Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 11 (605) z dnia 1.06.2024

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy i termin jego wypłaty

1) Umowa o pracę pełnoetatowego pracownika rozwiąże się 28 czerwca 2024 r. w związku z przejściem na emeryturę. Na jego wynagrodzenie składa się płaca zasadnicza w wysokości 10.000 zł oraz dodatek funkcyjny w kwocie 1.000 zł (zmniejszany tylko za okresy absencji chorobowej). Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (26 dni)?

Pracownikowi, który nie wykorzysta całego lub części urlopu wypoczynkowego z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 K.p.). Oblicza się go według reguł obowiązujących dla wynagrodzenia urlopowego ze zmianami wynikającymi z § 15-19 rozporządzenia urlopowego. W tym celu pracodawca musi ustalić:

1) podstawę ekwiwalentu ze składników: stałych miesięcznych, zmiennych za okresy miesięczne oraz zmiennych za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (tzw. incydentalne), pomijając te z nich, które znajdują się na liście wyłączeń zamieszczonej w § 6 rozporządzenia urlopowego,

2) ekwiwalent za 1 dzień urlopu, dzieląc podstawę ekwiwalentu przez współczynnik urlopowy, który w 2024 r. dla całego etatu wynosi 20,92,

3) ekwiwalent za 1 godzinę urlopu, dzieląc ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę godzin odpowiadającą normie dobowej, jaka obowiązuje pracownika (norma podstawowa wynosi 8 godzin, zgodnie z art. 129 § 1 K.p.),

4) wartość całego ekwiwalentu, mnożąc ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Składniki stałe miesięczne (w pytaniu płaca zasadnicza i dodatek funkcyjny) przyjmuje się do ustalenia ekwiwalentu w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu (w pytaniu w czerwcu br.). Składniki zmienne za okresy miesięczne (np. wynagrodzenie godzinowe, wynagrodzenie za nadgodziny) wlicza się do obliczenia ekwiwalentu w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Również w średniej wysokości, tyle że wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu uwzględnia się składniki incydentalne.

Przyjmujemy założenia, że pracownika z pytania obowiązuje ośmiogodzinna norma dobowa oraz że w czerwcu br. nie będzie miał żadnych absencji chorobowych.

W dniu 28 czerwca br. pracownik powinien otrzymać ekwiwalent urlopowy w wysokości 13.671,84 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• podstawa ekwiwalentu: 10.000 zł + 1.000 zł = 11.000 zł,
• ekwiwalent za 1 dzień urlopu: 11.000 zł : 20,92 = 525,81 zł,
• ekwiwalent za 1 godzinę urlopu: 525,81 zł : 8 godz. = 65,73 zł,
• kwota ekwiwalentu: 65,73 zł x 208 godz. = 13.671,84 zł.

Zwracamy uwagę! Rozwiązanie stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego powoduje, że dotychczasowy pracodawca powinien obliczyć urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu u niego przepracowanego w tym roku. Nie musi tego czynić, jeżeli pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze (art. 155¹ § 1 pkt 1 K.p.).

Przyjmujemy, że pracownik z pytania w dniu 1 stycznia 2024 r. nabył prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego, nie ma zaległego urlopu z lat poprzednich i do dnia ustania stosunku pracy nie zrealizuje w naturze żadnego dnia urlopowego. Za okres zatrudnienia przypadający w 2024 r. pracownik ma prawo do 13 dni urlopu (26 dni x 6/12 = 13 dni), a po przeliczeniu na godziny do 104 godzin (13 dni x 8 godz.) urlopu. Ekwiwalent za 104 godziny niewykorzystanego urlopu wyniesie 6.835,92 zł (65,73 zł x 104 godz.).

2) W jakim terminie wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, jeśli z pracownikiem długotrwale niezdolnym do pracy rozwiązujemy umowę z dniem 7 czerwca 2024 r.?

Wypłata ekwiwalentu powinna nastąpić 7 czerwca 2024 r. Termin ten nie wynika z przepisów, lecz z orzecznictwa. W uzasadnieniu wyroku z 1 marca 2017 r. (sygn. akt II BP 11/15) Sąd Najwyższy przypomniał konsekwentne stanowisko judykatury, że: "(...) Z przepisu art. 171 § 1 K.p. w sposób niebudzący wątpliwości można wywieść, że prawo do ekwiwalentu staje się wymagalne z dniem rozwiązania (wygaśnięcia) stosunku pracy. Zdarzenie to należy postrzegać jako »oznaczenie« terminu w rozumieniu art. 455 K.c. Z datą zakończenia zatrudnienia nie ma możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, z punktu widzenia stron staje się zatem jasne, że jego rozliczenie może mieć miejsce wyłącznie przez zapłatę ekwiwalentu. Pracodawca powinien go wypłacić, a pracownik ma prawo wystąpić do sądu o jego zasądzenie. Oznacza to, że z dniem rozwiązania umowy o pracę sytuacja prawna stron w kwestii ekwiwalentu za urlop staje się klarowna, nie ma zatem żadnych przeciwwskazań, aby bezczynność pracownika lub pracodawcy nie rodziła konsekwencji prawnych (w interesie pracodawcy w postaci rozpoczęcia biegu terminu przedawnienia, a na rzecz pracownika przez naliczanie ustawowych odsetek). (...)".