Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 4 (831) z dnia 1.02.2014

Zmiana regulaminu pracy w zakresie terminu wypłaty wynagrodzenia

W regulaminie pracy obowiązującym w naszej firmie figuruje zapis, zgodnie z którym wypłata wynagrodzenia następuje 25 dnia danego miesiąca. Zamierzamy zmienić ten termin na 10 dnia następnego miesiąca kalendarzowego. Jak dokonać takiej zmiany i w jakim terminie wejdzie ona w życie?

Zasady wypłaty wynagrodzenia zostały określone w art. 85-86 K.p. Przepis art. 85 § 1 K.p. stanowi, że wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Przy czym wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. W przypadku, gdy ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia jest dniem wolnym od pracy, wypłaca się je w dniu poprzedzającym.

Pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy (art. 86 § 1 K.p.). Do tych innych przepisów prawa pracy zalicza się np. układ zbiorowy pracy. Jeżeli układ ten ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników, to zastępuje on regulamin pracy. Inaczej jest w przypadku małych pracodawców, zatrudniających mniej niż 20 pracowników, którzy nie mają obowiązku ustalania regulaminu pracy. Kwestie terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia określają oni w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia, przekazywanej pracownikom w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 K.p.).

W zakładzie, o którym mowa w pytaniu, obowiązuje regulamin pracy, który ustala organizację i porządek w procesie pracy. Tego rodzaju regulamin, podobnie jak zmiana jego postanowień, wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przy czym zarówno przy jego ustalaniu, jak i przy zmianie jego uregulowań obowiązuje określony tryb. Regulamin pracy pracodawca ustala w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nieuzgodnienia jego treści z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa taka organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca (art. 104² K.p.).

W przypadku zmiany terminu wypłaty wynagrodzenia wystarczy wprowadzenie do regulaminu pracy nowych postanowień w formie aneksu, określających termin wypłaty wynagrodzenia na 10 następnego miesiąca. Zachowanie przy tym przez pracodawcę wymogów formalnych wskazanych powyżej spowoduje jego zmianę po upływie 2 tygodni od podania informacji o zmianie do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie. Nie jest w tym przypadku wymagane zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego. Termin wypłaty wynagrodzenia nie zalicza się bowiem do warunków pracy i płacy, a stanowi jedynie uregulowanie o charakterze organizacyjno-porządkowym. Stanowisko w tej sprawie zajął Główny Inspektorat Pracy w piśmie o numerze GPP-471-4560-26/09/PE/RP, który dodatkowo odniósł się w nim jeszcze do zmiany terminu (i miejsca) wypłaty wynagrodzenia uregulowanych w umowie o pracę. Poniżej fragment powołanego stanowiska GIP.

Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy w sprawie zmiany miejsca oraz terminu wypłaty wynagrodzenia (GPP-471-4560-26/09/PE/RP):

"(…) Zgodnie (...) z art. 104³ § 1 K.p., regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Oznacza to, iż prawidłowo ustalona zmiana regulaminu pracy zmienia automatycznie (po upływie dwóch tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników) dotychczasowe prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy (w tym termin i miejsce wypłaty wynagrodzenia) nawet wówczas, gdy nowe postanowienia regulaminu są mniej korzystne dla pracowników, niż przewidywał to regulamin dotychczasowy. Taka zmiana regulaminu nie wymaga dla swej skuteczności wypowiedzenia warunków pracy i płacy albo porozumienia zmieniającego.

Z kolei jeśli kwestie terminu i miejsca wypłaty wynagrodzenia zostały również zamieszczone w umowie o pracę, to zdaniem Departamentu Prawnego, ich zmiana również nie powinna skutkować koniecznością wręczenia wypowiedzenia zmieniającego albo porozumienia zmieniającego. Należy bowiem pamiętać, że wypowiedzenia zmieniającego wymaga przede wszystkim istotna zmiana wynikających z umowy warunków pracy i (lub) płacy. Ponadto, patrząc na treść art. 29 K.p., trudno uznać, iż informacje dotyczące miejsca i terminu wypłaty wynagrodzenia mieszczą się w pojęciu warunków pracy i płacy wynikających z umowy, skoro przepis art. 29 § 3 K.p. nakazuje podanie tego rodzaju informacji na piśmie w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy (oczywiście tylko w przypadku, gdy pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy).

Niewątpliwie przemawia to za tym, że materia ta przynależy do kręgu informacji organizacyjnych i porządkowych. Dodatkowo art. 29 § 1 K.p., wskazując na warunki pracy i płacy, które powinny zostać określone w umowie, wymienia jedynie wysokość wynagrodzenia ze wskazaniem jego składników, pozostawiając jednocześnie (o czym świadczy treść § 3 art. 29 K.p. w zw. z art. 104¹ § 1 pkt 5) kwestie dotyczące terminu i miejsca wypłaty wynagrodzenia przede wszystkim materii regulaminowej."