Wymogi bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe

Pracodawca, w którego zakładzie występują stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe, musi organizować je zgodnie z wymogami bhp. Do dnia 17 maja 2024 r. powinien wdrożyć nowe regulacje w tym zakresie, wynikające ze znowelizowanego rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Wprowadza ono zmiany m.in. w zakresie minimalnych wymagań bhp i ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe oraz refundacji okularów korekcyjnych.

Dostosowanie stanowisk pracy

Pracodawca jest zobowiązany organizować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe w sposób zgodny z wymogami określonymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973 ze zm.), dalej: rozporządzenie.

Ostatnia zmiana ww. rozporządzenia (opublikowana w Dz. U. z 2023 r. pod poz. 2367) weszła w życie 17 listopada 2023 r. i zmieniła brzmienie samego rozporządzenia oraz załącznik do niego. Zmiany wprowadzone rozporządzeniem nowelizującym polegały na:

modyfikacji definicji stanowiska pracy, poprzez jej uporządkowanie i uaktualnienie, w tym uwzględnienie myszy w zakresie wyposażenia podstawowego,
wprowadzeniu regulacji, zgodnie z którą przepisów rozporządzenia nie stosuje się do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (poprzednio praca z wykorzystaniem systemów przenośnych, np. laptopów, była wyłączona z zakresu rozporządzenia bez względu na wymiar czasu pracy przy tych urządzeniach),
uchyleniu pkt 3 w § 2 rozporządzenia, który w brzmieniu obowiązującym przed 17 listopada 2023 r. zawierał definicję systemu komputerowego,
zastąpieniu w § 4 rozporządzenia wyrazów "z monitorami ekranowymi" wyrazami "wyposażone w monitory ekranowe",
wykreśleniu w § 8 ust. 1 rozporządzenia wyrazów "zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi",
wprowadzeniu refundacji okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych do pracy przy komputerze (w poprzedniej wersji przepisów refundacja obejmowała tylko okulary),
uchyleniu pkt 2 w § 6 rozporządzenia, który zobowiązywał pracodawcę do przeszkolenia pracowników w zakresie bhp w trybie określonym w odrębnych przepisach,
nadaniu nowego brzmienia załącznikowi do rozporządzenia, określającego minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia po zmianie, przez stanowisko pracy rozumie się przestrzeń pracy wraz z:

wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą (która uprzednio należała do wyposażenia dodatkowego) lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
krzesłem i stołem,
opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Należy nadmienić, że praca przy komputerze objęta jest rozporządzeniem tylko wtedy, gdy odbywa się przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Przy czym połowę dobowego wymiaru czasu pracy, w rozumieniu rozporządzenia, należy ustalać w odniesieniu do pełnego wymiaru etatu, tj. do 8 godzin lub niższej normy, jeżeli obowiązuje ona pracownika.

Zgodnie z art. 2 rozporządzenia nowelizującego, zmienione wymogi bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe muszą być wdrożone przez pracodawców w ciągu 6 miesięcy od dnia wejścia w życie tego rozporządzenia, tj. najpóźniej do 17 maja 2024 r.

Stosowanie rozporządzenia do laptopów

Jak pośrednio wynika z § 3 pkt 4 rozporządzenia, jego przepisy stosuje się do systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (w poprzednim stanie prawnym praca z wykorzystaniem systemów przenośnych, np. laptopów była wyłączona z zakresu rozporządzenia bez względu na wymiar czasu pracy przy tych urządzeniach). Zmiana przepisów - obejmująca swoim zakresem również pracę zdalną - dotyczy m.in. laptopów czy notebooków, o ile praca z ich wykorzystaniem ma się odbywać co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Z powyższą zmianą powiązana jest nowa treść załącznika do rozporządzenia, który określa minimalne wymagania bhp oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe. Załącznik odnosi się m.in. do organizowania stanowisk pracy w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. W takim przypadku stanowisko pracy (w tym zdalnej) powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

UWAGA! Na żądanie pracownika (w tym pracującego zdalnie) pracodawca musi wyposażyć stanowisko pracy z monitorem ekranowym w uchwyt na dokumenty i podnóżek.

Soczewki objęte refundacją

Zgodnie ze znowelizowanym brzmieniem § 8 ust. 2 rozporządzenia, pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok - zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. W poprzednim stanie prawnym pracodawca na podstawie przywołanej regulacji miał obowiązek zapewnić pracownikom tylko okulary korekcyjne.

Pracodawca powinien określić zasady refundacji okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok w obowiązujących u niego regulacjach zakładowych lub w innym akcie (np. wewnętrznym zarządzeniu), jeżeli nie posiada przepisów zakładowych.

Aktualizacja oceny warunków pracy

Pracodawca jest obowiązany do przeprowadzania oceny warunków pracy na stanowiskach pracy wyposażonych w monitory ekranowe, z uwzględnieniem okoliczności wymienionych w § 5 rozporządzenia. Wspomnianej oceny warunków pracy dokonuje się w szczególności dla nowo tworzonych stanowisk oraz po każdej zmianie organizacji i wyposażenia stanowisk pracy. Jeżeli więc w wyniku wdrożenia omawianych zmian w rozporządzeniu dojdzie do modyfikacji warunków na stanowisku komputerowym (np. jeżeli stanowisko pracy zdalnej, z uwagi na wymiar czasu pracy na tym stanowisku, zostanie objęte zakresem rozporządzenia i doposażone), może być konieczna aktualizacja oceny warunków pracy (ryzyka) na stanowisku komputerowym.