Wpływ zapisów regulaminowych na wysokość zasiłku przysługującego za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego

Pracodawca oprócz wynagrodzenia zasadniczego wypłaca premię miesięczną, do której pracownicy, zgodnie z regulaminem wynagradzania, nie zachowują prawa tylko za okresy korzystania z urlopów macierzyńskiego, rodzicielskiego i ojcowskiego. Jest ona zatem wliczana do podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego przysługującego za okresy tych urlopów. Jedna z pracownic do 6 kwietnia 2025 r. przebywa na urlopie macierzyńskim, bezpośrednio po którym będzie korzystała z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego w wymiarze 8 tygodni, a następnie z urlopu rodzicielskiego. Czy podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi uzupełniającego urlopu macierzyńskiego trzeba będzie przeliczyć?

Podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi uzupełniającego urlopu macierzyńskiego będzie wymagała przeliczenia, jeśli pracownica zachowa prawo do premii za okres tego urlopu, co wyjaśniamy poniżej.

Nowe prawo Od 19 marca 2025 r. pracownica - matka dziecka przedwcześnie urodzonego (tzw. wcześniaka) lub dziecka hospitalizowanego po porodzie jest uprawniona do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Z tego urlopu może też skorzystać pracownik - ojciec wychowujący dziecko. Wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego zależy od tygodnia ciąży, w którym dziecko się urodziło, jego wagi urodzeniowej oraz długości pobytu dziecka w szpitalu i wynosi odpowiednio do 8 tygodni lub do 15 tygodni (art. 180² § 1 K.p.). Za okres tego urlopu przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru (art. 31 ust. 1 ustawy zasiłkowej).

Ustalając podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego, stosuje się generalnie zasady określone dla zasiłku chorobowego (art. 47 ustawy zasiłkowej). W podstawie tej, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, uwzględnia się więc także inne składniki wynagrodzenia, od których została odprowadzona składka na ubezpieczenie chorobowe (np. premie). Przy czym muszą one spełniać jeszcze jeden warunek wynikający z art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej, a mianowicie nie mogą przysługiwać i być wypłacane za okresy pobierania tego zasiłku.

Ważne: Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres jego pobierania.

Jak więc wynika z powyższego, zachowywanie prawa do danego składnika wynagrodzenia za okresy pobierania przez pracownika określonego rodzaju zasiłków powinno wynikać z przepisów płacowych obowiązujących w danym zakładzie pracy. Jeśli nie ma takich zapisów, to zdaniem ZUS należy uznać, że pracownik nie zachowuje tego prawa i składnik ten powinien być wliczany do podstawy wymiaru zasiłku. Jeżeli jednak pracodawca, mimo braku ww. zapisów udokumentuje, że pracownik zachowuje prawo do danego składnika wynagrodzenia za okresy pobierania różnego rodzaju świadczeń, to nie należy go uwzględniać w podstawie ich wymiaru (por. komentarz ZUS do ustawy zasiłkowej).

Pracodawca z pytania wypłaca premię miesięczną, która na podstawie zapisów regulaminu wynagradzania jest uwzględniana wyłącznie w podstawie wymiaru zasiłku macierzyńskiego wypłacanego za okres urlopów macierzyńskiego, rodzicielskiego i ojcowskiego (pracownicy w tym czasie nie zachowują do niej prawa). Nie jest ona natomiast wliczana do podstawy wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego i świadczenia rehabilitacyjnego (jest wypłacana w pełnej wysokości obok tych świadczeń). Ponieważ dotychczas w regulaminie wynagradzania pracodawca nie określił zasad, na jakich premia ma być wypłacana za czas pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, przy podejmowaniu decyzji odnośnie uwzględniania jej w podstawie wymiaru tego zasiłku istotne znaczenie ma to, czy faktycznie pracownica zachowa do niej prawo za okres tego urlopu, czy też nie. W przypadku gdy pracodawca za czas korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego:

wypłaci pracownicy premię w pełnej wysokości, to nie powinna być ona uwzględniona w podstawie wymiaru zasiłku macierzyńskiego za okres tego urlopu,
nie wypłaci pracownicy premii (tak jak w przypadku urlopów macierzyńskiego, rodzicielskiego i ojcowskiego), to należy ją wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego przysługującego za okres tego urlopu.

Przykład

Przyjmujemy założenia z pytania oraz że pracownica jest wynagradzana w stałej miesięcznej wysokości 6.500 zł, a premia miesięczna przysługuje jej w kwocie 500 zł i jest zmniejszana proporcjonalnie za okresy korzystania z urlopów macierzyńskiego, rodzicielskiego i ojcowskiego.

Dziecko pracownicy urodziło się w 30 tygodniu ciąży z wagą 2.100 g i po porodzie przebywało w szpitalu przez 9 i pół tygodnia. W związku z tym, na mocy art. 180² § 1 pkt 2 K.p. oraz art. 26 ustawy z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy... (Dz. U. poz. 1871), wystąpiła ona o uzupełniający urlop macierzyński, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, w wymiarze 8 tygodni, który będzie trwał w okresie od 7 kwietnia do 1 czerwca 2025 r.

Za okres urlopu macierzyńskiego pracownica otrzymuje zasiłek macierzyński w wysokości 81,5% podstawy wymiaru, a za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego zasiłek ten wyniesie 100% podstawy wymiaru. Podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego (z uwzględnieniem premii miesięcznej) wynosi 6.040,30 zł, a stawka dzienna zasiłku - 164,09 zł (6.040,30 zł : 30 = 201,34 zł; 201,34 zł x 81,5% = 164,09 zł).

Wariant 1 - pracodawca nie wypłaci pracownicy premii za okres korzystania przez nią z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego wyniesie 6.040,30 zł, a stawka dzienna zasiłku - 201,34 zł (6.040,30 zł : 30 = 201,34 zł; 201,34 zł x 100% = 201,34 zł).

Wariant 2 - pracodawca, mimo braku zapisów w regulaminie wynagradzania, wypłaci pracownicy premię za okres korzystania przez nią z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego (odpowiednio za kwiecień 2025 r. - 399,98 zł, za maj 2025 r. - 500 zł, za czerwiec 2025 r. - 16,57 zł).

Podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego zostanie przeliczona poprzez wyłączenie z niej kwot premii wypłaconych za miesiące, z których wynagrodzenie uwzględniono w tej podstawie. Przeliczona podstawa wymiaru wyniesie 5.608,85 zł, tj. (6.500 zł - 891,15 zł) x 12 m-cy : 12 m-cy = 5.608,85 zł. Za każdy dzień uzupełniającego urlopu macierzyńskiego pracownica otrzyma zasiłek macierzyński w wysokości 186,96 zł (5.608,85 zł : 30 = 186,96 zł; 186,96 zł x 100% = 186,96 zł).