Tworzenie i rezygnacja z przepisów zakładowych

Do podstawowych aktów prawa zakładowego należą regulaminy pracy i wynagradzania. W zakresie, w jakim są one korzystniejsze dla pracownika, mają pierwszeństwo nawet przed przepisami ustawowymi. Obowiązek tworzenia wspomnianych regulaminów nie dotyczy jednak wszystkich pracodawców. Wymóg posiadania prawa wewnątrzzakładowego zależny jest od kryterium stanu zatrudnienia, które uległo zmianie od 1 stycznia 2017 r.

Regulaminy od organizacji i płacy

Regulamin pracy jest podstawowym aktem prawa zakładowego o charakterze "porządkowym". Jego celem jest unormowanie wszystkich spraw organizacyjnych, istotnych dla prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy i związanych z nimi praw i obowiązków pracodawcy i pracowników (art. 104-104¹ K.p.). Swoim zakresem obejmuje danego pracodawcę oraz wszystkich pracowników zatrudnionych w jego zakładzie na podstawie umowy o pracę, mianowania, wyboru i powołania. Regulamin obowiązuje również pracowników młodocianych. Natomiast nie podlegają mu osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych.

Z kolei regulamin wynagradzania ma za zadanie określić warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w danym zakładzie (art. 77² § 1 i 2 K.p.). W treści regulaminu powinny zostać określone szczegółowe warunki wynagradzania obowiązujące u danego pracodawcy, w tym postanowienia określające:

formy wynagradzania,
poszczególne składniki wynagrodzenia za pracę oraz jego wysokość,
zasady wypłaty wynagrodzenia.

Najczęściej w regulaminach zamieszcza się postanowienia dotyczące wynagrodzenia zasadniczego (podstawowego) oraz składników uzupełniających, takich jak premie czy prowizje. W regulaminie wynagradzania można ponadto uregulować zasady wypłacania dodatków, np. funkcyjnych, stażowych, za warunki szkodliwe oraz składników wypłacanych w dłuższych odcinkach czasowych, jak np. premii kwartalnych albo nagród jubileuszowych.

Oba omawiane regulaminy - pracy i wynagradzania - nie mogą zawierać zapisów mniej korzystnych dla pracownika niż przewiduje to powszechne prawo pracy. Jeżeli pracodawca wprowadzi takie zapisy, to są one z mocy prawa nieważne, a w ich miejsce zastosowanie znajdują powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy (Kodeksu pracy, innych ustaw i rozporządzeń).

Należy nadmienić, że warunki wynagradzania za pracę dla pracowników państwowej sfery budżetowej, w zakresie nieobjętym układem zbiorowym pracy, określane są w drodze rozporządzenia.

Regulamin pracy i wynagradzania obowiązuje do czasu objęcia pracowników układem zbiorowym pracy.

Tryb wprowadzania regulaminów

Pracodawca zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy i wynagradzania wprowadza te akty zakładowe bez zbędnej zwłoki, po osiągnięciu stanu zatrudnienia obligującego go do ich posiadania. Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy (art. 104³ K.p.). Wejście w życie omawianego aktu zakładowego musi być jednak poprzedzone uzgodnieniem treści regulaminu z zakładową organizacją związkową (o ile taka organizacja występuje w zakładzie pracy). Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, wówczas strony mają 30 dni na wypracowanie wspólnego stanowiska.

W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala samodzielnie pracodawca. W tym zakresie - możliwości samodzielnego ustalenia regulaminu w razie braku porozumienia ze związkami zawodowymi - tryby wprowadzenia regulaminu pracy i wynagradzania zaczynają się wyraźnie różnić.

Regulamin wynagradzania, tak jak regulamin pracy, wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Tak samo też należy uzgodnić jego zapisy z zakładową organizacją związkową. Jednak w przypadku regulaminu wynagradzania brak porozumienia ze związkami zawodowymi uniemożliwia pracodawcy jego samodzielne wprowadzenie (art. 77² § 4 K.p.). Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 stycznia 2012 r. (sygn. akt I PK 83/11) "Regulamin wynagradzania wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową (...) nie ma mocy wiążącej i nie może wejść w życie".

Wyższy próg zatrudnienia

Zakres regulaminu pracy i wynagradzania, jak też tryb ich wprowadzania są niezależne od stanu zatrudnienia u danego pracodawcy. Jednak sam obowiązek posiadania takich aktów zakładowych jest ściśle uzależniony od kryterium liczby pracowników w danym zakładzie. Przez wiele lat do tworzenia wspomnianych regulaminów zobowiązani byli pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników. Ten stan rzeczy uległ istotnej zmianie od 1 stycznia 2017 r., kiedy to podwyższono próg zatrudnienia obowiązujący do tworzenia regulaminów. Od tej daty regulamin pracy i wynagradzania jest obligatoryjny dla pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników (jeżeli nie są objęci układem zbiorowym pracy). Pracodawcy o niższym stanie zatrudnienia generalnie nie są zobowiązani do tworzenia regulaminów, tj. mogą je tworzyć na zasadzie dobrowolności. Jest tylko jeden wyjątek od tej zasady. U pracodawców o stanie zatrudnienia poniżej 50 pracowników, ale wynoszącym co najmniej 20 pracowników regulaminy są obowiązkowe, jeżeli o ich utworzenie zawnioskuje zakładowa organizacja związkowa.

