Obliczanie wynagrodzenia urlopowego po zmianie organizacji pracy

Pracownik jest zatrudniony w systemie przerywanym i wynagradzany stawką miesięczną. W kwietniu i maju br. pracował bez przerw przez co nie otrzymał składnika zmiennego w postaci połowy wynagrodzenia za każdą godzinę przerwy. Od czerwca br. jego rozkład ponownie przewiduje przerwy. Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop wykorzystany w lipcu br.?

W myśl art. 172 zd. 1 K.p., za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. W celu realizacji tej reguły:

składniki stałe miesięczne (np. stawkę zasadniczą) uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w kwocie należnej w miesiącu korzystania z urlopu, a w praktyce wypłaca w całości,
składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc (tu wynagrodzenie za przerwy) uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 (przy znacznych wahaniach nie więcej niż 12) miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu,
składniki za okresy dłuższe od miesiąca wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, traktując urlop na równi z okresem wykonywania pracy (nie kwalifikuje się ich do podstawy urlopowej).

Tak wynika z § 7 i 8 ust. 1-2 oraz § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego.

Ważne: W razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia za okres do miesiąca, lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian (§ 10 rozporządzenia urlopowego).

Powołany przepis ma zasadnicze znaczenie w okolicznościach podanych w pytaniu, gdyż reguluje sposób postępowania w razie zmian płacowych, tj. zarówno wprowadzenia lub rezygnacji z wybranego elementu płacowego (zmiana w składnikach), a także podwyżki lub obniżenia przysługującej stawki (zmiana wysokości). Obydwie okoliczności wymagają przeliczenia podstawy wymiaru, ewentualnie pominięcia miesięcy, w których dany składnik przysługiwał lub nie przysługiwał. Nie mamy jednak pewności czy w rozpatrywanym przypadku doszło do takich zmian. Brak przerw generujących wynagrodzenie w okresie wymienionym w pytaniu mogło bowiem wynikać z dwóch przyczyn. Po pierwsze ze zmiany obowiązującego systemu i wtedy należałoby uznać, że po powrocie do systemu przerywanego wymagane jest przeliczenie, ponieważ na okres zmiany pracownik utracił prawo do dodatków, a następnie ponownie je uzyskał. Po drugie ze zwykłego planowania pracy i wtedy przeliczenia nie są wymagane, dlatego, że nie nastąpiła żadna zmiana w składnikach, a jedynie składniki te nie wystąpiły. W literaturze przedmiotu dominuje przy tym pogląd, że przerwy w systemie przerywanym, na wzór tzw. przerw lunchowych (por. stanowisko resortu pracy w sprawie przerw lunchowych udostępnione naszemu Wydawnictwu 9 stycznia 2018 r.), nie muszą przypadać w każdym dniu.

Zwracamy uwagę! System przerywany przewiduje wykonywanie pracy według z góry ustalonego rozkładu, przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin. Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, jednakże za jej czas pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju (art. 139 § 1 K.p.).

Przykład

Pracownik wynagradzany stawką miesięczną jest objęty systemem przerywanym i zasadniczo pracuje od 7⁰⁰ do 10⁰⁰ i od 13³⁰ do 18³⁰, przy czym w dniach gdy przerwa nie jest niezbędna od 7⁰⁰ do 15⁰⁰. W okresie od 1 kwietnia do 31 maja 2020 r. nie było potrzeby stosowania przerw.

Od 1 lipca 2020 r. pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym. Ponieważ nie nastąpiła zmiana w składnikach wynagrodzenia (utrata/uzyskanie jakiegoś elementu) ani tym bardziej zmiana wysokości tych składników (podwyżka/obniżka), nie ma podstaw do przeliczeń. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy ze składników zmiennych pracodawca przyjął kwoty wypłacone od kwietnia do czerwca 2020 r. (czyli tylko wynagrodzenie za przerwy w pracy przypadające w czerwcu br.). Tak ustaloną podstawę podzielił przez łączną liczbę godzin przepracowanych w tych miesiącach, a następnie pomnożył przez liczbę godzin urlopu.