za kierownika w rozumieniu art. 151⁴ K.p. (...)". Nawet, gdyby traktować dyrektora jako pracownika zarządzającego jednoosobowo zakładem pracy, fakt zatrudnienia na stanowisku dyrektora-projektanta może rodzić podobne wątpliwości. Jeśli pracownik będzie stale przekraczał normy wskutek równoległego wykonywania zadań związanych z zarządzaniem firmą oraz prac projektowych, istnieje duże prawdopodobieństwo, że w razie sporu z pracodawcą o wynagrodzenie za nadgodziny sąd przyzna rację pracownikowi. Wskazuje na to wyrok Sądu Najwyższego z 8 marca 2011 r. (sygn. akt II PK 221/10, OSNP 2012/9-10/111), w którym uznano, że: "Główny księgowy wykonujący jednocześnie i stale pracę szeregowego pracownika, czyli pracujący w warunkach ukrytej pracy rotacyjnej, nie jest objęty hipotezą art. 151⁴ § 1 K.p.".