Gazeta Podatkowa nr 86 (1127) z dnia 27.10.2014

Uregulowanie warunków pracy w małej firmie

W prawie pracy jednym z ważniejszych kryteriów podziału pracodawców jest stan zatrudnienia. Liczba pracowników w danej firmie decyduje o zakwalifikowaniu do małych lub dużych pracodawców, co przekłada się na zakres uprawnień i obowiązków wobec pracowników. Podział na małe i duże zakłady pracy jest dość umowny, jednak najczęściej granicą tego podziału jest zatrudnienie do lub od 20 pracowników.

Przepisy zakładowe tylko dla większych

Pracodawcy, u których stan liczebny załogi wynosi poniżej 20 pracowników, są zwolnieni z obowiązku posiadania regulaminu pracy i wynagradzania (choć mogą je tworzyć na zasadzie dobrowolności). Regulaminy te są najczęściej spotykanymi przepisami zakładowymi, choć warunki pracy w danej firmie może też określać układ zbiorowy pracy. Formalnie jego posiadanie nie jest związane z zatrudnianiem określonej liczby pracowników, jednak w praktyce spotyka się je w większych zakładach, gdzie funkcjonują związki zawodowe.

U mniejszych pracodawców, zatrudniających poniżej 20 pracowników i nieposiadających układu, podstawowym aktem prawnym normującym prawa i obowiązki stron stosunku pracy jest umowa o pracę. Kodeks pracy określa obowiązkowy zakres tej umowy, wskazując, jakie ustalenia należy w niej zamieścić. Zgodnie z art. 29 § 1 K.p., umowa o pracę musi zawierać określenie stron umowy, jej rodzaju i daty zawarcia oraz warunków pracy i płacy, a w szczególności:

• rodzaju pracy,
   
• miejsca wykonywania pracy,
   
• wynagrodzenia za pracę odpowiadającego rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
   
• wymiaru czasu pracy,
   
• terminu rozpoczęcia pracy.

Elementy te składają się na obowiązkową treść umowy o pracę. Strony, które ją zawierają, mogą poprzestać na powyższych ustaleniach, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby rozszerzyły treść umowy o dodatkowe postanowienia. Jedynym ograniczeniem możliwości zamieszczania w umowach o pracę dodatkowych klauzul jest zasada, że nie mogą one być dla pracownika mniej korzystne niż przepisy prawa pracy. Przykładami takich niekorzystnych postanowień mogą być zapisy ograniczające prawo do urlopu, do wynagrodzenia za pracę nadliczbową, zrzeczenie się prawa do wypowiedzenia umowy o pracę lub skrócenie jego okresu. Takie klauzule, jako pogarszające sytuację pracownika w porównaniu z przepisami prawa pracy, są nieważne z mocy prawa. Nie ma natomiast przeszkód prawnych, aby w umowie o pracę zwiększyć uprawnienia pracownicze np. poprzez przyznanie pracownikowi wyższego wymiaru urlopu, dłuższego okresu wypowiedzenia czy dodatkowego ubezpieczenia. Czasami spotyka się też w umowach o pracę zapisy zobowiązujące pracownika do ochrony powierzonego mienia, przestrzegania tajemnicy przedsiębiorstwa czy zakazu konkurencji.

Należy podkreślić, że postanowienia dodatkowe zamieszczone w umowie o pracę trzeba traktować jako warunki umowy o pracę, które, co do zasady, nie mogą być zmieniane w trybie jednostronnej decyzji pracodawcy. Jeżeli są istotne, podlegają modyfikacji tylko w drodze porozumienia stron albo wypowiedzenia zmieniającego. Dlatego mały pracodawca powinien uważać, aby nie wprowadzać do umowy o pracę zbędnych postanowień. W razie pochopnego zamieszczenia w umowie zbyt wielu szczegółowych zapisów, ich zmiana będzie wymagała wypowiedzenia zmieniającego lub aneksu do umowy. Dlatego zbytnie przeładowanie treści umowy o pracę nie jest uzasadnione, tym bardziej, że do uregulowania niektórych kwestii, dotyczących głównie organizacji pracy, przeznaczone są inne dokumenty.

