Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 19 (613) z dnia 1.10.2024

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Zamierzamy wypłacać pracownikom ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej. Jak ustalić jego wysokość? Czy ekwiwalent może być co miesiąc taki sam, a jeśli tak, to czy co rok powinniśmy ustalać go od nowa?

Z Kodeksu pracy nie wynika jak ustalać wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Nie ma w nim też wskazówek jak często należy go wypłacać (co miesiąc, co kwartał) i co jaki czas trzeba weryfikować/aktualizować jego wartość.

Przepis art. 237⁹ K.p. stanowi, że pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Ponadto musi zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Te natomiast będą różne, w zależności od tego, czy pracownik pierze odzież roboczą sam w domu, czy oddaje ją do pralni. Niemniej w obydwu przypadkach podstawą do wyliczenia ekwiwalentu będą rzeczywiste wydatki, np. koszty: wody, prądu, środków do prania, zużycie sprzętu albo koszt usługi zewnętrznej. Jeśli pracownik pierze odzież sam, to składową ekwiwalentu może być też jego czas i zaangażowanie. Szczegóły z tym związane warto określić w przepisach wewnętrznych firmy. Tak samo jak cykliczność wypłaty ekwiwalentu oraz zasady weryfikacji/aktualności jego wysokości.

Ustawodawca nie narzuca, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej ma być wypłacany w cyklu miesięcznym (w praktyce bywa wypłacany co kwartał), ale przyjmuje się, że to najrozsądniejsze rozwiązanie, gdyż inaczej pracodawca może spotkać się z zarzutem przenoszenia na pracownika kosztów prowadzonej przez siebie działalności. Nie ma też ustawowego obowiązku weryfikowania wysokości ekwiwalentu każdorazowo przed jego wypłatą, a pracownik nie musi udowadniać, że odpowiada on rzeczywistym kosztom. Tego typu weryfikacja/aktualizacja jest potrzebna, ale co jakiś czas albo w zależności od występujących okoliczności, takich jak zmiana cen prądu, wody, wysokości usługi, czy częstotliwości prania. Każdorazowo przy wypłacie ekwiwalentu na jego wysokość mogą zaś wpływać absencje. W tym celu w przepisach wewnętrznych warto określić, czy wysokość ekwiwalentu jest zależna od dłuższych nieobecności pracownika i czy świadczenie będzie każdorazowo z tego tytułu pomniejszane.

Zwracamy uwagę! Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej nie podlega oskładkowaniu (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.). 

Jak wyjaśnił ZUS, musi on mieć indywidualny charakter, nie wolno przyjąć jednej, wspólnej stawki dla wszystkich, ponieważ będzie to uznane za ryczałt. W interpretacji indywidualnej z 29 listopada 2018 r. (znak DI/100000/43/1198/2018) ZUS wyjaśnił, że: "(...) przepis nakłada na pracodawcę obowiązek zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów prania odzieży roboczej. Jeżeli pracownik korzysta z usług pralni powinien przedstawić pracodawcy rachunek za wykonaną usługę z żądaniem zwrotu poniesionych wydatków. Natomiast, gdy pracownik samodzielnie pierze odzież roboczą, pracodawca ma obowiązek wypłacenia mu ekwiwalentu w wysokości uzgodnionej z pracownikiem lub przedstawicielstwem pracowników. Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony w sytuacji gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną ustaloną na podstawie średniej ceny rynkowej z przeznaczeniem na pranie i używanie przez nich odzieży własnej do celów służbowych. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne na pranie oraz używanie odzieży własnej przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, nie zaś ekwiwalentu pieniężnego (...)".