Informowanie pracowników o zmianach wprowadzonych do regulaminu pracy

Mamy nieaktualny regulamin pracy, w którym brakuje postanowień dotyczących dyskryminacji, mobbingu i niektórych obowiązków pracodawcy. Chcielibyśmy zaktualizować go poprzez dodanie do tego aktu wyciągu z Kodeksu pracy. Związki zawodowe uznały takie postępowanie za bezprawne. Czy w tej sytuacji możemy przyjąć, iż organizacja związkowa działa na szkodę pracodawcy? Jak zapoznać pracowników ze zmianami regulaminu pracy?

Zmiana treści regulaminu pracy wymaga zachowania właściwego trybu. Nie ma przeszkód, aby regulamin zawierał stosowne zapisy zaczerpnięte bezpośrednio z Kodeksu pracy. Jeżeli organizacja związkowa nie wyraża zgody, pracodawca może takie zmiany wprowadzić jednostronnie. Zmiany w regulaminie powinny być podane do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy. Jeżeli obecna formuła informowania pracowników jest mało skuteczna, można rozważyć inne rozwiązanie.

Regulaminu pracy nie wprowadza się, gdy ww. postanowienia zostały zawarte w układzie zbiorowym pracy.

Omawiany regulamin ustalany jest przez pracodawcę. W przypadku, gdy w zakładzie pracy funkcjonują organizacje związkowe, obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie regulaminu pracy w uzgodnieniu z tą organizacją. Jest to niezbędne również w razie dokonywania modyfikacji w regulaminie (gdy zachodzi potrzeba jego uzupełnienia).

Pracodawca może uzupełnić regulamin pracy poprzez przytoczenie w nim odpowiednich przepisów prawa pracy. Nie ma podstaw, aby takie postępowanie było kwestionowane przez organizację związkową. Trudno bowiem zastosować inne definicje dyskryminacji czy mobbingu niż te, które są definicjami legalnymi i wynikają z Kodeksu pracy. Jeżeli organizacja związkowa kwestionuje postępowanie pracodawcy w omawianym zakresie, można uznać, że pracodawca w żadnym razie nie jest tym związany. W takim przypadku należy przyjąć, że nie doszło do uzgodnienia treści regulaminu z organizacją związkową, co powoduje możliwość jednostronnego wprowadzenia modyfikacji przez pracodawcę.

Odnosząc się do zarzutu wobec związków zawodowych, że działają na szkodę pracodawcy, można zauważyć, iż postępowanie to wskazuje raczej na nieznajomość przepisów, a nie na rzeczywistą wolę działania na szkodę zakładu pracy - tym bardziej, że ostatecznie o treści regulaminu pracy decyduje pracodawca.

Stosownie do art. 104³ § 2 K.p., obowiązkiem pracodawcy jest zapoznanie pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy. Ponadto zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji..., pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy. Powołany przepis rozporządzenia umieszczony jest w części dotyczącej dokumentowania podjęcia pracy przez pracownika. Potwierdzeniem tego jest posłużenie się zapisem "przed dopuszczeniem pracownika do pracy". Przepisy rozporządzenia zawarte w części poświęconej prowadzeniu akt osobowych i dokumentacji nie zawierają wymogu potwierdzania przez pracowników zmian do regulaminu pracy. Uwzględniając powyższe argumenty oraz przepisy w tym zakresie, nie można przyjąć, że pracodawca ma obowiązek uzyskiwać każdorazowo potwierdzenie od pracowników zapoznania się ze zmianami w regulaminie pracy.

Od pisemnego potwierdzenia zapoznania się ze zmianami w regulaminie należy odróżnić obowiązek ich podania do wiadomości pracowników. Może to nastąpić w dowolnej formie. Jeżeli zatem pracodawca dopełnił tej powinności i umożliwił w sposób obiektywny zapoznanie się pracowników z regulaminem - wówczas zmiany zaczną obowiązywać w terminie 2 tygodni od tego dnia.

Niezależnie od braku bezpośredniego obowiązku uzyskiwania każdorazowo pisemnego potwierdzenia faktu zapoznania się przez pracowników ze zmianami w regulaminie, należy pamiętać, że w przypadku powstania sporu odnośnie nowych zapisów to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar wykazania, że umożliwił pracownikom zapoznanie się ze zmianami.