Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 5 (479) z dnia 1.03.2019

Ustalanie godzin nadliczbowych i ich rekompensowanie w kilkumiesięcznym okresie rozliczeniowym - checklista

Jak ustalić i opłacić godziny nadliczbowe w dłuższym niż miesiąc okresie rozliczeniowym?

Godziną nadliczbową (nadgodziną) jest każda godzina pracy ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy oraz przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego go systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 § 1 K.p.). Nadgodziny można więc podzielić na dwa rodzaje:

• dobowe, które występują po przekroczeniu:
   
• normy dobowej (co do zasady 8 godz.) albo
   
• przedłużonego wymiaru dobowego wynikającego z obowiązującego rozkładu (np. 12 godz. w tak zaplanowanej dniówce osoby objętej systemem równoważnym),
   
• tygodniowe, które występują po przekroczeniu przeciętnej normy tygodniowej (co do zasady 40 godz.).

W literaturze przedmiotu utrwalone jest stanowisko, że planowanie nadgodzin jest nieuprawnione. Tak też wyjaśnił Departament Prawa Pracy Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 8 października 2013 r. stwierdzając, że: "(...) polecanie pracy w godzinach nadliczbowych nie podlega bowiem planowaniu i może mieć miejsce jedynie w razie wystąpienia okoliczności wymienionych w art. 151 § 1 pkt 1 i 2 K.p. (...)", czyli powinno mieć charakter okazjonalny.

Nadgodziny dobowe należy rozliczać na bieżąco, tj. przyjmując, że wypłata jest dokonywana z częstotliwością miesięczną, w każdym miesiącu kalendarzowym.

Według metody rekomendowanej przez Państwową Inspekcję Pracy dokonuje się tego porównując liczbę godzin przepracowanych z obowiązującym wymiarem, pamiętając, że:

• wymiar czasu pracy ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy (art. 130 § 4 K.p.),
   
• dodatek (w wysokości 100%) za każdą nadgodzinę tygodniową przysługuje tylko za te godziny, które nie stanowią nadgodzin dobowych (art. 151¹ § 2 K.p.), co oznacza, że podczas ustalania tego przekroczenia te ostatnie należy pominąć.

Jeden z pracowników produkcyjnych, zatrudniony w wariancie podstawowym systemu równoważnego w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym, pracował w lutym br.:

Legenda:

     W5 - dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,

     WN - niedziela/dzień wolny za niedzielę.

Wymiar czasu pracy w okresie obejmującym luty (I kwartał 2019 r.) wynosi 504 godziny, a pracownik w styczniu i marcu nie wykonywał/nie będzie wykonywał pracy pozaplanowej (przepracował/przepracuje zgodnie z rozkładem "resztę" godzin wynikających z wymiaru - 342 godz.), a ponadto nie zostanie mu udzielone wolne za pracę dodatkową.

Na koniec lutego pracodawca stwierdził 11 nadgodzin dobowych, w tym jedną 2 lutego, dwie 3 lutego (w dniach planowo krótszej pracy nadgodziny dobowe występują dopiero po przekroczeniu normy) oraz po cztery 10 i 14 lutego.

Rozliczenie na koniec okresu wykaże 18 nadgodzin tygodniowych: 191 godz. + 342 godz. - 11 godz. = 522 godz.; 522 godz. - 504 godz. = 18 godz. Są one konsekwencją pierwszych dwóch dodatkowo przepracowanych godzin w dniu 3 i 14 lutego, pierwszych ośmiu godzin w niedzielę 10 lutego oraz sześciu godzin 21 lutego.

Za pracę wykonaną przysługuje wynagrodzenie, które wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie, nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca (art. 80 i 85 K.p.). Powołane normy wymagają aby wraz z wynagrodzeniem za dany miesiąc pracodawca wypłacił:

• normalne wynagrodzenie za wszystkie godziny przepracowane, w tym dodatkowo,
   
• dodatki za nadgodziny dobowe.

Dodatki za nadgodziny tygodniowe wypłaca się natomiast z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc okresu. Podobnie w tej sprawie wypowiedziała się Państwowa Inspekcja Pracy (pismo z 2005 r., znak GNP-367-4560/05/PE) wyjaśniając, że: "(...) jeżeli zatem czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca udzielił na wniosek pracownika w innym miesiącu niż w tym, w którym ta praca wystąpiła, to w miesiącu, w którym pracował on ponad normą, otrzymuje odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę. Natomiast w miesiącu, w którym czas wolny odebrał, odpowiednio niższe. Ta zasada dotyczy zarówno systemu wynagradzania miesięcznego, jak i godzinowego.".

Zwracamy uwagę! Część autorów uważa, że normalne wynagrodzenie za dodatkową pracę można wypłacić w innym miesiącu. Takie stanowisko wywodzą z wyroku Sądu Najwyższego z 9 lutego 2010 r. (sygn. akt I PK 157/09, OSNP 2011/15-16/200), w którym Sąd dopuścił wypłatę normalnego wynagrodzenia w dłuższym niż miesiąc okresie rozliczeniowym w miesiącu udzielenia w zamian czasu wolnego. Jak argumentował, w przeciwnym razie może dojść do sytuacji, w której pracownik w okresie wykorzystywania udzielonego mu czasu wolnego pozostanie bez dochodu z pracy. Ze stanowiskiem tym nie do końca można się zgodzić. Dochód powstaje i jest wypłacony, tyle że we wcześniejszym terminie (w miesiącu wystąpienia pracy nadliczbowej). Ponadto występuje ochrona w postaci minimalnego wynagrodzenia za pracę. Nie bez znaczenia dla rozstrzygnięcia sądu był przy tym fakt, że w stanie faktycznym wynagrodzenie nie było jednolite, gdyż pracownik pracował w kraju i za granicą, według dwóch odmiennych stawek.

Pracę dodatkową, zamiast wynagrodzeniem powiększonym o dodatki można, a niekiedy należy rekompensować czasem/dniami wolnymi.

Z kolei za pracę w niedzielę lub święto należy udzielić innego dnia wolnego w pierwszym przypadku w ciągu 6 dni poprzedzających lub następujących, a gdy to jest niemożliwe do końca okresu rozliczeniowego, a w drugim w ciągu bieżącego okresu. Jeśli to nie nastąpi, pracownikowi przysługują dodatki (art. 151¹¹ K.p.). Natomiast za nadgodziny dobowe pracownikowi można udzielić czasu wolnego:

• na jego wniosek w tym samym wymiarze,
   
• bez jego wniosku w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, z zastrzeżeniem, iż nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy oraz powinno nastąpić do końca okresu.

Biorąc powyższe pod uwagę: "(...) Pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty przekroczeń dobowych (wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych) jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 151² § 2 K.p. i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.

W opinii Departamentu działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy nie uległ zakończeniu." (por. pismo Departamentu Prawnego GIP z 21 kwietnia 2009 r., znak GPP-306-4560-32/09/PE/RP).