Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 20 (638) z dnia 10.10.2025

Wpływ zmiany zasad wypłaty premii kwartalnej na podstawę wymiaru świadczenia chorobowego

1) Od 1 lipca 2025 r. w zakładzie pracy zmieniły się zasady wypłaty premii kwartalnej. Wcześniej nie była ona zmniejszana za okresy usprawiedliwionych nieobecności w pracy, a po zmianie podlega proporcjonalnemu zmniejszeniu za dni tych absencji. Czy obecnie do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych powinniśmy wliczać tylko premie wypłacone za okres po zmianie regulaminu premiowania?

Nie, od 1 lipca 2025 r. w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych należy uwzględniać 1/12 kwot premii wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Premie przysługujące za okresy kwartalne wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia chorobowego (tj. wynagrodzenia chorobowego i zasiłków z ubezpieczeń społecznych) w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 42 ust. 2 ustawy zasiłkowej).

Zgodnie z art. 41 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej, do podstawy wymiaru świadczeń chorobowy nie wlicza się składników wynagrodzenia przysługujących w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, tylko do określonego terminu. Przy czym dotyczy to podstawy wymiaru ustalanej za okres po tym terminie. Analogicznie jest w przypadku zaprzestania wypłaty danego składnika wynagrodzenia na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu.

Zwracamy uwagę! Dla przyjęcia premii kwartalnej do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego nie ma znaczenia, czy pracownik w danym kwartale przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy, czy też nie.

Zmiana regulaminu premiowania, o której mowa w pytaniu, spowodowała, że od 1 lipca 2025 r. premie kwartalne pracodawca powinien uwzględniać w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych, po ewentualnym uzupełnieniu według zasad określonych w art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Od tego bowiem dnia ulegają one proporcjonalnemu zmniejszeniu za okresy usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Należy je uwzględniać w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Nie ma tu znaczenia, że premia wcześniej nie była zmniejszana za okresy absencji zasiłkowych - istotne jest, że obecnie takie absencje skutkują zmniejszeniem jej wysokości. Przy czym premie wypłacone za kwartały, w których nie były zmniejszane za okresy usprawiedliwionych nieobecności w pracy podlegają wliczeniu do podstawy wymiaru w kwocie faktycznie wypłaconej (bez uzupełnienia).

Pracownik obok wynagrodzenia zasadniczego w stałej miesięcznej wysokości otrzymuje również zmienne premie kwartalne. Od 1 lipca 2025 r., w związku ze zmianą regulaminu premiowania, premie te ulegają proporcjonalnemu zmniejszeniu za okresy absencji w pracy spowodowanej chorobą, opieką i macierzyństwem/rodzicielstwem/ojcostwem (wcześniej w ogóle nie ulegały zmniejszeniu za te okresy).

Pracownik nabył prawo do wynagrodzenia chorobowego za okres od 1 do 5 października 2025 r. Podstawę jego wymiaru stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od października 2024 r. do września 2025 r. oraz 1/12 premii uzyskanej za IV kwartał 2024 r., I, II i III kwartał 2025 r.

W maju 2025 r. pracownik przez 3 dni chorował, a w sierpniu 2025 r. przez 14 dni roboczych sprawował osobistą opiekę nad chorym dzieckiem. W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy:

• wynagrodzenie za maj 2025 r. przyjąć po uzupełnieniu, a wynagrodzenie za sierpień 2025 r. wyłączyć z tej podstawy,
• premię za II kwartał 2025 r. wliczyć w kwocie faktycznie wypłaconej, a premię za III kwartał 2025 r. przyjąć po uzupełnieniu.

2) Czy okoliczność, że od 1 lipca 2025 r. premia kwartalna, o której mowa w pytaniu 1, jest wliczana do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych miała wpływ także na ustalone już podstawy wymiaru świadczeń przysługujących za okres po 30 czerwca 2025 r.?

Tak, zmiana od 1 lipca 2025 r. zasad wypłaty premii w razie wystąpienia absencji zasiłkowych skutkowała koniecznością przeliczenia ustalonych już podstaw wymiaru świadczeń chorobowych wypłacanych za okres po 30 czerwca 2025 r. w sytuacji, gdy niezdolność do pracy powstała:

• przed zmianą regulaminu premiowania (tj. przed 1 lipca 2025 r.) i trwała nieprzerwanie po tej zmianie,
• po przerwie krótszej niż miesiąc kalendarzowy.

Przeliczenie w tym przypadku polegało na wliczeniu do podstawy wymiaru premii kwartalnych wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy przypadająca jeszcze przed zmianą regulaminu premiowania.

Zakładamy, że pracownik z poprzedniego przykładu wcześniej chorował od 27 czerwca do 4 lipca 2025 r. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego:

• od 27 do 30 czerwca 2025 r. stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od czerwca 2024 r. do maja 2025 r., bez uwzględniania premii kwartalnych, do których pracownik do 30 czerwca 2025 r. zachowywał prawo za okresy absencji chorobowych,
• od 1 do 4 lipca 2025 r. stanowiło ww. przeciętne wynagrodzenie oraz 1/12 premii wypłaconych za II, III i IV kwartał 2024 r., I kwartał 2025 r.

Przyjmujemy, że pracownik z poprzedniego przykładu był niezdolny do pracy z powodu choroby od 11 do 13 czerwca 2025 r., a następnie od 7 do 9 lipca 2025 r. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego:

• w czerwcu 2025 r. stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od czerwca 2024 r. do maja 2025 r. (bez premii kwartalnych),
• w lipcu 2025 r., tj. po zmianie zasad premiowania, stanowiło to samo przeciętne miesięczne wynagrodzenie, które zostało przyjęte do podstawy wymiaru w czerwcu 2025 r. (na mocy art. 43 ustawy zasiłkowej), z tym że wliczono też premie wypłacone za II, III i IV kwartał 2024 r. oraz za I kwartał 2025 r.