Przy zatrudnianiu, na 1 stycznia danego roku, poniżej 20 pracowników, pracodawca informuje o nietworzeniu ZFŚS i (lub) niewypłacaniu świadczenia urlopowego w styczniu danego roku.

Informacja dodatkowa zamiast regulaminu

Każdy pracodawca, niezależnie od posiadanego stanu zatrudnienia, jest zobowiązany sporządzić informację dodatkową do umowy o pracę. Obowiązek ten występuje każdorazowo w razie zawarcia umowy o pracę. Wspomnianą informację należy sporządzić w terminie 7 dni od zawarcia umowy. W myśl art. 29 § 3 K.p., powinna ona zawierać dane o:

• obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
   
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
   
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
   
• obowiązującej długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
   
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Poinformowanie pracownika o powyższych warunkach zatrudnienia może nastąpić poprzez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, tj. zatrudniający poniżej 20 pracowników, musi jednak przygotować rozszerzoną wersję informacji dodatkowej. Oprócz wcześniej wymienionych danych, powinna ona zawierać informacje, które u większych pracodawców umieszczone są w regulaminie pracy. Informacja dodatkowa w małych zakładach wskazuje więc również:

• porę nocną,
   
• miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia,
   
• przyjęty sposób potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Informacja o warunkach zatrudnienia powinna mieć charakter zindywidualizowany, odnoszący się do konkretnego pracownika. Błędem jest jednak nadmierne rozbudowywanie jej treści. Należy podkreślić, że w informacji dodatkowej powinny się znaleźć tylko te dane, które wymienia art. 29 § 3 K.p. Inne informacje, jak np. dotyczące systemów czy rozkładów czasu pracy, mały pracodawca umieszcza w osobnym dokumencie.

Na mocy informacji dodatkowej pracodawca nie może przyznać pracownikowi świadczeń płacowych czy innych uprawnień.

Systemy i rozkłady w obwieszczeniu

Pracodawca zatrudniający poniżej 20 pracowników określa kwestie związane z organizacją czasu pracy w obwieszczeniu o systemach i rozkładach czasu pracy oraz obowiązujących w zakładzie okresach rozliczeniowych (art. 150 K.p.). Wskazuje w nim te systemy i rozkłady czasu pracy (oraz okresy rozliczeniowe), które obowiązują w jego firmie. Zasadniczo mogą być one wdrożone do stosowania dopiero po uwzględnieniu ich we wspomnianym obwieszczeniu. Niezależnie jednak od treści tego dokumentu, pracodawca musi mieć na uwadze, że:

• roczny okres rozliczeniowy oraz ruchomy rozkład czasu pracy wprowadza się m.in. w drodze porozumienia z przedstawicielami pracowników, a w odniesieniu do ruchomego rozkładu czasu pracy również na wniosek pracownika (art. 150 § 3 i 5 K.p.),
   
• przerywany system czasu pracy wprowadza się w układzie zbiorowym pracy, na podstawie porozumienia zawieranego zgodnie z art. 139 § 3 K.p. bądź w umowie o pracę,
   
• systemy czasu pracy: tzw. skróconego tygodnia pracy oraz weekendowy stosuje się na podstawie umowy o pracę.

Postanowienia odnośnie stosowanych systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresach rozliczeniowych wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od ich ogłoszenia pracownikom w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Dopiero więc po "uprawomocnieniu" się obwieszczenia można stosować przewidziane w nim systemy i rozkłady. Należy podkreślić, że nie jest zasadne umieszczanie postanowień dotyczących organizacji czasu pracy w umowie o pracę lub w informacji dodatkowej (co niekiedy spotyka się w praktyce). Zapisy o systemie czy rozkładzie obowiązującym pracownika, dniach wolnych z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przedziałach czasowych pracy na poszczególnych zmianach czy tym podobne zapisy, powinny być umieszczane wyłącznie w obwieszczeniu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Ustawa z dnia 13.03.2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. nr 90, poz. 844 ze zm.)