Wprowadzenie nowych składników wynagrodzenia

Planujemy przyznać dodatki: za posiadane uprawnienia i lojalnościowy (podobny do stażowego, ale z innymi kryteriami). Czy można wprowadzić je zarządzeniem, skoro mamy zapis w regulaminie wynagrodzeń, zgodnie z którym: "(...) Inne dodatki określone w przepisach bezwzględnie obowiązujących, w angażu pracownika lub określone odrębnym zarządzeniem Prezesa. (...)"? Jeśli pracodawca po jakimś czasie podjąłby decyzję o likwidacji któregoś z tych dodatków, bądź zastąpieniu go inną formą wynagrodzenia, to jak będzie musiał postąpić?

Regulamin wynagradzania jest wewnątrzzakładowym aktem prawnym, który ustala warunki wynagradzania pracowników. Tak wynika z art. 77² § 1 K.p. Powołany przepis nie definiuje jednak pojęcia warunków wynagradzania. W piśmiennictwie przyjmuje się, że dla ustalenia jego zakresu celowe jest odwołanie się do treści art. 77³ § 3 pkt 1 i 2 K.p., który zawiera wytyczne dotyczące rozporządzenia wykonawczego regulującego m.in. warunki wynagradzania w sferze budżetowej. Zgodnie z tym przepisem, przez warunki wynagradzania należy rozumieć warunki ustalania i wypłacania wynagrodzenia zasadniczego pracowników oraz innych składników uzasadnionych zwłaszcza szczególnymi właściwościami lub warunkami wykonywanej pracy czy kwalifikacjami zawodowymi pracowników. Ponadto w regulaminie można ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania.

Ważne: Przepisy powszechnie obowiązujące, w tym Kodeks pracy, przyznają pracownikom prawo do różnych dodatków do wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą np.: dodatku za pracę nadliczbową oraz w porze nocnej, wynagrodzenia za czas przestoju, wynagrodzenia chorobowego, odprawy emerytalno-rentowej.

Kwestii tych pracodawca nie musi regulować w regulaminie wynagradzania. Dodatki i świadczenia te przysługują pracownikom - po spełnieniu przesłanek do ich otrzymania - z mocy przepisów Kodeksu pracy (innych ustaw i rozporządzeń). Nie ma więc konieczności, aby przepisy je przyznające przenosić do regulaminu wynagradzania. Tym bardziej, że może to przysporzyć pracodawcy dodatkowej pracy. W sytuacji bowiem, gdy przepisy te zmienią się na:

niekorzyść pracownika, nadal będą go obowiązywać postanowienia regulaminu wynagradzania, jako bardziej korzystne od przepisów Kodeksu pracy,
korzyść pracownika, zastąpią one z mocy prawa postanowienia regulaminu w tej sprawie (art. 18 § 1 i 2 K.p.).

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania (art. 77² § 4 K.p.).

W sytuacji opisanej w pytaniu, w regulaminie wynagradzania znalazł się zapis umożliwiający przyznanie pracownikom dodatków, innych niż określone w przepisach powszechnie obowiązujących i przepisach tego regulaminu. Mogą one być skutkiem indywidualnych ustaleń stron, wtedy prawo do nich wynika z postanowień umów o pracę pracowników, czy też odrębnego zarządzenia prezesa. W ten sposób twórcy regulaminu (pracodawca samodzielnie albo pracodawca i funkcjonująca u niego zakładowa organizacja związkowa, czy zakładowe organizacje związkowe) postanowili, że aby w sytuacji, gdy stanie się to możliwe (np. ze względów finansowych) pracodawca może przyznać pracownikom nowe świadczenia czy to na stale, czy tylko na określony czas. Przy czym ustalenie zasad, na jakich mają być one przyznawane pozostawiono (godząc się na taki zapis w regulaminie) jednostronnej decyzji prezesa zarządu i to bez względu na to czy w firmie działają związki zawodowe, czy nie. Jeśli bowiem związków zawodowych w danej firmie nie ma, przyjęcie, że kwestie te rozstrzygnie sam pracodawca jest oczywiste. W sytuacji natomiast, gdy związki występują i brały udział w ustalaniu treści regulaminu wynagradzania, należy przyjąć, że świadomie zgodziły się, aby określenie zasad na jakich takie nadzwyczajne dodatki mają być wypłacane odbywało się w innym trybie niż ustalenie treści regulaminu wynagradzania, a więc bez konieczności współdziałania pracodawcy ze związkami zawodowymi. To też, jak się wydaje, przesądza, że zmiany w takim zarządzeniu również takiego współdziałania ze związkami zawodowymi (jeśli są), nie wymagają.

Ważne: Powszechnie przyjmuje się, że zmiany w akcie wewnątrzzakładowym, jeśli tryb ten nie wynika wprost z przepisów, wprowadza się w takiej samej formie jak go przyjmuje.

Jeśli pracodawca będzie zamierzał zmienić określone w zarządzeniu zasady przyznawania dodatków, może to uczynić wydając nowe zarządzenie. Swoimi decyzjami nie powinien jednak zaskakiwać pracowników. Dla przejrzystości obowiązujących w firmie zasad wynagradzania o zmianie takiego zarządzenia pracownicy powinni zostać poinformowani z wyprzedzeniem. Zasadne byłoby więc odpowiednie zastosowanie, odnoszącego się do regulaminu wynagradzania art. 77² § 6 K.p. zgodnie, z którym regulamin ten (podobnie jak wprowadzone do niego zmiany) wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Zwracamy uwagę! Pracodawca wydając takie zarządzenie musi pamiętać, że określone uprawnienia pracownicze (w tym prawo do dodatkowych świadczeń po spełnieniu wskazanych w zarządzeniu kryteriów), mimo że nieuwzględnione w treści umów o pracę, z chwilą ich przyznania stanowią element indywidualnych warunków zatrudnienia poszczególnych pracowników, których zarządzenie to dotyczyło (podobnie jak warunki, które wprost wynikają z takich umów). To zaś oznacza, że zmiana aktów prawa zakładowego, jeżeli w jej konsekwencji pracownik jest pozbawiony konkretnych świadczeń czy uprawnień, pociąga za sobą konieczność wręczenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego. Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 30 września 2011 r. (sygn. akt III PK 14/11, OSNP 2012/21-22/256): "(...) instytucją wypowiedzenia zmieniającego można objąć zarówno warunki pracy i płacy, jak i jeden z tych elementów treści stosunku pracy. Zmiana musi być jednak istotna, albowiem wszelkie inne modyfikacje warunków zatrudnienia mieszczą się w kręgu uprawnień kierowniczych pracodawcy. Poza tym powinna być ona niekorzystna dla pracownika, gdyż poprawa warunków pracy i płacy nie wymaga zastosowania trybu wypowiedzenia.

(...) Wypowiedzenia zmieniającego wymaga nie tylko modyfikacja zasad nabywania prawa lub ustalania wysokości wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków, jak dodatek funkcyjny czy stażowy, ale także innych składników płacowych, jak nagrody jubileuszowe (...)".