Organizowanie pracy w systemie równoważnym

System równoważnego czasu pracy jest bardziej elastyczny niż podstawowa organizacja czasu pracy, gdyż pozwala na wydłużenie godzin pracy w niektórych dniach i skracanie w innych. Można go łączyć z innymi rozkładami lub systemami, jak praca na zmiany czy ruchomy czas pracy, co umożliwia korzystne planowanie czasu pracy pracowników. Układając rozkłady czasu pracy w tym systemie, należy jednak przestrzegać przepisów z zakresu czasu pracy.

Równoważny do 12 godzin

Stosowanie systemu równoważnego w tzw. wariancie podstawowym możliwe jest, gdy uzasadnia to rodzaj pracy lub jej organizacja (art. 135 § 1 K.p.). W tej wersji systemu równoważnego dopuszczona jest możliwość przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, który równoważony jest krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. Zasadniczo okres rozliczeniowy w tym systemie nie powinien przekraczać 1 miesiąca. Jednak w szczególnie uzasadnionych przypadkach okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 3 miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych okres rozliczeniowy może wynieść nawet 4 miesiące. Dodatkowo, jeżeli uzasadniają to przyczyny obiektywne lub techniczne albo dotyczące organizacji pracy, okres rozliczeniowy w systemie równoważnym może być przedłużony nawet do 12 miesięcy (art. 129 § 2 K.p.).

W wersji podstawowej równoważnego systemu czasu pracy pracownikom przysługują nieprzerwane odpoczynki: dobowy wynoszący co najmniej 11 godzin i tygodniowy wynoszący co najmniej 35 godzin (art. 132 i 133 K.p.).

Przy dozorze urządzeń

System równoważny może być wprowadzony również przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy. Można w nim przedłużyć dobowy wymiar czasu pracy nie więcej niż do 16 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca (art. 136 § 1 K.p.). Jeżeli chodzi o okres rozliczeniowy w tym wariancie systemu równoważnego, to może on zostać przedłużony maksymalnie do 12 miesięcy na mocy art. 129 § 2 K.p.

Praca przy dozorze urządzeń obliguje pracodawcę do udzielenia pracownikowi bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy odpoczynku w wymiarze odpowiadającym co najmniej ilości przepracowanych godzin (art. 136 § 2 K.p.). Ten odpoczynek udzielany jest pracownikowi niezależnie od odpoczynku tygodniowego.

Pilnowanie mienia lub ochrona osób

Także do pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób oraz pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych może być stosowany system równoważny, w którym dopuszcza się przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy nawet do 24 godzin na dobę, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca (art. 137 K.p.). Przy tego rodzaju pracach ustawodawca dopuścił przedłużenie okresu rozliczeniowego do 3 miesięcy w szczególnie uzasadnionych przypadkach, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych nawet do 4 miesięcy. Tak jak w innych systemach czasu pracy, możliwe jest przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy (art. 129 § 2 K.p.).

Praca przy pilnowaniu mienia lub osób wymaga udzielenia pracownikowi, który wykonywał pracę w ramach przedłużonego wymiaru dobowego, bezpośrednio po takiej pracy okresu odpoczynku w wymiarze równym co najmniej ilości przepracowanych godzin. Odpoczynek ten przysługuje niezależnie od odpoczynku tygodniowego.

W kwestii wystąpienia pracy nadliczbowej w systemie równoważnym przewidującym pracę w przedłużonym do 24 godzin wymiarze dobowym wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu 18 września 2018 r. (patrz ramka).

Wymiar czasu pracy

Planowanie pracy w każdym systemie czasu pracy pracodawca musi opierać na prawidłowo ustalonym wymiarze czasu pracy obowiązującym pracownika w danym okresie rozliczeniowym. Przy czym w każdym systemie czasu pracy, z wyjątkiem pracy w ruchu ciągłym, wymiar ten oblicza się zgodnie z art. 130 K.p., tj.:

mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym,
dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku,
obniżając wymiar czasu pracy o 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela.

Ustalony w podany sposób wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym obniża się też o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy (np. o okres chorobowej niezdolności do pracy).

Organizowanie pracy

Układając rozkłady czasu pracy pracownikom w systemie równoważnym pracodawca obowiązany jest brać pod uwagę normy czasu pracy. Nie może przy tym planować przekroczeń przedłużonego wymiaru dobowego czasu pracy, a także pracy w nadgodzinach. Jego powinnością jest także zapewnienie pracownikom odpoczynków dobowych i tygodniowych, a jeżeli w firmie praca jest dozwolona w niedziele, co najmniej raz na 4 tygodnie niedzieli wolnej od pracy. Ponadto musi pracownikom zapewnić łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także przestrzegać zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Jeżeli chodzi o rozliczanie czasu pracy pracowników zatrudnionych w systemie równoważnym, to tak jak przy innej organizacji czasu pracy należy stosować definicje doby i tygodnia (art. 128 § 3 K.p.). Przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Natomiast przez tydzień należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 K.p.).

