Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 29 (820) z dnia 10.10.2013

Odpracowanie wyjść prywatnych w przepisach zakładowych

Posiadamy regulamin pracy, w którym mamy określone zasady udzielania zwolnień od pracy w celach prywatnych, tj. że następuje to za zgodą bezpośredniego przełożonego, z adnotacją w zeszycie wyjść. Zgodnie z regulaminem, takie zwolnienie można odpracować. Czy w związku ze zmianą przepisów, które stanowią, że czas odpracowania nie jest pracą w nadgodzinach, powinniśmy zmienić regulamin w zakresie formy dokumentowania wyjść prywatnych?

Z obowiązującego od dnia 23 sierpnia 2013 r. art. 151 § 2¹ K.p. nie można wprawdzie wywieść obowiązku dokonania zmian, o których mowa w pytaniu, niemniej jest to wskazane. Zgodnie z przytoczonym przepisem, czas odpracowania zwolnienia od pracy w celach prywatnych, udzielonego na pisemny wniosek pracownika, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Ta nowa regulacja pozwala pracownikowi i pracodawcy na swobodne ustalenie terminu odpracowania wyjścia w celach prywatnych, jednak wyraźnie wskazuje, że chodzi tu o odpracowanie zwolnienia udzielonego na pisemny wniosek pracownika. Forma wystąpienia o to zwolnienie została więc wyraźnie określona.

Do czasu wprowadzenia przytoczonego przepisu sposób udzielania pracownikom zwolnień od pracy w celach prywatnych nie był ustawowo unormowany i zależał od praktyki zakładowej w danej firmie. Stosowane były różne rozwiązania w tym zakresie i różnorodność ta znajdowała odzwierciedlenie w przepisach zakładowych. W wielu przypadkach przyjmowano, iż zwolnienie w celach prywatnych następuje z inicjatywy pracownika (bez precyzowania formy wystąpienia o to zwolnienie), za zgodą bezpośredniego przełożonego. Potwierdzeniem tego rodzaju zwolnienia był często odpowiedni wpis w zeszycie wyjść (lub w innym podobnym dokumencie) lub wprost na liście obecności. Przyjęta w danym zakładzie procedura udzielania zwolnień od pracy była wprowadzana do obowiązujących w firmie przepisów zakładowych lub do informacji dodatkowej - u tych pracodawców, którzy przygotowują ją w wersji rozszerzonej.

Z formalnego punktu widzenia nie ma przeszkód, aby dany pracodawca nadal stosował przyjęte u niego i wynikające z regulaminu pracy zasady udzielania zwolnień w celach prywatnych. Musi mieć jednak na uwadze, że o ile zasady te nie przewidują obowiązku składania przez pracownika pisemnego wniosku o udzielenie omawianego zwolnienia, wówczas jego późniejsze odpracowanie może zostać uznane za pracę w nadgodzinach.

W razie ewentualnej kontroli ze strony państwowej inspekcji pracy lub zgłoszenia przez pracownika roszczenia o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny, pracodawca może mieć trudności z udowodnieniem, że dłuższa praca pracownika w danym dniu stanowiła odpracowanie wyjścia prywatnego. Zwolnienie udzielone na poczet tego wyjścia nie będzie bowiem udokumentowane pisemnym wnioskiem pracownika. Pracodawca może się wprawdzie powoływać na inne formy potwierdzenia faktu udzielenia pracownikowi zwolnienia w celach prywatnych (np. na odpowiedni wpis na liście obecności), jednak po zmianie przepisów nie będzie to już forma wymagana przez przepisy Kodeksu pracy. W konsekwencji czas odpracowania może zostać uznany za pracę w nadgodzinach. Aby uniknąć takich komplikacji, pracodawca powinien wprowadzić obowiązek pisemnego wnioskowania przez pracownika o udzielenie zwolnienia od pracy w celach prywatnych, chyba że taki tryb postępowania został już przyjęty w danym zakładzie. Odpowiedniego wpisu należy dokonać w:

• przepisach wewnątrzzakładowych - regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy,
• informacji dodatkowej - jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub, ze względu na zatrudnianie poniżej 20 pracowników, nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy.

W przypadku zmian do regulaminu pracy, wchodzą one w życie po upływie dwóch tygodni po podaniu ich do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy (art. 104³ K.p.). Natomiast co do zmian w układzie zbiorowym pracy wprowadzanych w formie protokołów dodatkowych (art. 241⁹ K.p.), to wchodzą one w życie z dniem wskazanym w protokole, jednak nie wcześniej niż z dniem rejestracji tego protokołu w odpowiednim rejestrze układów (art. 241¹² K.p.).

Przykładowy zapis regulaminu pracy dotyczący udzielania zwolnień od pracy w celach prywatnych: