Wynagrodzenie zasadnicze uzupełnione ryczałtem

Klasyczną formą wypłaty wynagrodzenia za pracę jest pensja ustalona w stałej stawce miesięcznej lub godzinowej. Do tej "bazy" wynagrodzenia, jaką jest stawka zasadnicza, mogą być dołączone różne poboczne składniki płacowe. W większości mają one charakter ściśle wynagrodzeniowy (jak np. premie), czasami jednak wypłacane są w formie różnego rodzaju ryczałtów.

Ryczałt płacowy lub rekompensacyjny

Ryczałty, w zależności od swojego przeznaczenia, można podzielić na wynagrodzeniowe i rekompensacyjne. W pierwszym przypadku ryczałt pełni funkcję płacową, choć jest to wynagrodzenie jedynie przybliżone do należnego. W drugim przypadku przeznaczeniem ryczałtu jest pokrycie wydatków, jakie poniósł pracownik w związku z załatwianiem spraw służbowych.

Do ryczałtów pierwszego rodzaju można zaliczyć:

ryczałt za pracę nadliczbową - stosowany w odniesieniu do pracowników stale wykonujących pracę poza siedzibą zakładu; wysokość ryczałtu powinna być tak ustalona, aby odpowiadała przewidywanemu wymiarowi pracy w nadgodzinach (art. 151¹ § 4 K.p.); przy ustalaniu ryczałtu należy brać pod uwagę dopuszczalny roczny limit pracy w nadgodzinach oraz tzw. łączoną normę czasu pracy; wspomniany limit wynosi 150 godzin, a tzw. norma łączona nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin pracy (razem z nadgodzinami) na tydzień,
ryczałt za pracę w porze nocnej - pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia (art. 151⁸ K.p.); w stosunku do pracowników świadczących taką pracę w sposób stały poza zakładem pracy, wspomniany dodatek można zastąpić ryczałtem; kwota ryczałtu powinna w przybliżeniu odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w nocy.

Do ryczałtów wskazanych w drugim przypadku, a więc o charakterze rekompensacyjnym, można natomiast przyjąć:

ryczałty z tytułu podróży służbowej - na pokrycie kosztów noclegu i poruszania się komunikacją miejscową,
ryczałt za używanie do celów służbowych samochodu niebędącego własnością pracodawcy - ustalany jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

W praktyce nie można wykluczyć wystąpienia zakładowych lub umownych ryczałtów, rekompensujących pracownikowi wydatki w sytuacjach nieprzewidzianych przez przepisy ustawowe. Odpowiednie regulacje w tym zakresie mogą przewidywać przepisy wewnątrzzakładowe lub ewentualnie umowa o pracę. Należy przy tym zasygnalizować, że w odniesieniu do ryczałtów o charakterze wynagrodzeniowym, wprowadzenie prawa do nich tylko na gruncie prawa zakładowego lub umowy o pracę wydaje się ryzykowne. Wobec tego, że ich celem jest wynagrodzenie pracownika ściśle za wykonywanie pracy (a nie za czynności pośrednio związane z pracą), podstawą prawną ich wypłaty powinny być przepisy ustawowe.

Ryczałt nie zastąpi stawki zasadniczej

Ryczałty, choć są składnikami płacowymi, nie pełnią funkcji typowo wynagrodzeniowych. Wprawdzie są one rodzajem uśrednionego ekwiwalentu za pracę w określonych okolicznościach lub ponad obowiązujące normy, jednak ich celem nie jest zapłata za całość wykonanej pracy. Dlatego stanowią uzupełnienie wynagrodzenia zasadniczego, a nie jego zamiennik. Cechą charakterystyczną ryczałtów jest bowiem ustalenie wynagrodzenia w wysokości zbliżonej do tego, które jest należne pracownikowi. Jest to więc pewnego rodzaju wynagrodzenie szacunkowe. Dlatego pracodawca, który w umowie o pracę określi pensję zasadniczą w postaci ryczałtu, musi mieć na uwadze, że taki zapis może zostać uznany za nieprawidłowy. Można przytoczyć w tym miejscu wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 czerwca 2000 r., sygn. akt I PKN 707/99, w którym uznano, iż "wynagrodzenie nazwane w umowie o pracę «ryczałtowym», przy jednoczesnym wskazaniu, że przysługuje w określonej kwocie za miesiąc pracy, należy traktować jako miesięczną stawkę wynagrodzenia pracownika".

Dodatkowym argumentem przemawiającym za niedopuszczalnością stosowania ryczałtu jako podstawowego sposobu wynagradzania pracownika jest to, że prawo do określonego rodzaju ryczałtu przysługuje tylko wtedy, gdy przewidują to konkretne przepisy prawa. Ponadto nie można uznać ryczałtu jako swojego rodzaju stawki zasadniczej wynagrodzenia za pracę, również z tego względu, że jest to wynagrodzenie o wartości przybliżonej.

Stosowanie ryczałtu za nadgodziny i za pracę w porze nocnej zwalnia z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy, gdyż dokładna ewidencja czasu pracy jest wówczas niemożliwa.

Gdy ryczałt odbiega od realiów

Wynagrodzenie ryczałtowe jest ustalane szacunkowo, stąd tylko w przybliżeniu odpowiada wymiarowi planowanej pracy. W związku z tym mogą wystąpić przypadki niedoszacowania ryczałtu w porównaniu do faktycznej wysokości wynagrodzenia, jakie pracownik powinien otrzymać. Pracodawca w takim przypadku nie ma bezwzględnego obowiązku korekty czy uzupełnienia wysokości ryczałtu, co nie oznacza jednak, że pracownik może zostać pozbawiony prawa do wynagrodzenia przysługującego mu z mocy ustawy. Jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 czerwca 1971 r., sygn. akt III PZP 15/71: "ukształtowanie w umowie o pracę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe w formie ryczałtu nie pozbawia pracownika roszczeń do wynagrodzenia za zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, nieobjęte tym ryczałtem".

Kwota ryczałtu nie musi być jednolita. Jej wysokość w poszczególnych miesiącach pracy może się różnić w zależności od obowiązującego w danym miesiącu wymiaru czasu pracy czy innych okoliczności wpływających na ilość pracy (np. natężenia pracy w danym okresie). Pracodawca ustalając ryczałt powinien uwzględniać te okoliczności. Ponadto powinien mieć na uwadze kodeksowe zasady wynagradzania za pracę, za którą przysługuje ryczałt. Jeżeli w wyniku nieuwzględnienia przewidywanej ilości pracy (np. w nadgodzinach) i wysokości przysługujących za nią ustawowych dodatków ryczałt okaże się zaniżony, pracodawca powinien go wyrównać.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502)