W przypadku gdy pracownicy świadczą pracę w różnych dniach i godzinach, to powinnością pracodawcy jest sporządzanie dla nich rozkładów czasu pracy. Taki rozkład pracy może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Przekazuje się go pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został on sporządzony (art. 129 § 3 K.p.).

Zakaz pracy ponad normę dobową

Niektórych pracowników zatrudnionych m.in. w systemie równoważnym obowiązuje zakaz przekraczania dobowej normy czasu pracy wynoszącej co do zasady 8 godzin (lub mniej dla niektórych grup zatrudnionych). Dlatego dobrze jest rozważyć przydatność zatrudnienia ich w tej organizacji, gdyż może to być niecelowe. Zakaz przekraczania normy dobowej obejmuje:

pracowników zatrudnionych na stanowiskach, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia,
pracownice w ciąży,
pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia, bez ich zgody,
niepełnosprawnych (z wyjątkiem zatrudnionych przy pilnowaniu lub gdy lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne albo sprawujący nad nimi opiekę na wniosek pracownika wyrazi zgodę na niestosowanie norm ochronnych).

Ponadto, jeżeli w podanych sytuacjach czas pracy pracowników w systemie równoważnym zostanie skrócony do 8 godzin, za czas w związku z tym nieprzepracowany przysługuje im wynagrodzenie w takiej wysokości, jaką by otrzymali, gdyby pracowali w wydłużonym wymiarze.

Ruchomy razem z równoważnym

Pracodawca może połączyć stosowanie w zakładzie systemu równoważnego z ruchomym czasem pracy określonym w art. 140¹ K.p., który może przewidywać:

różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy, lub
przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

Ponowne wykonywanie pracy w ruchomym czasie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w nadgodzinach.

Połączenie ruchomej organizacji z systemem równoważnym pozwala na elastyczne układanie grafików, gdyż dopuszcza pracę w tej samej dobie pracowniczej bez generowania pracy nadliczbowej.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnym w przedłużonym do 12 godzin wymiarze dobowym, połączonym z ruchomą organizacją czasu pracy, która pozwala na planowanie różnych godzin rozpoczynania pracy. Wykonuje pracę w dniach od poniedziałku do soboty według rozkładu ustalanego przez pracodawcę. Przykładowy rozkład na lipiec 2019 r. (jednomiesięczny okres rozliczeniowy), w którym pracownik ma do przepracowania 184 godziny.

1 tydzień								2 tydzień
dzień	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
dzień	Pn	Wt	Śr	Cz	Pt	So	Nd	Pn	Wt	Śr	Cz	Pt	So	Nd
od	7	6			8	6		7	6	7	6
do	19	18		W	18	16		19	18	19	18		W
godz.	12	12			10	10		12	12	12	12

3 tydzień							4 tydzień										Razem
15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
Pn	Wt	Śr	Cz	Pt	So	Nd	Pn	Wt	Śr	Cz	Pt	So	Nd	Pn	Wt	Śr
10	10	8	8				6	6	6	6
20	20	20	20		W		18	18	18	18		W
10	10	12	12				12	12	12	12							184

Objaśnienia:

W - wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

"(...) Ocena czy doszło do pracy nadliczbowej w wyniku przekroczenia normy dobowej, powinna być dokonywana z uwzględnieniem pojęcia doby pracowniczej, które zostało zdefiniowane w Kodeksie pracy na potrzeby rozliczania czasu pracy. Według art. 128 § 1 pkt 1 K.p. przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy w danym dniu.

Zasadą jest, że w systemie równoważnego czasu pracy dopuszczającym pracę w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy do 24 godzin bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy, pracownikowi przysługuje odpoczynek odpowiadający co najmniej liczbie przepracowanych godzin (odpoczynek równoważny). Oznacza to, że jeżeli pracownik w tym systemie czasu pracy pracował przez 24 godziny, to co najmniej 24 kolejne godziny powinien otrzymać czas wolny. W opinii resortu oznacza to, że pracownikowi temu, nie jest dopuszczalne i nie można polecić wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, w tym spowodowanej szczególnymi potrzebami pracodawcy (jak np. konieczność zastępstwa nieobecnego pracownika).

Niezależnie od powyższego, jeżeli pracownik w związku z wystąpieniem szczególnych potrzeb pracodawcy, w wyjątkowych sytuacjach wykonywał jednak pracę w okresie czasu, który nie jest już objęty dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego (bowiem upłynęły 24 godziny od rozpoczęcia pracy przez pracownika zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w poprzednim dniu kalendarzowym), to praca taka powinna być kwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Do nadgodzin dobowych można bowiem zakwalifikować jedynie przepracowany czas mieszczący się w ramach doby pracowniczej. (...)".

Stanowisko MRPiPS z dnia 18.09.2018 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040)