Kiedy grafiki czasu pracy są obowiązkowe?

Wykonywanie pracy powinno następować w ramach obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy. Rozplanowanie tego wymiaru na dni i godziny w wielu przypadkach następuje w grafikach czasu pracy. W niektórych sytuacjach ich przygotowanie przez pracodawcę jest niezbędne.

Plan pracy w harmonogramie

Harmonogram czasu pracy, zwany również grafikiem, jest formą rozłożenia wymiaru czasu pracy obowiązującego danego pracownika na dni i godziny. Jego przygotowanie nie jest bezwzględnie obowiązkowe. Zgodnie z art. 129 § 4 K.p. sporządzenie grafiku czasu pracy nie jest wymagane, jeżeli:

rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, z obwieszczenia o systemach i rozkładach czasu pracy albo z umowy o pracę,
praca wykonywana jest w systemie zadaniowym,
na pisemny wniosek pracownika pracodawca stosuje do niego ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy.

Z powyższego wynika, że grafiki czasu pracy nie są potrzebne m.in. przy "sztywnym" rozkładzie czasu pracy, w którym dni i godziny robocze są z góry wiadome i zasadniczo niezmienne. Taki rozkład zazwyczaj występuje w tzw. podstawowym systemie czasu pracy, który polega na pracy przez 5 dni w tygodniu, przy zachowaniu 8-godzinnej normy dobowej i sobocie (najczęściej) wolnej z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Trzeba przy tym zasygnalizować, że grafiki - nawet w systemie podstawowym - mogą okazać się konieczne przy wprowadzeniu pracy na zmiany. Również zatrudnianie pracownika niepełnoetatowego w nierównomiernym rozkładzie czasu pracy wymaga sporządzenia dla niego grafiku. Podstawą planowania czasu pracy takiego pracownika jest prawidłowo ustalony wymiar czasu pracy (odpowiednio do wielkości etatu, w jakim jest on zatrudniony), obowiązujący w danym okresie rozliczeniowym.

Grafik zgodnie z zasadami

Przystępując do opracowania harmonogramu czasu pracy, pracodawca powinien uwzględnić przepisy z zakresu czasu pracy obowiązujące w każdej organizacji czasu pracy oraz te regulacje, które odnoszą się do systemu czasu pracy dotyczącego danego pracownika.

Pracowników obowiązuje przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy, co ma zastosowanie w każdym systemie czasu pracy. W systemach, które przewidują rozkład czasu pracy obejmujący pracę w niedziele i święta, pracownikom należy zapewnić łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przypadających w tym okresie (art. 147 K.p.). Pracownikom przysługują też obligatoryjne odpoczynki dobowe i tygodniowe. Jeżeli w zakładzie praca wykonywana jest również w niedziele, rozkład czasu pracy powinien przewidywać przynajmniej raz na 4 tygodnie niedzielę wolną od pracy (art. 151¹² K.p.).

Pracodawca przy układaniu grafiku powinien mieć na uwadze powyższe zasady (jak też obowiązujące pracownika normy czasu pracy oraz okres rozliczeniowy). Prawidłowe ustalenie rozkładu czasu pracy wymaga ponadto wcześniejszego obliczenia wymiaru czasu pracy zgodnie z metodyką określoną w art. 130 K.p. lub w art. 138 K.p. (przy ruchu ciągłym).

Grafik (przygotowany na okres minimum 1 miesiąca) powinien być przekazany pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy.

Kiedy można zmienić rozkład?

Raz ustalony grafik generalnie nie powinien być zmieniany. Jednak Kodeks pracy przewiduje kilka przypadków uzasadniających modyfikację rozkładu czasu pracy. Jest to dopuszczalne, jeżeli zachodzi konieczność udzielenia:

czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych (niezależnie od tego, czy z wnioskiem wystąpił pracownik, czy nastąpiło to z inicjatywy pracodawcy),
dnia wolnego za pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
dnia wolnego od pracy za pracę w niedzielę lub święto.

Przypadki te należą do ustawowych przesłanek uzasadniających zmianę rozkładu. Wiele sytuacji występujących w praktyce pozostaje jednak poza zakresem regulacji ustawowych. Do częstych przyczyn zmiany grafików w trakcie okresu rozliczeniowego należy choroba pracownika, opieka nad chorym członkiem rodziny, rozwiązanie umowy za porozumieniem stron lub w trybie natychmiastowym czy wystąpienie o urlop na żądanie. W takich sytuacjach pracodawcy są niejako zmuszeni do zmiany harmonogramów. Warto jednak, aby takie przypadki uregulowali w przepisach zakładowych (patrz ramka).

Przykładowe zapisy regulaminu pracy dotyczące zmiany rozkładu czasu pracy

§ 22

1. Rozkłady czasu pracy obowiązujące pracowników mogą ulec zmianie w razie konieczności wyznaczenia przez pracodawcę dnia wolnego za pracę w niedzielę, święto lub w dzień wolny od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

2. Zmiana rozkładu czasu pracy może nastąpić w związku z udzieleniem pracownikowi czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych.

3. Poza wyżej wymienionymi sytuacjami, zmiana rozkładu czasu pracy może nastąpić w przypadku:

-	niezapowiedzianych nieobecności usprawiedliwionych pracownika z powodu udzielenia urlopu na żądanie, choroby pracownika lub członka jego rodziny, opieki nad dzieckiem, zwolnienia okolicznościowego, wezwania do stawienia się przed organem administracji czy wystąpienia innych okoliczności usprawiedliwiających nieobecność w pracy,
-	nieobecności nieusprawiedliwionej pracownika,
-	innych przypadków obiektywnie uzasadniających konieczność zapewnienia zastępstwa, w tym z powodu uzasadnionego odsunięcia pracownika od pracy lub natychmiastowego rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę lub pracownika.