Gazeta Podatkowa nr 44 (981) z dnia 3.06.2013

Odrębna ewidencja czasu pracy dla każdego pracownika

Rozpocząłem prowadzenie działalności gospodarczej. W związku z jej rozwojem zaczynam zatrudniać pracowników. Czy dla każdego z nich oddzielnie obowiązany jestem prowadzić ewidencję czasu pracy? Co należy w niej ewidencjonować?

Pracodawca prowadzi osobną ewidencję czasu pracy dla każdego pracownika, niezależnie od tego, ilu ich zatrudnia. Oznacza to, że nawet zatrudnienie tylko jednego pracownika powoduje obowiązek prowadzenia dla niego ewidencji czasu pracy. Dokumentacja ta służy do celów prawidłowego ustalenia wysokości wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 K.p.). Jedynie w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy, ograniczając ewidencję do dni pracy i nieobecności.

Informacje, jakie powinna zawierać ewidencja czasu pracy, zostały określone w § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.). Wynika z niego, że indywidualna karta ewidencji czasu pracy obejmuje:

• pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę: w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
   
• dyżury,
   
• urlopy,
   
• zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
   
• w stosunku do pracowników młodocianych także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Jednocześnie powołane rozporządzenie ani inne przepisy prawa pracy nie określają wzoru ewidencji czasu pracy. Państwowa Inspekcja Pracy w Poradniku pracodawcy dostępnym na stronie internetowej PIP (www.pip.gov.pl) informuje jednak, że: "Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w formie imiennej karty. Przepisy nie określają wzoru takiej karty - można zatem prowadzić ewidencję w dowolnej formie, pod warunkiem, że będzie ona zawierać wszystkie niezbędne, wymagane informacje. (…) Karta taka może być również prowadzona w formie elektronicznej z możliwością uzyskania wydruku na życzenie osoby uprawnionej do dokonywania kontroli".