Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 28 (819) z dnia 1.10.2013

Porozumienie o stosowaniu rocznego okresu rozliczeniowego a wpis do regulaminu

Nie. Podstawą prawną stosowania 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego jest w tym przypadku porozumienie zawarte w trybie art. 150 § 3 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Jest ono wystarczające do wdrożenia wspomnianego okresu rozliczeniowego i nie musi być potwierdzane poprzez odpowiedni zapis w prawie zakładowym.

Ogólny obowiązek ustalenia w przepisach zakładowych lub w obwieszczeniu obowiązujących w danej firmie systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych wynika z art. 150 § 1 K.p. Przepis ten nie został uchylony na mocy ustawy nowelizującej Kodeks pracy z dnia 12 lipca 2013 r. (Dz. U. poz. 896), wprowadzającej m.in. możliwość stosowania rocznych okresów rozliczeniowych we wszystkich systemach czasu pracy. Wymóg wskazania stosowanych u danego pracodawcy systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu pozostał zatem bez zmian. Należy jednak zauważyć, że przepis art. 150 § 1 K.p. wprowadza ten wymóg z zastrzeżeniem art. 150 § 3 K.p., który przewiduje odrębną procedurę ustalania m.in. 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego. Zgodnie z tym przepisem, okres rozliczeniowy tej długości wprowadza się na podstawie:

• odpowiedniego zapisu o stosowaniu rocznego okresu rozliczeniowego w układzie zbiorowym pracy lub, jeżeli pracodawca nie jest objęty takim układem,
• porozumienia z zakładową organizacją związkową lub, w razie jej braku, z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy.

Brzmienie art. 150 § 1 i 3 K.p. wskazuje na to, że ustawodawca przewidział odrębny od ogólnego sposób wprowadzenia rocznego okresu rozliczeniowego czasu pracy. Regulację art. 150 § 3 K.p. można potraktować jako unormowanie szczególne w odniesieniu do art. 150 § 1 K.p. i w związku z tym mające pierwszeństwo stosowania. Dla skutecznego wdrożenia rocznego okresu rozliczeniowego wystarczy więc spełnienie wymogów z art. 150 § 3 K.p.

2) Pracodawca zamierza zawrzeć porozumienie z przedstawicielami pracowników o stosowaniu rocznego okresu rozliczeniowego. Ma ono wejść w życie z dniem podpisania. Niezależnie od porozumienia, pracodawca chce też wprowadzić zapis o rocznym okresie rozliczeniowym do regulaminu pracy. Czy w takim przypadku zapis taki wejdzie w życie po upływie dwóch tygodni od podania zmian w regulaminie do wiadomości pracowników?

Na początku należy zaznaczyć, że ewentualne potwierdzenie faktu wprowadzenia rocznego okresu rozliczeniowego poprzez odpowiedni zapis w regulaminie pracy, nie jest obowiązkowe. Pracodawca może wprowadzić taki zapis na zasadzie dobrowolności - będzie miał on wówczas głównie walor porządkowy i ujednolicający różne akty zakładowe dotyczące organizacji czasu pracy. Jeśli jednak zamieści w regulaminie pracy postanowienie o stosowaniu rocznego okresu rozliczeniowego, to musi mieć na uwadze, że wejdzie ono w życie zgodnie z art. 104³ K.p. - tj. po upływie dwóch tygodni od powiadomienia pracowników o zmianie treści regulaminu w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy.

W takim przypadku mielibyśmy do czynienia z sytuacją, w której zapis o rocznym okresie rozliczeniowym zamieszczony w porozumieniu i analogiczny zapis wprowadzony do regulaminu pracy, wchodziłyby w życie w odrębnych terminach, wynikających odpowiednio: z treści porozumienia i z art. 104³ K.p. Przy czym decydujące znaczenie ma termin wskazany w porozumieniu, jako że to porozumienie (a nie ogólny wpis w regulaminie pracy) jest podstawą prawną do wprowadzenia rocznego okresu rozliczeniowego.