Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 34 (825) z dnia 1.12.2013

Regulaminowe warunki korzystania ze świadczeń ZFŚS

Posiadamy w firmie zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, w którego regulaminie przewidziano dopłaty do wypoczynku pracowników. Dofinansowanie przysługuje raz w roku pod warunkiem, że pracownik będzie wypoczywał co najmniej przez 10 kolejnych dni kalendarzowych. W dniu 1 listopada br. zatrudniliśmy pracownika na cały etat, do końca 2014 r. W bieżącym roku planuje on wyjazd urlopowy (w tygodniu, w którym przypadają Święta Bożego Narodzenia i w następnym tygodniu). Czy ma on prawo do dofinansowania, jeżeli wyjazd będzie krótszy niż 10 dni?

Nie. O możliwości otrzymania określonego świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych decyduje regulamin ZFŚS. To w tym regulaminie pracodawca ustala konkretne świadczenia finansowane w ramach Funduszu oraz warunki ich przyznawania. Podstawowym kryterium branym pod uwagę przy określaniu przesłanek do uzyskania świadczenia z ZFŚS jest tzw. kryterium socjalne, odnoszące się do sytuacji bytowo-finansowej osoby uprawnionej. Nie jest to jednak jedyna z dopuszczalnych przesłanek przyznania pomocy z Funduszu. W przypadku dofinansowania do wypoczynku często spotykanym w praktyce rozwiązaniem jest powiązanie tego dofinansowania z określoną długością wypoczynku. Jest to rozwiązanie po części wzorowane na regulacji dotyczącej wypłaty świadczenia urlopowego, które przysługuje pod warunkiem wykorzystania przez pracownika co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku. Podobne zastrzeżenie można spotkać w przypadku zapisów dotyczących dopłaty do wypoczynku finansowanej ze środków ZFŚS. Jest ono zgodne z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ponieważ nie ogranicza kręgu uprawnionych do świadczeń z Funduszu. Przyjęte kryterium długości wypoczynku jest zaś zgodne z przeznaczeniem takiego świadczenia, jak dopłata do kosztów wypoczynku.

Pracodawca może wymagać, aby pomoc socjalna wydatkowana na ten cel była spożytkowana zgodnie ze swoim przeznaczeniem, tj. stanowiła pomoc finansową do efektywnego odbycia wypoczynku w ramach urlopu. Wypoczynek ten, aby spowodować realną regenerację sił psychofizycznych pracownika, powinien trwać przez pewien czas. Pracodawca może więc ograniczyć zakres przypadków uprawniających do dopłaty do wypoczynku poprzez odpowiedni zapis dotyczący jego długości w regulaminie ZFŚS.

WAŻNE: Dopłata do wypoczynku ze środków ZFŚS nie musi być obwarowana zastrzeżeniem określonej długości trwania tego wypoczynku. Jest to warunek fakultatywny, który może zostać przewidziany w regulaminie ZFŚS.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie wspomnianego warunku, powinien go stosować do wszystkich uprawnionych, bez względu na ich indywidualną sytuację. Nawet jeżeli pracownik nie jest w stanie skorzystać z wymaganego regulaminem ZFŚS okresu wypoczynku, z powodu braku prawa do urlopu wypoczynkowego w wymiarze, który pozwoliłby mu wypoczywać przez taki okres czasu, pracodawca może odmówić dofinansowania.

W omawianej sytuacji pracownik, przy założeniu, że jest uprawniony do 26 dni urlopu i w 2013 r. uprzednio nigdzie nie pracował lub u poprzedniego pracodawcy otrzymał urlop w wymiarze ściśle proporcjonalnym do okresu zatrudnienia, ma w bieżącym roku prawo tylko do 5 dni (40 godz.) urlopu wypoczynkowego za listopad i grudzień 2013 r. (26 dni x 2/12 = 4,33, po zaokrągleniu 5 dni urlopu). Nie zdoła więc w planowanym terminie wykorzystać wypoczynku w wymiarze uprawniającym go do dopłaty z Funduszu. Mimo, że taka sytuacja zaistniała w wyniku okoliczności w dużej mierze niezależnych od pracownika, pracodawca jest uprawniony do odmowy wypłaty świadczenia. Należy zasygnalizować, iż w razie potraktowania przypadku tego pracownika jako wyjątkowego i wypłacenia mu świadczenia pomimo zapisu regulaminowego, w każdym następnym takim przypadku pracodawca powinien podjąć analogiczną decyzję. Traktując odmiennie innych pracowników w podobnej sytuacji narazi się bowiem na zarzut nierównego traktowania w zatrudnieniu. Ponadto, jego decyzja może być kwestionowana z uwagi na jej ewidentną niezgodność z regulaminem ZFŚS. Wydatkowanie środków Funduszu niezgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, a co za tym idzie i z regulaminem ZFŚS (o ile jest zgodny z ustawą), stanowi zaś wykroczenie zagrożone karą grzywny (art. 12a ustawy o ZFŚS).