Gazeta Podatkowa nr 10 (947) z dnia 4.02.2013

Jak elastycznie zaplanować czas pracy?

W przepisach prawa pracy nie został odrębnie uregulowany elastyczny system czasu pracy, choć od dawna postulują o to pracodawcy. Wielu chciałoby również usankcjonowania możliwości stosowania ruchomego czasu pracy, choć aktualnie nie jest to jeszcze możliwe. Ten stan rzeczy powoduje, że mogą oni planować czas pracy podwładnych jedynie w ramach systemów czasu pracy określonych w Kodeksie pracy. Obecnie najlepsze możliwości elastycznego ustalania rozkładów czasu pracy daje pracodawcom system równoważny.

System równoważny w kilku odmianach

W zakładach, w których natężenie pracy w poszczególnych tygodniach okresu rozliczeniowego jest zmienne, korzystna dla pracodawcy byłaby możliwość elastycznego zarządzania czasem pracy, pozwalająca w zależności od potrzeb skracać bądź wydłużać dniówkę roboczą pracownika lub kumulować dni pracy.

Równoważny system czasu pracy częściowo spełnia takie oczekiwania, jednakże wprowadza też pewne ograniczenia. Należy w nim bowiem planować pracę w ramach normy dobowej i tygodniowej, z zachowaniem zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a także przy zachowaniu odpoczynku dobowego i tygodniowego. System równoważny występuje w trzech wersjach przewidujących możliwość przedłużenia dniówki roboczej:

• do 12 godzin w maksymalnie miesięcznym okresie rozliczeniowym, przy czym w szczególnie uzasadnionych przypadkach w tej wersji systemu równoważnego możliwe jest przedłużenie okresu rozliczeniowego nie więcej niż do 3 miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych dopuszczalny jest nie dłuższy niż 4-miesięczny okres rozliczeniowy (tzw. wersja podstawowa),
   
• do 16 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca, stosowany przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy,
   
• do 24 godzin, gdzie dopuszczalne są okresy rozliczeniowe takie jak w wersji podstawowej; system w tej wersji jest stosowany wobec pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych.

System równoważny można wprowadzić, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją.

Ten rodzaj organizacji pracy wymaga planowania pracy odrębnie dla każdego okresu rozliczeniowego. Tylko ci pracodawcy, którzy stosują stały rozkład czasu pracy (np. od poniedziałku do piątku w stałych godzinach pracy) nie mają obowiązku tworzenia harmonogramów czasu pracy. Wówczas wystarczą odpowiednie postanowienia regulaminowe.

W przedstawionych wersjach równoważnego systemu czasu pracy, gdzie dopuszczalna jest dłuższa niż 8-godzinna dniówka robocza, przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy (art. 135 § 1 K.p.).

Planowanie pracy w systemie równoważnym

Podstawą planowania pracy w ramach danego systemu jest wymiar czasu pracy, który ustala się zgodnie z art. 130 K.p. Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:

• mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
   
• dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku,
   
• odejmując od otrzymanej liczby 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela.

Do celów rozliczania czasu pracy pracownika przez tydzień należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 pkt 2 K.p.). Natomiast dobę stanowią 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

W systemie równoważnym należy także zachować zasadę przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Jednakże wyznaczanie większej ilości dni wolnych w zamian za pracę w przedłużonym wymiarze dobowym najczęściej zapobiega naruszeniom tej zasady. Pracodawcy powinni także pamiętać, że planując pracę w każdym systemie czasu pracy, który przewiduje rozkład czasu pracy obejmujący pracę w niedziele i święta, pracownikom należy zapewnić łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie (art. 147 K.p.).

W myśl art. 151¹⁰ K.p., praca w niedziele i święta jest dozwolona tylko przy niektórych rodzajach prac lub w niektórych organizacjach czasu pracy, wskazanych w tym przepisie. Za pracę dozwoloną w niedzielę lub święto należy pracownikowi zapewnić inny dzień wolny od pracy:

• w zamian za pracę w niedzielę - w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a jeżeli nie jest to możliwe - do końca okresu rozliczeniowego,
   
• w zamian za pracę w święto - w ciągu okresu rozliczeniowego (art. 151¹¹ K.p.).