Podwyższenie od 1 stycznia br. kryterium zatrudnienia do 50 pracowników oznacza, że wielu pracodawców tworzących w poprzednim roku (latach) regulaminy zakładowe z uwagi na zatrudnianie co najmniej 20 pracowników, nie musi ich już posiadać. Może się jednak pojawić pytanie, co z mocą obowiązującą dotychczasowych regulaminów? Czy przestają one automatycznie obowiązywać z uwagi na to, że pracodawców nie obejmuje już wymóg ich tworzenia?

Do stanu zatrudnienia ustalanego dla potrzeb tworzenia regulaminu pracy i wynagradzania wlicza się pracowników zatrudnionych w ramach stosunku pracy.

Rezygnacja z przepisów zakładowych

Kodeks pracy przewidując obowiązek tworzenia regulaminów pracy i wynagradzania nie unormował możliwości rezygnacji z tych aktów, ani tym bardziej nie określił trybu tej rezygnacji. Należy zauważyć, że regulaminy pracy i wynagradzania, co do zasady, obowiązują bezterminowo, możliwa jest tylko zmiana ich treści. Oznacza to, że pomimo zmniejszenia zatrudnienia poniżej progu zobowiązującego do ich tworzenia, wymienione regulaminy nie przestają obowiązywać z mocy samego prawa. Niemniej dopuszcza się, na zasadzie interpretacji przepisów, możliwość uchylenia przepisów zakładowych przez pracodawcę, który nie jest już zobowiązany do ich posiadania. W tej kwestii wypowiedziało się Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 20 czerwca 2013 r. Resort pracy uznał w nim, że pracodawca może zrezygnować z regulaminów zakładowych (w razie spadku stanu zatrudnienia poniżej poziomu zobowiązującego do ich posiadania), w trybie analogicznym do ich wprowadzenia. W konsekwencji pracodawca, który zamierza odstąpić od funkcjonujących w jego firmie regulaminów pracy i wynagradzania, musi:

uzgodnić ten zamiar z zakładową organizacją związkową, jeżeli występuje u danego pracodawcy,
wprowadzić zapis do dotychczasowych regulaminów, np. w formie aneksu, o jego uchyleniu/rezygnacji z niego (patrz wzór pisma o uchyleniu regulaminu pracy),
podać treść zmiany (aneksu) do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy; zapis o rezygnacji wejdzie w życie najwcześniej po upływie dwóch tygodni od jego ogłoszenia.

Powyższy tryb postępowania jest wystarczający w przypadku rezygnacji z regulaminu pracy. Jeżeli chodzi o regulamin wynagradzania, sytuacja jest bardziej skomplikowana. Jest to związane z tym, że warunki płacowe określone w tym regulaminie są jednocześnie warunkami indywidualnych umów o pracę - nawet jeżeli nie są w niej określone. To zaś może oznaczać konieczność zmiany umowy o pracę.

Spadek zatrudnienia a obowiązywanie regulaminów

"(...) Jeżeli u konkretnego pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników został ustalony regulamin wynagradzania, a następnie w trakcie jego obowiązywania liczba zatrudnionych pracowników spadła poniżej 20, to taki pracodawca - nie jest już prawnie zobligowany do ustalenia (utrzymywania w mocy istniejącego) regulaminu wynagradzania; regulamin ma jednak nadal zastosowanie do objętych jego postanowieniami pracowników.

W takiej sytuacji - pomimo tego, że przepisy Kodeksu pracy nie przewidują procedury uchylenia (zniesienia) regulaminu wynagradzania - możliwe jest, zdaniem Departamentu, jego zniesienie przy odpowiednim zastosowaniu trybu przewidzianego w Kodeksie pracy dla ustalania takiego regulaminu. (...)".

Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 20 czerwca 2013 r.

Miejscowość i data sporządzenia aneksu, nazwa pracodawcy w nagłówku - pominięto
Aneks nr 2 do Regulaminu Pracy z dnia 5 stycznia 2006 r.
Do Regulaminu Pracy Zakładu Papierniczego "Gratex" przy ul. Zakole 12 w Poznaniu wprowadza się następujące zmiany: po § 32 dodaje się § 33 w brzmieniu: Pracodawca, działając na podstawie art. 104 § 1 i 2 K.p., uchyla Regulamin Pracy Zakładu Papierniczego "Gratex" przy ul. Zakole 12 w Poznaniu z dnia 20 marca 2005 r. Niniejszy zapis wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników, poprzez umieszczenie tekstu zmiany na tablicy ogłoszeń.
	Zygmunt Terczyński dyrektor