Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 3 (573) z dnia 1.02.2023

Zasady przyjmowania dodatku funkcyjnego do wynagrodzenia urlopowego

Pracownik jest wynagradzany stawką godzinową w wysokości 35 zł. Ponadto otrzymuje miesięczną premię regulaminową oraz dodatek funkcyjny (700 zł), który na podstawie regulaminu wynagradzania jest pomniejszany za czas urlopu wypoczynkowego i choroby. Czy obliczając wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych należy uwzględnić dodatek funkcyjny?

Nie, ponieważ dodatek funkcyjny jest składnikiem stałym.

U pracodawcy spoza tzw. sfery budżetowej dodatek funkcyjny i premia regulaminowa mają charakter fakultatywny (art. 78 § 2 K.p.). Prawo pracodawcy do ich przyznania w przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulaminie wynagradzania) lub w umowach o pracę obejmuje możliwość wskazania pozytywnych warunków nabycia tego rodzaju składników, jak i przesłanek negatywnych (tzw. reduktory) wykluczających ich uzyskanie (por. m.in. wyrok SN z 21 maja 2018 r., sygn. akt I PK 50/17 i wyrok SO w Warszawie z 8 czerwca 2021 r., sygn. akt VII P 37/18). Reduktorem może być nieobecność spowodowana chorobą (jak u Czytelnika w odniesieniu do dodatku funkcyjnego). Jednak obniżenie danego składnika za czas urlopu wypoczynkowego jest zasadniczo niedopuszczalne jako mechanizm zniechęcający do korzystania z wypoczynku (por. Kodeks pracy. Komentarz, red. dr hab. Krzysztof Walczak C.H. Beck 2021, komentarz do art. 172). Takie postępowanie stoi w sprzeczności z art. 172 K.p., który nakazuje zapewnienie pracownikowi za okres urlopu takiego wynagrodzenia, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Tym niemniej pracodawca nie narusza tej regulacji, gdy dzięki zmniejszaniu danego składnika unika podwójnej jego wypłaty za miesiąc korzystania przez pracownika z urlopu, tj. jako część wynagrodzenia urlopowego oraz jako odrębny składnik wypłacany obok tego wynagrodzenia. Ten wyjątek nie ma zastosowania do dodatku funkcyjnego, o który pyta Czytelnik, ze względu na jego klasyfikację jako składnika stałego.

Zwracamy uwagę! Na gruncie przepisów o zasadach obliczania wynagrodzenia urlopowego każdy składnik płacowy określony w stałej wysokości kwotowo (u Czytelnika dodatek funkcyjny) lub jako stały procent od konkretnej kwoty zalicza się do składników stałych. Przyjmuje się go w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Przesądza o tym § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego. W takim razie za miesiąc korzystania przez pracownika z urlopu:

• wypłaca się go bez żadnych przeliczeń,
• nie ma podstaw do jego podwójnej wypłaty, o jakiej mowa powyżej.

Te wytyczne obejmują Czytelnika. Co istotne, utrzymując postanowienia regulaminowe o obniżaniu dodatku funkcyjnego (ustalonego w stałej wysokości) za okres urlopu wypoczynkowego, naraża się on na grzywnę od 1.000 zł do 30.000 zł. Prowadzą one bowiem do bezpodstawnego obniżania wynagrodzenia pracowników (art. 282 § 1 pkt 1 K.p.). Taki skutek nie powstałby, gdyby Czytelnik ustalił wysokość dodatku funkcyjnego jako procent miesięcznego godzinowego wynagrodzenia zasadniczego, przysługującego pracownikowi, obliczanego od:

• faktycznie przepracowanej liczby godzin w danym miesiącu lub
• nominalnej liczby godzin w danym miesiącu przy jednoczesnym regulaminowym obniżeniu wysokości dodatku za czas urlopu w celu uniknięcia jego podwójnej wypłaty.

Dodatek byłby w takim przypadku składnikiem zmiennym.