Zapewnienie innego dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę lub święto polega na konkretnym wyznaczeniu tego dnia. Jest to istotne nie tylko ze względu na obowiązek wykazania prawidłowości planowania pracy oraz uniknięcia konieczności wypłaty dodatków, ale także ze względu na odmienną wysokość dodatków za pracę nadliczbową w takich dniach, gdyby wystąpiła konieczność dodatkowej pracy.

Pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy.

Korzystanie z co czwartej niedzieli wolnej od pracy nie dotyczy pracownika zatrudnionego w weekendowym systemie czasu pracy (art. 151¹² K.p.).

Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy (pismo nr: GPP-459-4560-49/09/PE/RP), pracodawca wywiąże się z wymogu udzielenia co najmniej raz na 4 tygodnie niedzieli wolnej od pracy, jeśli w każdym dowolnie wybranym czterotygodniowym okresie będzie przypadać co najmniej jedna niedziela wolna od pracy.

Wolne przy przedłużonej dniówce

Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku (art. 132 § 1 K.p.), z wyjątkiem:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
   
• przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

W przypadkach tych pracownikowi przysługuje, w okresie rozliczeniowym, równoważny okres odpoczynku.

Odpoczynek dobowy nie dotyczy zatrudnionych w systemie równoważnym, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dniówki roboczej do 16 lub do 24 godzin. W tych dwóch wersjach systemu równoważnego po każdym okresie wykonywania pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy, pracownik nabywa prawo do odpoczynku przez czas odpowiadający co najmniej liczbie przepracowanych godzin, niezależnie od 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego.

Odpoczynek tygodniowy zasadniczo powinien wynieść 35 godzin, obejmując co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 133 K.p.). Powinien on przypadać w niedzielę, a w innym dniu tylko w przypadkach dozwolonej pracy w niedzielę.

Warto zauważyć, że wobec braku odmiennych regulacji, odpoczynek tygodniowy może przypadać zarówno na początku, w trakcie, jak i na końcu każdego tygodnia.

Ruchoma organizacja pracy

Systemy i rozkłady czasu pracy określa Kodeks pracy. Nie przewiduje on organizacji zwanej ruchomym czasem pracy, która polega na różnych godzinach rozpoczynania i kończenia pracy po przepracowaniu wymiaru dobowego. Z przepisów Kodeksu pracy wynika raczej zakaz stosowania takiej organizacji czasu pracy, gdyż może ona powodować dwukrotną pracę w tej samej dobie pracowniczej, a ponadto stanowić pracę w godzinach nadliczbowych.

Odmienne stanowiska odnośnie stosowania tzw. ruchomego czasu pracy prezentują Państwowa Inspekcja Pracy oraz Departament Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Zdaniem PIP (informacja dostępna na stronie internetowej PIP w zakładce: pytania i porady prawne): "W obecnym stanie prawnym, czas pracy nie może być ustalany przez pracodawcę w taki sposób, że nie są określone konkretne godziny rozpoczynania i kończenia pracy, a tylko określone są przedziały czasowe, w jakich pracownicy rozpoczynają i kończą pracę ("ruchomy czas pracy"), gdyż nie ma przepisów prawa pracy o charakterze powszechnie obowiązującym, które dopuszczałyby taką organizację czasu pracy. Przepisy o czasie pracy mają bowiem charakter norm ochronnych i bezwzględnie obowiązujących. (…)

Indywidualny rozkład czasu pracy nie może naruszać norm czasu pracy mających walor ochronny, a w tym i regulacji definiującej dobę pracowniczą (art. 128 § 3 pkt 1 K.p.), która również jest konstrukcją prawną o tym charakterze. (…)"

Natomiast zdaniem MPiPS "uwolnienie" godziny rozpoczynania pracy powoduje, że pracodawca niejako zrzeka się planowania czasu pracy. "W tak rozumianym «ruchomym czasie pracy» o początku dnia pracy decyduje sam pracownik, zaś koniec jego dnia pracy wyznacza automatycznie upływ dobowego wymiaru czasu pracy. Ze względu na znaczne korzyści dla pracowników wynikające z takiej organizacji czasu pracy wydaje się możliwe prezentowanie poglądu o dopuszczalności jej stosowania na podstawie regulaminu pracy".

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)