Ustalenie różnych okresów rozliczeniowych w jednym przedsiębiorstwie

Firma posiada dwa oddziały w dwóch różnych miejscowościach w kraju. Czy może wydłużyć okresy rozliczeniowe w poszczególnych oddziałach firmy? Czy w każdym z nich może obowiązywać inny okres rozliczeniowy?

Nie ma przeszkód, aby wydłużyć okres rozliczeniowy nawet do 12 miesięcy (spełniając określone warunki), a ponadto w każdym z oddziałów zróżnicować jego długość w zależności od potrzeb zakładu. Co więcej, pracodawca może stosować różne okresy nawet w odniesieniu do pracowników (grup pracowników) zatrudnionych w tym samym oddziale przedsiębiorstwa.

Kodeks pracy nie zawiera definicji legalnej okresu rozliczeniowego, ograniczając się do zakreślenia maksymalnej jego długości. Wykładni tej instytucji dokonuje się biorąc pod uwagę ogół przepisów z zakresu czasu pracy. W świetle tych przepisów okres rozliczeniowy to określone przez pracodawcę ramy czasowe, w granicach których ustala się wymiar czasu pracy, a w następnej kolejności rozlicza czas przepracowany przez danego pracownika. Kodeks pracy wskazuje przy tym jedynie górną granicę okresu rozliczeniowego.

Podobnie wyjaśniał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 marca 2010 r. (sygn. akt I PK 191/09), w którym stwierdził, że: "(...) Istota instytucji okresów rozliczeniowych czasu pracy sprowadza się do tego, że w ramach danego okresu ustala się ilość przepracowanych przez pracowników dni i godzin, by następnie określić liczbę godzin nadliczbowych (w ujęciu dawnego art. 133 K.p. a obecnie art. 151 K.p.), wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej, które nie zostały zrekompensowane czasem wolnym i podlegają wynagrodzeniu obejmującemu (…) wynagrodzenie normalne wraz z dodatkiem. Zbilansowanie czasu pracy pracowników następuje po zakończeniu okresu rozliczeniowego.".

Do 22 sierpnia br. okres rozliczeniowy nie mógł przekraczać 4 miesięcy (w jednym z wariantów systemu równoważnego oraz w systemie skróconego tygodnia i weekendowym 1 miesiąca, a w ruchu ciągłym 4 tygodni). Dłuższy, maksymalnie 6- lub 12-miesięczny okres rozliczeniowy mógł być natomiast stosowany przy pracach w rolnictwie, hodowli, przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób. W drugim przypadku, gdy było to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi lub technicznymi mającymi wpływ na procesy pracy. Takie przedłużenie nie było jednak możliwe w przypadku stosowania systemu równoważnego oraz pracy w ruchu ciągłym.

Także po nowelizacji Kodeksu pracy ustawą z dnia 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (Dz. U. poz. 896), która weszła w życie 23 sierpnia 2013 r., standardowy okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy (art. 129 § 1 K.p.). W przypadku stosowania tego podstawowego rozwiązania w dalszym ciągu obowiązują też ograniczenia co do długości okresu w systemach równoważnych i w ruchu ciągłym, a także w systemie skróconego tygodnia pracy i weekendowym. Jednakże pracodawca zyskał możliwość jego przedłużenia, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi, lub organizacyjnymi.

Powyższe wymaga wszczęcia odpowiedniej procedury, o czym szczegółowo pisaliśmy w UiPP nr 17/2013, str. 31-35.

Przechodząc do długości okresu rozliczeniowego u konkretnego pracodawcy należy stwierdzić, że żaden przepis prawa nie nakazuje stosowania jednakowego okresu do wszystkich grup zatrudnionych. Byłoby to zresztą niemożliwe już z samego faktu stosowania różnych systemów lub rozkładów czasu pracy, które są zdeterminowane rodzajem wykonywanej pracy i które podlegają różnym ograniczeniom w tym względzie.

W świetle powyższego pracodawca może stosować różne okresy rozliczeniowe nie tylko wobec pracowników różnych oddziałów firmy, ale także zatrudnionych w tym samym oddziale. Powinno to jednak jednoznacznie wynikać z aktów prawa wewnętrznego, obwieszczenia o czasie pracy lub porozumienia albo z więcej niż jednego z tych aktów jednocześnie.

Pracodawca "jednooddziałowy" do końca września 2013 r., na mocy postanowień regulaminu pracy, stosował w stosunku do pracowników:

• administracyjnych i gospodarczych: 3-miesięczny okres rozliczeniowy,
  
• produkcyjnych: 4-miesięczny okres rozliczeniowy,
  
• dozoru: 6-miesięczny okres rozliczeniowy.

Od 1 października 2013 r. na podstawie pisemnego porozumienia z organizacją związkową pracowników produkcyjnych obowiązuje 12-miesięczny okres rozliczeniowy. Pozostali pracownicy są objęci okresami dotychczasowymi, stosownie do postanowień regulaminu pracy.

Powyższe pozostaje w zgodzie z obowiązującymi przepisami.

Pracodawca świadczy usługi na terenie całego kraju i posiada kilka oddziałów terenowych. W każdym z nich ustalony jest odrębny, dostosowany do potrzeb, okres rozliczeniowy. Jeżeli zostały one wprowadzone we właściwy formalnie sposób, nie narusza to przepisów z zakresu czasu pracy.