Zmiana przepisów zakładowych a modyfikacja umowy o pracę

W firmie trwają przygotowania do zmiany regulaminu pracy i wynagradzania. Wejdą w życie prawdopodobnie w połowie stycznia 2025 r. (aktualnie przeprowadzane są konsultacje związkowe). Czy w zakresie wprowadzanych zmian trzeba jeszcze dokonać wypowiedzeń zmieniających? Czy trzeba zaktualizować informacje o warunkach zatrudnienia?

Zmiana regulaminów zakładowych w wielu przypadkach pociąga za sobą konieczność modyfikacji indywidualnych warunków zatrudnienia pracownika, przy czym chodzi tu głównie o przepisy płacowe, a nie regulamin pracy. Jego zmiana na ogół nie wymaga modyfikacji umowy o pracę, chyba że strony wprowadziły do umowy zapisy dotyczące spraw będących przedmiotem tego regulaminu, tj. spraw organizacyjnych i porządkowych. Co do zasady, nie powinny być one jednak przedmiotem umowy o pracę.

Zmiana regulaminu wynagradzania wymaga zazwyczaj zmiany umowy o pracę, jeżeli pracownik miałby zostać pozbawiony pewnych świadczeń, np. dodatku czy premii regulaminowej, lub otrzymywać dotychczasowe świadczenia w niższej wysokości. Sama modyfikacja regulaminowych warunków płacowych nie spowoduje bowiem zmiany warunków umowy o pracę - bez względu na datę wejścia w życie zmian w związku z upływem 2 tygodni od podania ich do wiadomości pracowników. Trzeba je - w odniesieniu do indywidualnej umowy o pracę - również wypowiedzieć lub zmienić w trybie porozumienia stron. Dopiero po upływie okresu wypowiedzenia lub z nadejściem daty wskazanej w porozumieniu nowe warunki zaczną obowiązywać w odniesieniu do konkretnego pracownika.

Przy wypowiadaniu warunków umowy o pracę w związku ze zmianą układu zbiorowego/regulaminu wynagradzania nie obowiązuje szczególna ochrona przed wypowiedzeniem.

Należy zasygnalizować, że w niektórych sytuacjach pracodawca nie musi modyfikować indywidualnych umów o pracę w związku ze zmianą aktów zakładowych. Ma to miejsce w przypadku:

czasowego zawieszenia niektórych zapisów regulaminowych na podstawie art. 9¹ K.p. (chodzi o takie zapisy, które są korzystniejsze dla pracowników od rozwiązań ustawowych); w razie skorzystania z takiej możliwości indywidualne warunki płacowe wynikające z zawieszonych postanowień nie obowiązują z mocy samego prawa; pracodawca nie musi ich wypowiadać ani zmieniać umowy o pracę w drodze porozumienia,
zmiany układu zbiorowego lub regulaminu wynagradzania na korzyść pracowników; korzystniejsze zapisy z mocy prawa zastępują wówczas poprzednie postanowienia, mniej korzystne dla zatrudnionych.

W informacji o warunkach zatrudnienia, o której wspomniano w pytaniu, podaje się m.in. dane o innych niż uzgodnione w umowie o pracę, przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz o świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych (art. 29 § 3 K.p.). W razie zmiany w tych składnikach lub świadczeniach, np. w następstwie zmiany regulaminu wynagradzania, należy dokonać aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia. Powinna być ona przekazana pracownikowi najpóźniej w dniu, w którym zmiany będą miały do niego zastosowanie (art. 29 § 3³ K.p.).