Pracownik pełnoetatowy jest wynagradzany wyłącznie składnikami zmiennymi, do których należą: wynagrodzenie godzinowe w wysokości 35 zł/godz., dodatek funkcyjny na poziomie 10% miesięcznej kwoty wynagrodzenia godzinowego, obliczanej w stosunku do nominalnej liczby godzin pracy w danym miesiącu, a także premia regulaminowa w wysokości 5% miesięcznej kwoty wynagrodzenia godzinowego, obliczanej od faktycznie przepracowanych godzin w danym miesiącu. Pracownikowi przysługiwałoby za przepracowany czas (brak pracy w nadgodzinach):

• w listopadzie 2022 r.: wynagrodzenie zasadnicze - 5.600 zł (35 zł x 160 godz.), dodatek funkcyjny - 560 zł (5.600 zł x 10%), premia regulaminowa - 280 zł (5.600 zł x 5%), czyli łącznie 6.440 zł,
• w grudniu 2022 r.: wynagrodzenie zasadnicze - 5.880 zł (35 zł x 168 godz.), dodatek funkcyjny - 588 zł (5.880 zł x 10%), premia regulaminowa - 294 zł (5% x 5.880 zł), czyli łącznie 6.762 zł,
• w styczniu 2023 r.: wynagrodzenie zasadnicze - 5.880 zł (35 zł x 168 godz.), dodatek funkcyjny - 588 zł (5.880 zł x 10%), premia regulaminowa - 294 zł (5% x 5.880 zł), czyli łącznie 6.762 zł.

Składnik zmienny to składnik, którego wysokość różni się w poszczególnych miesiącach (u Czytelnika wynagrodzenie godzinowe; brak informacji o premii regulaminowej). Wlicza się go do podstawy wynagrodzenia urlopowego (dalej podstawy wymiaru):

• w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych (przy znacznych wahaniach do 12 miesięcy) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 rozporządzenia urlopowego),
• z najbliższych miesięcy, za które pracownikowi taki składnik przysługiwał, gdy nie przysługiwał mu za cały okres, o którym mowa w poprzednim myślniku, lub za okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc (miesiące) kalendarzowy (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego),
• w wysokości wypłaconej za okres faktycznie przepracowany, jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu otrzymał ten składnik za okres krótszy niż określony w myślniku pierwszym (§ 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych oblicza się, dzieląc podstawę przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona, a następnie mnożąc uzyskaną stawkę godzinową przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym okresie nie korzystał z urlopu (§ 9 rozporządzenia urlopowego).

Pracownik z poprzedniego przykładu w lutym 2023 r. skorzysta z 5 dni (40 godz.) urlopu wypoczynkowego i w związku z tym przepracuje w tym miesiącu 120 godzin ze 160 godzin nominalnych. Za każdy dzień urlopowy pracodawca zmniejsza mu dodatek funkcyjny o 1/30, zgodnie z regulaminem wynagradzania, natomiast do podstawy wynagrodzenia urlopowego wliczy go w średniej wysokości z miesięcy: listopad 2022 r. - styczeń 2023 r. Pracownik za luty 2023 r. otrzyma:

• wynagrodzenie zasadnicze: 35 zł x 120 godz. = 4.200 zł,
• dodatek funkcyjny po zmniejszeniu: 35 zł x 160 godz. = 5.600 zł; 5.600 zł x 10% = 560 zł; 560 zł x 5/30 = 93,33 zł; 560 zł - 93,33 zł = 466,67 zł,
• premię regulaminową: 4.200 zł x 5% = 210 zł (ze względu na obliczanie premii od godzin efektywnie przepracowanych, co gwarantuje, że nie jest wypłacana za okres urlopu w podwójnej wysokości),
• wynagrodzenie urlopowe: (6.440 zł + 6.762 zł + 6.762 zł) : (160 godz. + 168 godz. + 168 godz.) = 40,25 zł; 40,25 zł x 40 godz. = 1.610 zł,
• łącznie: 4.200 zł + 466,67 zł + 210 zł + 1.610 zł = 6.486,67 zł.